Если нет главного бухгалтера кто подписывает документы: особенности выполнения должностных обязанностей

Бухгалтер широкого профиля с 15-летним опытом. Сейчас уже на пенсии, чтобы не закиснуть изучаю, что изменилось в отрасли, собираю интересные мне материалы. Надеюсь, они будут полезны и вам в вашей работе — пока экономика работает, без бухгалтерии не обойтись.

Если нет главного бухгалтера кто подписывает документы: особенности выполнения должностных обязанностейВ бухгалтерии каждого предприятия редко обходится лишь одним работником, поэтому обязательно должны быть обозначены лица, которые будут заниматься определённым видом бухгалтерской работы. Например, один человек будет оформлять отчёты о доходах, другой в это же время заполнит декларацию обо всех тратах предприятия, третий будет формировать счета для выполнения денежных операций. Для контроля работы подчинённых необходим руководитель, но так как не все директора фирм могут быть осведомлены в бухгалтерском деле назначается главный бухгалтер, который сможет перепроверять отчёты своих коллег и выполнять более сложную работу, что требует большого количества концентрации и немалого стажа работы в бухгалтерской сфере.

Оглавление

Справка 182н: для чего нужна, образец заполнения и бланк 2018, если нет главного бухгалтера кто подписывает документы?

При поступлении на новую работу сотрудника, скорее всего, попросят предоставить такой документ, как справка по форме 182н. Она содержит в себе информацию, которая необходима для расчета пособия по больничному листу. Документ не является обязательным к предоставлению на новом месте, но если его не будет размер пособия будет исчисляться из минимальной зарплаты.

Для чего нужна справка 182н?

Никто не застрахован от наступления периода временной нетрудоспособности. Согласно законодательству, это время оплачивается работодателем и органами социального страхования из размера оплаты труда согласно действующим нормам законодательства.

Для правильного расчета нужно брать зарплату работника за последние два года, предшествующие году наступления болезни. У нового сотрудника, который недавно поступил к работодателю, нет в данной фирме подобной информации. Поэтому бухгалтер этого предприятия будет считать ему пособие исходя из минимальной зарплаты.

Но если справка для расчета больничного листа будет предоставлена работником с прежнего места, то размер пособия значительно возрастет и будет соответствовать примерно средней зарплате.

Ее данные по годам общими суммами включаются в расчет пособия, и заверенная копия направляется в соцстрах, для возмещения расходов страхователя.

На вопрос: за какой период выдавать справку 182н, можно ответить – минимум за два предыдущих года (с учетом времени работы на предприятии). Часто в справке указывается период, захватывающий и текущий год. Это прежде всего с тем, что страховой случай может наступить не только в этом году, но и в последующих периодах.

Внимание! Данная справка используется не только для расчета пособия в случае временной нетрудоспособности, но и для определения декретных выплат, а также расчета пособия по уходу за детьми до полутора лет.

Справка о сумме заработной платы 182н может быть сразу же оформлена в момент увольнения работника, или же он имеет право обратиться к своему бывшему работодателю в любое время при появлении такой необходимости.

  Расчет торгового сбора и ставки по налогу

В первом случае бухгалтер выдает данный документ в окончательный день работы сотруднику вместе с другими подобными бланками, оформляемыми при расторжении контракта с работодателем. Данная обязанность закреплена за администрацией компании на законодательном уровне в сфере социального страхования.

Если работодатель забудет об этом, его сотруднику нужно обязательно напомнить об этом.

Также бывший работник имеет право после расторжения контракта подать на имя администрации бывшего работодателя заявление с просьбой выдать ему справку для расчета больничного. При этом согласно закону компания должна оформить и выдать на руки этот документ своему бывшему сотруднику в течение трех дней.

Работник к своему бывшему руководству может обратиться сам, через доверенное лицо или же сделать запрос в письменной форме в виде письма.

Кроме этого для совместителей, которые работают на разных фирмах период меньше двух лет, существует возможность получить пособия по временной нетрудоспособности у одного работодателя. Чтобы учесть зарплату с других мест работы, он должен от других предприятий представить справку 182н тому работодателю, который будет осуществлять выплату больничного.

Справка 182н новая форма с 2017 может оформляться с помощью компьютера или же путем заполнения специального бланка вручную чернилами.

Для нее предусмотрена отдельная форма, утвержденная законом. Однако она не является строго зафиксированной и предприятие может менять в ней шрифт, а также вставлять в нее дополнительные строки для того, чтобы отразить информацию о сотруднике или предприятии более полно.

Новый документ, действующий с этого года, мало чем отличается от предыдущего варианта. Теперь в нем отражена информация, о том что взносы исчисляются в соответствии с положениями НК РФ.

Заполнение бланка с использованием специализированных программ позволяет быстро и с минимальными ошибками создать справку.

Если при составлении используются чернила, они должны быть либо синего, либо черного цвета. Все слова и символы должны быть написаны разборчиво.

Важно! Справка о зарплате для расчета пособия по больничному не должна содержать никаких исправлений. Если в ходе заполнения допущена ошибка, то следует заново переоформить документ.

При составлении документа обязательно нужно использовать информацию только из бухгалтерских документов и отчетности компании-страхователя или предпринимателя. Если данные не соответствуют действительности, то фирме придется ответить перед законом.

  Исчисление НДС с полученного аванса

Если у хозяйствующего субъекта нет печати, то вместе со справкой ответственное лицо должно выдать бывшему сотруднику дополнительные документы:

  • Документ, в котором обозначены полномочия лица, поставившего подпись на справке, выполнять действия от имени организации без доверенности.
  • Доверенность на право заверения подписью справки с документами, подтверждающими полномочия лица, выписавшего эту доверенность.
  • Документ, подтверждающий личность, если работодатель является предпринимателем.
  • Копия свидетельства о постановке на учет физлица как ИП.

Как заполнить справку по форме 182н  в 2018 году?

Рассмотрим образец заполнения справки 182н. Документ разбит на 4 раздела, заполнять которые необходимо последовательно.

Раздел 1 – данные о страхователе

Сначала указывается дата выдачи справки и ее порядковый номер. После этого начинается раздел 1, который содержит сведения об организации или предпринимателе.

Здесь в отдельных графах указывается:

  1. Полное название фирмы или Ф.И.О. предпринимателя;
  2. Название органа соцстраха, к которому относится страхователь;
  3. Регистрационный номер в соцстрахе, под подчиненности, коды ИНН и КПП;
  4. Адрес проживания или расположения;
  5. Контактный телефон.

Раздел 2 – Сведения о застрахованном лице

Далее начинаются графы раздела 2, в котором записывается информация о самом работнике, получающем справку:

  • Полные Ф.И.О.;
  • Сведения о документе, подтверждающем личность;
  • Адрес проживания, элементы которого проставляются согласно всеобщему классификатору адресов КЛАДР;
  • Номер СНИЛС работника.

Затем идут графы, где необходимо проставить периоды, в течение которых работник подлежал страхованию в фонде соцстраха. Согласно правилам заполнения, там должны указываться два предыдущих года, а также период работы в текущем календарном году до момента увольнения.

Внимание! Если необходимых сведений нет — к примеру, работник поступил в середине прошлого года, а в текущем году уволился, то незадействованная строка остается пустой. Месяц вписывается не цифрами, а буквами.

Далее следует раздел 3. В нем необходимо проставить суммы доходов, На которые производились начисления взносов в соцстрах. Количество строк здесь должно соответствовать количеству периодов, указанных в конце раздела 2.

Заполнение каждой строки производится в следующем порядке — сначала указывается номер года, затем отражается сумма дохода сначала цифрами, а после прописными буквами. Слова «рублей» и «копеек» также нужно записывать полностью.

Раздел 4 – Периоды нетрудоспособности

В разделе 4 указываются периоды, во время которых получаемых доход не облагался выплатами в соцстрах. К таким моментам относится, к примеру, нахождение на больничном. На каждый год, если во время него были такие периоды, заполняется отдельный блок. Сначала проставляется номер года.

Затем списывается общее число дней цифрами и прописью. После этого построчно идет расшифровка: начало периода (день и месяц), конец периода (день и месяц), число дней в периоде цифрами и название периода. Блок должен содержать столько строк расшифровки, сколько во время него было периодов, доход которых не облагался взносами.

Справку заверяет руководитель компании, который указывает свою должность, проставляет личную подпись и ее расшифровку. После этого документ подписывает главный бухгалтер, который ставит подпись и ее расшифровку. Также при наличии печати ставится ее оттиск, однако это делается таким образом, чтобы она не затрудняла прочтение фамилий или подписей.

Основные ошибки при заполнении

Очень часто бухгалтер при составлении этого документа допускает ошибки при внесении сведений в раздел 3, поскольку там нужно показывать только те доходы, из которых перечислялись взносы в соцстрах.

Кроме этого, обязательно нужно помнить, что законом установлены предельные размеры взносов. Поэтому, здесь ни в коем случае не должна быть проставлена сумма, которая превышает такой лимит.

Еще одной типичной ошибкой является не внесение в общую сумму дохода, который был получен во время совмещения неполного рабочего дня и отпуска по уходу за детьми до 1,5 лет. Дело в том, что такое время считается временем нахождения в отпуске, а потому вносятся вместе с днями нетрудоспособности в раздел 4.

Кроме этого, согласно письму ФСС, доход за неполный рабочий день должен учитываться при расчете среднего заработка в разделе 3.

С сайта: https://infportal.ru/buhuchet/spravka-182n.html

Справка 182н для расчёта, начисления и оплаты больничного листа,

Законодательством предусмотрена особая справка формы 182н, предназначенная для расчёта больничного листа работникам. Выясним, в каких случаях необходима справка формы 182н, кто её выдаёт, существуют ли особенности заполнения бланка. И также приведём образец документа, актуальный в 2018 году.

Кому должна предоставляться справка и для чего она необходима

Справка 182н обязательна для начисления социальных пособий по временной нетрудоспособности работнику из средств ФСС. Предоставление этого документа может понадобиться в тех случаях, когда выплачиваются пособия:

  • по временной нетрудоспособности при предоставлении больничного листа;
  • по беременности и родам;
  • если речь идёт об отпуске по уходу за маленькими детьми в возрасте до полутора лет.

Как нужно заполнить бланк 182н

Иногда начинающие бухгалтеры не знают, как выглядит правильно оформленная справка по форме ФСС. В этом документе указываются следующие сведения:

  • фактические выплаты сотруднику в течение последних 2 лет (24 месяцев),
  • основная информация об этих выплатах,
  • периоды временной нетрудоспособности,
  • указывается величина страховых взносов в ПФР и ФСС РФ.

Работник может претендовать на подобные выплаты в случае, если трудоустроен официально и выплачивает все необходимые налоги и страховые взносы.

Кто из работников организации должен подписывать документ

Заполнением этой справки должен заниматься непосредственно работодатель. Это может быть ответственное лицо в виде директора компании, главного бухгалтера или работника отдела кадров. Обязательно должна стоять подпись ответственного лица и печать предприятия в отдельно выделенной для этого графе.

Требования к оформлению справки о заработной плате за предыдущие годы

Справка может заполняться с помощью одного из трёх способов:

  • с помощью шариковой ручки чёрного или тёмно-синего цвета;
  • в электронном формате;
  • посредством машинописного текста.

В документе не должны присутствовать помарки или исправления, рядом с подписью директора организации должна находиться печать компании. Иногда бухгалтеры сомневаются, где проставлять оттиск, однако в форме 182н для этого выделено специальное поле, которое называется «М.П.»

Какие сведения указаны в новой форме 182н

В этой справке содержится информация обо всех выплатах работнику, произведённых работодателем в течение последних двух лет, с которых делались отчисления в ФСС. Периоды, в течение которых работник был нетрудоспособен, также вносятся в этот документ (указывается итоговое количество дней). В документе разрешается делать новые графы с указанием дополнительной информации о сотруднике.

В этом документе указываются доходы сотрудника за последние 24 месяца

Когда работник может получить справку для расчёта больничного листа

Далеко не все работники знают, что справку 182н можно взять в любой момент. Эта справка выдаётся работодателем по требованию работника, даже если последний обратился за ней через некоторое время после увольнения. Причём, если работник не имеет возможности забрать справку самостоятельно, то работодатель может отправить её заказным письмом. Но для этого необходимо получить согласие работника.

Образец заявления на выдачу справки о сумме начислений за время работы

Заявление на получение справки по форме 182н можно написать в свободной форме. Предоставить её работодатель обязан в течение трёх дней после получения соответствующей письменной просьбы.

Имеет ли право работодатель отказать в выдаче справки по форме ФСС

Некоторые работодатели считают, что они вправе отказать сотруднику в выдаче справки 182н. Однако они не имеют на это права: справка выдаётся как действующим, так и уволенным работникам. Оплата за выдачу этого документа не взимается.

Есть ли альтернатива форме 182н?

Если у работника нет возможности получить справку 182н (например, фирма уже ликвидирована), то он может получить необходимые сведения через Пенсионный фонд РФ.

Сотрудница утеряла справку: как рассчитать ей декрет

Далеко не всем бухгалтерам известно, может ли сотрудник получить пособие по копии справки. Чтобы ответить на этот вопрос, обратимся к п. 7 ст. 13 255-ФЗ:

Из этого следует, что заверенная копия также имеет юридическую силу. Значит, по заверенной копии справки можно делать начисления по больничному листу.

Заверить копию можно либо нотариально, либо с помощью должностного лица организации, которое наделено этим правом.

Справка формы 182н может понадобиться сотруднику, который трудоустроен официально и делает соответствующие отчисления в ФСС РФ, для получения пособий по временной нетрудоспособности. Её обязан выдавать работодатель по первому требованию работника.

При этом сотрудник не обязан сообщать нанимателю, куда он будет предоставлять этот документ. При оформлении справки важно тщательно проверять указанные в ней суммы, поскольку на основании формы 182н будет рассчитываться пособие по временной нетрудоспособности на новом месте работы гражданина.

Автор: Вероника Уколова

С сайта: https://ipshnik.com/vedenie-ip/spravka-182-n-obrazets-zapolneniya.html

Кто имеет право ставить подписи в УПД?

Подписи в УПД являются обязательными элементами документа, без которых УПД может быть признан недействительным. Кто и как ставит подписи в УПД, расскажет этот материал.

Назначение УПД

Основной предпосылкой для появления УПД (универсального передаточного документа) стал тот факт, что в установленных ранее формах, входящих в обычный комплект по сделке, многие реквизиты и информация дублируются. Поэтому для упрощения оформления сделок логичнее было бы применять один документ, в который включены все необходимые разделы и данные.

Идея создания УПД была реализована в 2013 году. Началом послужили поправки в закон «О бухгалтерском учете» от 06. 12. 2011 № 402-ФЗ, в результате которых исчезла необходимость применять обязательные унифицированные формы учетной документации.

Вскоре после внесения поправок в закон № 402-ФЗ на сайте ФНС был предложен к рассмотрению профессиональному сообществу проект единого отгрузочного документа (сначала УПД назывался так). Над проектом трудились как специалисты ФНС, так и участники из сообществ бухгалтеров, финансистов и программистов (в частности, 1С-ников). Итогом стало то, что 21. 10. 2013 на сайте ФНС появилась форма УПД. Одновременно ФНС выпустила письмо «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками УПД» от 21. 10.

Так появилась возможность оптимизировать документооборот организаций за счет перехода на УПД.

Обязательные реквизиты УПД

Необходимый набор реквизитов в УПД обусловлен требованиями нескольких законодательных актов. Укажем необходимые статьи:

  • Ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Согласно ей первичный учетный документ, обязательный для фиксации факта финансово-хозяйственной деятельности, должен содержать такую информацию:
    • название документа;
    • дату составления;
    • название предприятия или Ф. И. О. предпринимателя, участвующего в сделке;
    • содержание хозяйственной операции;
    • результат измерения операции в деньгах или в натуре, при этом должны быть указаны единицы измерения;
    • наименование должности того, кто совершил сделку (операцию) и отвечает за то, как она оформлена, либо, если за оформление отвечает другое отдельное лицо, то данные и этого другого лица;
    • подписи лиц и идентификационные данные лиц, названных в предыдущем подпункте.

Поскольку УПД может использоваться и как заменитель комплекта документов, и как самостоятельный первичный документ (например, у спецрежимников), то в нем предусмотрен еще один обязательный реквизит — статус:

  • 1 — УПД применяется как комплект документов, в т. ч. как счет-фактура.
  • 2 — УПД применяется как первичный учетный документ. В этом случае некоторые графы, относящиеся к счету-фактуре, могут не заполняться (например, «налоговая ставка» (гр. 7), «код и наименование страны происхождения товара» (гр. 10, 10а), «регистрационный номер таможенной декларации» (гр. 11)).

Может ли продавец  принять к вычету НДС, если возврат товара покупатель оформил не счетом-фактурой, а УПД, узнайте по ссылке.

Кем и как подписывается УПД

Подписи в УПД являются обязательными реквизитами. Вне зависимости от статуса УПД в нем должны присутствовать подписи:

  • Руководителя организации (или индивидуального предпринимателя). Руководитель может передать свое право подписи уполномоченному лицу. Полномочия должны быть подтверждены отдельным внутренним актом организации — приказом либо доверенностью;
  • Главного бухгалтера. При этом полномочия подписывать УПД тоже могут быть делегированы другому лицу на тех же основаниях, что и у руководителя.

Наличие этих подписей обусловлено требованиями НК РФ (ст. 169) и постановлением Правительства РФ «О правилах заполнения документов при расчетах по НДС» от 26.12.2011 № 1137.

Печать в УПД

Печать в УПД не является обязательной. Это следует из п. 5 ст. 169 НК РФ (печать не перечислена в составе обязательных реквизитов счета-фактуры) и из содержания ст. 9 закона № 402-ФЗ (печати нет в списке необходимых реквизитов первичного документа).

Вместе с тем если стороны сделки, применяющие УПД, договорились о том, что документ будет заверен печатями с указанием полного наименования каждой из сторон, то можно не заполнять строки 14 и 19 УПД.

Правила подписания УПД обусловлены сущностью универсального документа при том что бухгалтер может отсутствовать в штатном расписании — в него включены подписи всех лиц, которые должны были бы подписывать подборку унифицированных документов при обычном оформлении сделки. Полномочия и обязанности по подписанию УПД должны быть утверждены на локальном уровне, сделать это предпочтительно на этапе перехода на УПД.

С сайта: http://nalog-nalog.ru/nds/universalnyj_peredatochnyj_dokument_upd/kto_imeet_pravo_stavit_podpisi_v_upd/

Право подписи генерального директора за главного бухгалтера, в штатном расписании нет должностной обязанности главного бухгалтера

Право подписи генерального директора за главного бухгалтера — когда может возникнуть необходимость в передаче таких полномочий и что потребуется оформить, чтобы подпись директора за главбуха имела законную силу?

Что нужно оформить для того, чтобы директор мог подписывать документы за главбуха?

Передача права подписи генеральному директору от главного бухгалтера — такое явление нередко возникает в современных условиях хозяйствования. Характерна такая ситуация для малого бизнеса, когда директор совмещает свои полномочия с функциями главбуха.

Если директор при вступлении на должность указал в приказе, что принимает ведение бухучета на себя, оформлять приказы или доверенности специально на право подписи за главбуха не требуется, поскольку:

  • возможность генерального директора действовать без доверенности от имени компании закреплена законодательством (ст. 69 закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ, п. 3 ст. 40 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ);
  • совмещать директорские функции с «главбуховскими» отдельным категориям коммерсантов позволяет п. 3 ст. 7 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Оформить приказ или доверенность на право подписания каких-либо документов потребуется обязательно, если возникнет прямо противоположная ситуация — главбух расписывается за директора (при его отсутствии по причине болезни, отпуска, командировки и др.).

Нюансы подписания документов генеральным директором за главбуха

Проблемы могут возникнуть в том случае, если в форме документа предусмотрены одновременно 2 подписи: директора и главбуха (к примеру, счет-фактура, универсально-передаточный документ и др.). Заполнение обеих строк одинаковыми подписями может вызвать дополнительные вопросы у контрагентов или контролирующих органов.

Если директор приказом возложил функции ведения бухучета на себя, каждому задавшему вопрос о правомерности такой формы подписания документа необходимо предъявить данный приказ.

Если выяснится, что в штате фирмы есть главбух и в документе (в строке, предназначенной для его подписи) стоит расшифровка его фамилии, последствия могут быть следующими:

  • контрагенты попросят переделать документ, так как подпись и ее расшифровка не соответствуют друг другу;
  • у контролирующих органов возникнут претензии к документу, составленному с нарушениями, и в некоторых случаях, например при подтверждении вычета по НДС, правомерность такой формы подписания документов придется доказывать в суде. К примеру, в бумажном варианте счета-фактуры подпись главбуха обязательна (п. 6 ст. 169 НК РФ, письмо Минфина России от 27.08.2014 № 03-07-09/42854).

Чтобы избежать недоразумений и не тратить время на доказывание правомерности подписи директора за главбуха, это право можно делегировать иному лицу (не генеральному директору), оформив доверенность или приказ.

С сайта: http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/pravo_podpisi_generalnogo_direktora_za_glavnogo_buhgaltera/

Должность главного бухгалтера отсутствует в штате сотрудников

Кто, как  может  подписывать больничные листы во время отсутствия главного бухгалтера, может ли это делать исполняющий обязанности главного бухгалтера, назначенный руководителем?

В строку «Фамилия и инициалы гл. бухгалтера» в листке нетрудоспособности вносятся сведения в соответствии с абзацем 29 п. 66 Порядка выдачи, и п. 12 Письма ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956:

В поле «Подпись» в строке и «Фамилия и инициалы гл. бухгалтера» ставится подпись указанного в соответствующей строке лица (абз. 28, 29 п. 66 Порядка выдачи).

ФСС в своём письме от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956 разъяснило отдельные вопросы заполнения листка нетрудоспособности. В п. 12 данного указано, что  Гражданским кодексом Российской Федерации (далее — ГК РФ) предусмотрено письменное уполномочивание (Доверенность), выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

При подписании листка нетрудоспособности лицами, которым данное полномочие делегировано на основании доверенности, в строках «Фамилия и инициалы руководителя» и «Фамилия и инициалы гл.

Указание реквизитов доверенностей, на основании которых уполномоченный сотрудник подписывает листок нетрудоспособности, не требуется.

С сайта: http://zemser.ru/news/vopros-otvet-podpis-bolnichnogo-pri-otsutstvii-buhgaltera

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *