Бухучет ГСМ по топливным картам: возмещение расходов

Бухгалтер широкого профиля с 15-летним опытом. Сейчас уже на пенсии, чтобы не закиснуть изучаю, что изменилось в отрасли, собираю интересные мне материалы. Надеюсь, они будут полезны и вам в вашей работе — пока экономика работает, без бухгалтерии не обойтись.

Бухучет ГСМ по топливным картам: возмещение расходовГорюче-смазочные расходы — это трата финансов компании на оплату топлива для транспорта или другой техники, которая требует использования горючих ресурсов. В ГСМ входит не только закупка топливных материалов, но и все вычеты и траты на обслуживание автомобилей и оборудования (мойка, техобслуживание и др.). Необходимые сборы и периодичные налоги также оплачиваются со счёта ГСМ. Очень важно иметь правильную документацию при ведении бухгалтерского учёта ГСМ, ведь это прямо влияет на уровень налогов компании. Если предоставить налоговой документ о расходах на топливо, то фактическая прибыль будет уменьшена, и сумма налога, соответственно, упадёт.

Оглавление

Учет ГСМ по топливным картам (бензин) в 2018 году — бухгалтерский по топливным картам, как вести, в НКО

Что такое горюче-смазочные материалы. Как вести учет ГСМ по топливным картам (бензин) в 2018 году. Что такое топливные карты. Особенности учета ГСМ в НКО и бюджетных организациях

Работа любого предприятия состоит из множества процессов,каждый из которого в результате приводит к получению прибыли.

В них могут быть задействованы средства, которые прямо или косвенно относятся к производственному процессу, оказанию услуг и выполнению работ. Но иногда возникает вопрос, как правильно их учитывать.

Основные моменты

Вся работа предприятия предусматривает использование разнообразных ресурсов. Одним из них выступает бензин.

Цель его применения определяется родом деятельности предприятия. Он может относиться к производственным запасам или нет.

Если же предприятие занимается выпуском продуктов питания, но при этом самостоятельно доставляет свой товар в пункты реализации, то он относится к непроизводственным затратам, но при этом учитывается при расчете финансовых результатов.

Если же бензин используется как средство обеспечения передвижения лица, имеющего определенное поручение, связанное с нуждами предприятия, то такие расходы учитываются, но не влияют на прибыль.

Обратите внимание на то, что бензин может использоваться как горючее не только для заправки и приведение в действие автотранспорта.

Он может применятся для заправки рабочего оборудования, такого как бензиновый триммер или пилка.

В таком случае он может относиться к общехозяйственным расходам, если это оборудование применяется для облагораживания прилегающей территории.

Но в случае, когда данные приборы являются средством получения прибыли, он относится к производственным затратам.

Как видите, данный вопрос содержит массу нюансов, в которых стоит более детально разобраться.

Определения

В данной статье будет использован ряд терминов, не относящихся к финансовой сфере, но имеющих непосредственное отношение к обсуждаемому вопросу. Рассмотрим их значение.

Топливная карта Это технический расчетный инструмент, в который встроен процессор. Она дает право владельцу на получение топлива в количестве, которое было заранее оплачено
Горюче-смазочные материалы (ГСМ) Это нефтепродукты, которые используются в качестве топлива и смазки для транспорта или специального оборудования
Бензин Это бесцветная жидкость, относящаяся к ГСМ, получаемая путем переработки нефти

С какой целью ведется

Горюче-смазочные материалы, в частности бензин,являются материалами, без которых сложно сегодня представить работу любого предприятия.

В зависимости от того, с какой целью используется материал, его можно отнести к производственным, что позволит уменьшить налоговую базу, увеличить себестоимость продукции и правильно высчитать окончательную цену товара, поставляемого предприятием своим потребителям.

Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что учет ГСМ, как и других материалов, ведется с целью правильного расчета финансовых результатов, осуществления финансового планирования, а также расчетов с бюджетом в виде налоговых платежей.

Правовая база

При работе с учетом горюче смазочных материалов по топливным картам используется следующая нормативная база:

Также для ведения учета используются правила бухгалтерского учета и план счетов.

Бухгалтерский учет ГСМ по топливным картам

Определение топливной карты мы уже давали в одном из предыдущих пунктов. Рассмотрим какие бывают их виды.

Их различают по наличию ограничений:

Лимитированные Установлено определенное количество средств, которые необходимо использовать за определенный период
Не лимитированные Пользование средствами, внесенными на карту.Не ограничено их величиной и временем применения

Еще одним методом классификации является учетная единица. По этому признаку различают:

Литровые Это карта, которая выдается на заранее оплаченный объем топлива
Денежная На карте содержится денежная сумма, из которой в последствии ведется вычет при оплате материалов

Использование топливных карт – удобный и выгодный способ расчета. Поэтому он часто используется юридическими лицами. При этом важно, чтобы на предприятии велся правильный учет средств.

Для этого используют план счетов, а также разработанная учетная политика, которая должна содержать информацию о:

  • стоимости ГСМ;
  • методе учета расходов на ГСМ;
  • о методах внесения карт на баланс предприятия;
  • создании специального учетного журнала;
  • наименование места хранения ГСМ.

Для учета используются специальные листы.

Какими проводками отображается

Учет топливных карточек ГСМ ведется на основании договора на поставку топлива или товарной накладной.

Для этого используется счет 10.6 – «Прочие материалы». Но прежде, чем сумма будет внесена на данный счет, необходимо провести ряд хозяйственных операций.

Рассмотрим более подробно, какие используются проводки для учета топливной карты:

Дебит Кредит Хозяйственная операция
60 51 Перечисление средств за изготовление карт
10 60 Отображение карты в составе товарно-материальных ценностей
19 60 Учет НДС
68 19 Принятие к вычету НДС
20, 26, 44 10 Списание стоимости карты на расходы

Карта для использования выдается водителю, который должен получать по ней назначенные ГСМ. Важно, что эта операция не подтверждается бухгалтерской проводкой.так как лицо не получает на руки денежные средства.

Учет самого бензина ведется на счете 10.3 «Топливо».Все операции также подтверждаются документально. Расходы рассчитываются на основе путевых листов, предоставленных ответственным лицом.

Какие операции проводятся до списания материалов на расходы, вы может просмотреть в таблице, представленной ниже:

Дебит Кредит Операция Документ
60.2 51 Перечисление поставщику оплаты за ГСМ Выписка из банка
10.3 60.1 Принятие к учету ГСМ Договор о поставке,товарная накладная,отчет
19 60.1 Учтен НДС Счет фактура
68 19 Вычет НДС Счет фактураКнига закупок
60.1 60.2 Учет предоплаты Бухгалтерская справка
20, 26, 44 10.3 Списание приобретения топлива, используемого по карте Бухгалтерская справаПутевой лист

Документальное оформление

Учет и списание ГСМ по топливным картам должны подтверждаться документально. Он изготавливается предприятием, обеспечивающим поставку бензина.

Стоимость карты указывается в договоре на поставку или товарной накладной. Если такова используется. Со стоимости карты, как и любого товара, уплачивается НДС.

Для его расчета используется счет-фактура, а для вычета – книга закупок. Все затраты, которые несет предприятие в связи с изготовлением карты, относятся к расходам, которые фиксирует бухгалтерская справка.

Карта выдается ответственному лицу под роспись. Учет материалов,которые по ней полагаются, ведется на основании таких документов:

Как именно они применяются, вы можете увидеть в таблице, представленной в пункте выше.

Помимо бухгалтерского учета на предприятии в обязательном порядке ведется налоговый учет ГСМ и топливных карт. Предприятие, как потребитель, уплачивает НДС с такого товара как топливная карта.

Вычет производится в случае, если операции, для которых приобретена карта, облагаются НДС. Эта операция проводится после принятия карты на учет и получения счета-фактуры.

Топливо может быть внесено в расходные материалы и его стоимость уменьшит налогооблагаемую базу в случае, если оно применялось непосредственно с целью получения дохода, что подтверждено документально.

Возникающие нюансы

Представленный выше пример учета ГСМ используется для большинства коммерческих организаций и предприятий.

Но для отдельных видов организаций используется несколько другой учет. Рассмотрим это более подробно.

В НКО

В некоммерческих организациях не предусмотрено получение дохода. Поэтому учет они осуществляют несколько другими методами. НКО не оплачивает налог на прибыль, следовательно, не ведется налоговый учет.

Для решения многих задач в НКО могут использоваться ГСМ. Они,как и у других предприятий, учитываются на счету 10.3.

Видео: учет путевых листов и ГСМНо так как их расход не связан с производством, то использование бензина отражается на счете 26 – «общехозяйственные расходы». В остальном проводки имеют такой же вид, как и у коммерческих предприятий.

Бюджетном учреждении

Отдельным вопросом можно вынести учет топлива на государственных предприятиях, которые именуются как бюджетные организации. Для них используется другой план счетов.

Порядок учета ГСМ по топливным картам в бюджетном учреждении представлен ниже:

Дебит Кредит Операция
1201055101302022830 1302022730120101610 Отражение стоимости закупленных топливных карт
120822560 120105610 Отражение карт, выданных ответвленным лицам
110503340 120822660 Отображение стоимости материалов, аванс за которые проводился денежной картой
110503340 120822660 Отображение стоимости материалов, оплаченных картой литровой
140101222 140101272 110503340 Перенесение стоимости ГСМ на текущие расходы
110601310 110503340 Отражается сумма средств,используемых для ведения предприятием основной деятельности

Рассмотрев таблицу, можно сделать вывод, что учет ГСМ на бюджетных предприятиях значительно отличается от частных.

Так как в нем отображается использование карточки в зависимости от ее разновидности,а также в учетных документах отображается выдача расчетного средства на руки ответственному лицу. Чего не предусматривают стандартные бухгалтерские операции.

Горюче-смазочные материалы, а именно бензин, это одно из средств, которые чаще всего используется на предприятиях.

Даже если производственный процесс никак не связан с использованием нефтепродуктов, он может применяться для обеспечения перемещения определенных лиц.

Поэтому важно правильно вести учет данного средства, для чего используется счет 10.3. «Топливо». К каким расходам относятся данные затраты, зависит от специфики предприятия.

Для упрощения расчетов с поставщиками ГСМ используется топливные карты. Они могут различаться между собой по учетным единицам и лимитированию. Их учет ведется на счету 10.6.

С сайта: http://jurist-protect.ru/uchet-gsm-po-toplivnym-kartam/

Как правильно оформить списание ГСМ по топливным картам

Топливные микропроцессорные карты (так называемые смарт-карты) — это удобный и надежный в эксплуатации способ расчетов за топливо, наиболее привлекательный для корпоративных клиентов.

Держателями карт являются в основном юридические лица. Эти карты позволяют проконтролировать, когда, сколько, на какую сумму, по какой цене, на какой АЗС, какой марки были приобретены ГСМ. В настоящее время у средних и крупных компаний возрастает спрос на этот вид карт.

Учет бензина по топливным картам

Документальное сопровождение

Если транспорт лишен системы, то путевые листы подтвердят пробег, а справка от бухгалтерии покажет расход топлива.

При наличии только контроля использования ГСМ подтверждением будут путевые листы и бумажные отчеты из системы.

Если в транспорте контролируется только пробег, то заверенные ответственным за эксплуатацию автомобиля бумажные отчеты из системы и бухгалтерская справка будут являться основанием для учета ГСМ.

При оснащении автомобиля системами контроля над пробегом и расходованием ГСМ хватит подписанных отчетов из системы ответственным лицом.

ГСМ при учете налогов

Налоговое законодательство не требует вести обязательное нормирование расходов ГСМ.

Если было принято решение в пользу нормирования, то, чтобы проводить в дальнейшем списание топлива в расходы, надо принять во внимание следующее:

  • При ОСНО весь потраченный объем ГСМ вносится в графу «Расходы» в последний рабочий день месяца (ст. 264 НК РФ). НДС, который указан в счете-фактуре поставщика, учитывается в вычете, когда отражена стоимость купленных ГСМ на дебиторском счете 10 «Материалы» (письмо Министерство финансов № 03-07-11/335).
  • Бухучет ГСМ по топливным картам при упрощенной системе налогообложения происходит путем внесения в графу «Расходы» приобретенных и использованных ГСМ. Рекомендуем ознакомиться со ст. 346.16 НК РФ, письмом ФНС № ШС-37-3/15988, письмо Минфина РФ № 03-11-09/413.

Как учесть ГСМ в бухгалтерии предприятия

Бухгалтерский учет ГСМ по топливным картам отражается в проводках. При покупке топлива делаются следующие проводки:

  • Д 60 – аванс – К 51 (переведенная сумма как вести учет гсм по топливным картамза ГСМ отражаются как аванс).
  • Д 68 – К 60 – аванс (принятие к вычету НДС по авансу после получения соответствующего счета-фактуры).

Покупку ГСМ по топливным картам необходимо отмечать числом, в котором был получен отчет эмитента карт. После получения отчета организация может зафиксировать использование ГСМ на основе путевых листов или заверенных бумаг из системы контроля над пробегом и/или расходованием ГСМ. В бухгалтерии будут следующие проводки:

  • Д 10 – К 60 (постановка на учет ГСМ на основе отчетов эмитента).
  • Д 19 – К 60 (отражение НДС по ГСМ).
  • Д 68 – К 19 (принятие к вычету налога на добавленную стоимость со стоимости ГСМ).
  • Д 60 – аванс – К 60 (восстановление НДС, который приняли к вычету с авансового платежа).
  • Д 60 – К 60 – аванс (сумма за ГСМ зачтена как оплата ГСМ).
  • Д 20 (26, 44) – К 10 (учет оплаченной суммы за ГСМ в графе «Расходы»).

Случаи, когда изготовление топливной карты оплачивается отдельно

В этом случае разрешено списать стоимость карты в расходы (ПБУ 10/99) после ее получения. Учет карты разрешен на вспомогательном счете (например, открыть для этих целей счет 012). Оценка карт, находящихся на подобном счете, условная, к примеру 20 рублей за единицу.

Проводки в этом случае будут выглядеть так:

  1. Д 20 (26, 44) – К 60 (отражение цены топливной карты).
  2. Д 19 – К 60 (отражение НДС с цены ).
  3. Д 68 – К 19 (принятие к вычету налога на добавленную стоимость с цены топливной карты).
  4. Д 012 (условно оцененные карты зачислены на вспомогательный счет).

Специфика расчетов с использованием смарт-карт

Топливная микропроцессорная карта, выпускаемая топливной компанией или владельцем сети АЗС, — это техническое средство учета отпуска нефтепродуктов на АЗС, на которых разрешен прием смарт-карт. Карта не считается платежным средством. При этом она может быть лимитированной или нелимитированной.

Нелимитированная карта

На нелимитированную топливную карту вносится количество литров каждого вида топлива, приобретенного организацией-покупателем у поставщика нефтепродуктов, которое может быть получено покупателем в полном объеме остатка на карте без суточных ограничений.

Покупатель имеет возможность ограничить слив топлива с нелимитированных карт суточным или месячным лимитом на основе заявки. Если объем топлива на нелимитированной карте исчерпан, получение топлива приостанавливается.

Лимитированная карта

По лимитированной карте покупатель получает топливо разных видов, общее количество которого за сутки или за месяц не должно превышать установленный лимит независимо от того, сколько литров топлива было получено по карте в предыдущие дни. Для изменения суточных или месячных лимитов на лимитированных картах необходимо переформатировать карту на основе заявки установленного образца, передаваемой в офис поставщика топлива. В заявке покупатель указывает величины новых лимитов. Например, лимит — 30 л бензина марки Аи-98 в сутки.

В этом случае держатель карты может израсходовать за сутки (с 00. 00 до 24. 00) не более 30 л единовременно или за несколько заправок. При этом оплаченный объем топлива уменьшается на сумму заправленных литров. Каждое начало суток дает возможность заправки бензином установленного лимита в полном объеме.

Причины остановки операции

Операция по списанию литров с топливной карты может быть остановлена терминалом АЗС только по следующим причинам:

  1. величина запрашиваемого объема топлива превышает остаток на карте или суточный лимит;
  2. карта заблокирована.

Как правило, техническое обеспечение функционирования системы расчетов с помощью топливных карт осуществляет процессинговый центр (процессинговая компания) — центральный пункт сбора информации, в который поступают все сведения с карточных терминалов АЗС. Сведения обрабатываются и в виде актов, отчетов, реестров рассылаются организациям.

Чтобы приобретать бензин по топливным картам, компания должна заключить с процессинговым центром договор поставки топлива или договор на заправку нефтепродуктами автотранспорта с использованием топливных карт. По сути, это смешанный договор. Процессинговый центр выступает в роли эмитента и действует по договорам комиссии с собственником топлива.

В соответствии с названным договором, поставка бензина производится путем его выборки на АЗС поставщика. Список автозаправочных станций приведен в приложении к договору покупателем (держателем карты покупателя).

Как считать дату поставки

Датой поставки считается дата выборки топлива держателем карты покупателя, указанная в чеке учетного терминала АЗС.

Обычно в договоре предусматривается, что право собственности на нефтепродукты переходит к покупателю в момент заправки на автозаправочной станции транспортного средства покупателя на основании предъявленной представителем покупателя топливной карты.

Порядок осуществления расчетов

Расчеты за приобретаемое топливо производятся путем перечисления организацией-покупателем на счет поставщика стопроцентной предоплаты заказываемого количества топлива в соответствии с прайс-листом поставщика по ценам, установленным на дату выставления счета.

Предоплата может осуществляться покупателем самостоятельно либо на основании счетов, выставляемых по запросу покупателя на сумму предоплаты, рассчитанной исходя из лимита.

Количество передаваемых нефтепродуктов определяется исходя из суммы денежных средств на лицевом счете организации-покупателя.

Предельно допустимый остаток денежных средств на лицевом счете покупателя определяется в соответствии с условиями заключенного договора (например, из расчета потребления нефтепродуктов в течение трех суток). При достижении суммы остатка (количества литров) на лицевом счете организации-покупателя по какой-либо марке топлива значения сигнального порога (его определяет поставщик) поставщик предупреждает покупателя о необходимости сделать заказ на топливо.

Документальное оформление топливных карт

Топливные карты оформляются на основании заявки, утвержденной уполномоченными лицами покупателя. При их передаче организации (ее представителю) составляется акт приемки-передачи или товарная накладная (форма № ТОРГ-12).

ПРИМЕР 1

ООО «Аурика» заключило договор № 65 от 11.08.2008 с топливной компанией ЗАО «Петрол Плюс» на приобретение бензина марок Аи-98 и Аи-95 с использованием смарт-карт. На получение карт была оформлена заявка. При передаче карточек стороны подписали акт.

ПРИМЕЧАНИЯ

  • В графе 2 указывается одно из перечисленного: название организации, номер машины, ФИО водителя.
  • В графе 3 для смарт-карт с суточным лимитом допускается указание нескольких видов топлива, которые могут быть получены по одной смарт-карте.
  • В графе 4 заполняется один из столбцов в соответствии с выбором покупателя. Суточный лимит учитывает суммарную выборку по всем видам нефтепродуктов, которые отпускались по смарт-карте в течение суток.
  • В графе 5 указывается PIN-код до четырех цифр. Допускается отсутствие PIN-кодов по желанию покупателя.

Для учета движения выданных и возвращенных топливных карт организации целесообразно разработать и утвердить в бухгалтерской учетной политике специальный ежемесячный журнал.

Отметим, что если организация-покупатель согласно заявке приобретает сразу несколько смарт-карт, на каждую отдельную смарт-карту не зачисляются ни деньги (смарт-карта не является платежным средством), ни литры. Предоплата процессинговому центру вносится за общее количество заявленного бензина по всем топливным картам в совокупности.

По сути, смарт-карта представляет собой всего лишь техническое средство, выдаваемое водителям, для отпуска нефтепродуктов на АЗС. Именно поэтому при выдаче смарт-карты ее держателю (водителю) не передаются ни деньги, ни денежные документы. Соответственно использование счетов 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и 50 «Касса» субсчет 50-3 «Денежные документы» в таком случае необоснованно. Факт выдачи фиксируется только в ежемесячном журнале учета приема и выдачи смарт-карт, а на счетах бухгалтерского учета не отражается.

Стоимость или объем

В связи с этим рекомендуем разработать и утвердить в приказе по бухгалтерской учетной политике образец специальной формы «Отчет держателя смарт-карты». За основу можно принять, например, форму авансового отчета, дополнив ее необходимыми количественными реквизитами, связанными со спецификой обращения карты, не являющейся платежным средством.

Данные ежемесячного отчета (реестра) процессингового центра о движении топлива по отдельно взятой карте (или по всем картам — в зависимости от того, какой отчет представляется в соответствии с условиями договора) необходимо сопоставлять с данными отчетов держателей смарт-карты и приложенными к ним чеками терминалов АЗС. В целях облегчения контроля организации за приобретением нефтепродуктов целесообразно в приложении к приказу по бухгалтерской учетной политике определить порядок и сроки представления специального отчета держателя смарт-карты.

Документальное оформление расходов на бензин

Для того чтобы вести учет и списание ГСМ по топливным картам, кроме месячной информации от эмитента карты, необходимы бумаги, перечень которых зависит от оснащения автомобиля электронной системой контроля и пройденного расстояния в ходе работы. Это отражено в письме Министерства финансов № 03-03-06/1/354.

Ежемесячно после обработки данных процессинговый центр представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт сверки взаимных расчетов, товарную накладную на объем и стоимость выбранного топлива, а также ежемесячный отчет (или реестр) операций по картам. В этих документах фиксируется количество приобретенных ГСМ.

Основным оправдательным документом, подтверждающим фактический расход горюче-смазочных материалов на производственные цели, является путевой лист. Его унифицированная форма утверждена постановлением Госкомстата России от 28. 11.97 № 78.

В путевом листе указываются номер и дата его выдачи, номер и марка автомобиля, цель поездки, информация о конкретном пути следования, показания спидометра, остаток горючего при выезде и возвращении. Названные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции. На основании этих данных определяется фактический расход ГСМ в отношении конкретного автомобиля.

Обратите внимание: если организация-покупатель не признается специализированной или автотранспортной организацией, она вправе разработать форму путевого листа самостоятельно при условии, что разработанный путевой лист будет содержать необходимые реквизиты, предусмотренные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21. 11. 96 № 129-ФЗ (см. Минфина России от 07.04. 2006 № 03-03-04/1/327 и от 20. 02. 2006 № 03-03-04/1/129).

При этом путевые листы необходимо составлять таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенного расхода.

Учетная политика

В письме Минфина России от 16. 03. 2006 № 03-03-04/2/77 подчеркивается, что если еженедельное (ежемесячное, ежеквартальное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени и расхода горюче-смазочных материалов, путевой лист, составленный с такой периодичностью, с приложением к нему необходимых первичных документов, отражающих приобретение горюче-смазочных материалов, может подтверждать расходы налогоплательщика на бензин.

Кроме того, самостоятельно разработанная форма путевого листа обязательно должна содержать информацию о конечном пункте следования автомобиля. Эти данные позволяют судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях.

Таким образом, если организация — покупатель бензина по смарт-картам использует самостоятельно разработанную форму путевого листа, она должна быть приведена в учетной политике. Необходимо также зафиксировать регулярность составления данного документа.

Учет топливных карт на предприятии

При приобретении организацией смарт-карты ее стоимость следует отразить в бухгалтерском учете на предприятии в составе материально-производственных запасов в качестве прочих материалов на счете 10 «Материалы» субсчет 10-6 «Прочие материалы». Основанием будет служить товарная накладная или акт приема-передачи смарт-карты (на дату ее получения).

Согласно пункту 6 ПБУ 5/01 материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости.

Она равна сумме фактических затрат организации на приобретение МПЗ, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов.

Поскольку приобретение смарт-карт неразрывно связано с покупкой бензина (сами по себе они не используются в деятельности организации-покупателя), в конце месяца стоимость смарт-карт нужно включить в стоимость приобретенного топлива.

Для целей налогообложения прибыли стоимость топливной карты учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Сумма налога на добавленную стоимость, предъявленная продавцом карты организации-покупателю, принимается к вычету на основании счета-фактуры (п. 1 ст. 172 НК РФ) и при соблюдении условий, которые установлены в пункте 2 статьи 171 Налогового кодекса.

Топливная карта учет в бюджете предприятия

Учитывая, что товарная накладная и отчет (реестр) по операциям бюджета по топливным картам представляется предприятию процессинговым центром по окончании месяца, в котором были приобретены нефтепродукты с использованием смарт-карт, у организаций-покупателей возникают проблемы с признанием расходов на топливо.

Ведь списать на затраты стоимость приобретенных нефтепродуктов можно только после принятия их к учету. В свою очередь горюче-смазочные материалы принимаются к учету на основании имеющихся первичных учетных документов, которые поступают к организации-покупателю согласно условиям договора лишь в конце отчетного месяца.

Исходя из специфики расчетов за нефтепродукты с использованием топливных карт, по мнению автора, учесть приобретенный по смарт-картам бензин и списать его в дальнейшем на затраты можно несколькими способами.

Принятие к учету и списание бензина один раз в месяц

Основанием для принятия к учету на счет 10 «Материалы» субсчет 10-3 «Топливо» приобретенного по смарт-картам бензина является товарная накладная от процессингового центра, датированная последним днем отчетного месяца, а также ежемесячный отчет держателя смарт-карты с приложенными к нему чеками автозаправочных терминалов.

Данные отчета сверяются с данными чеков терминалов АЗС, полученных водителями — держателями карт при выборке топлива.

Важный момент: информация о ценах, содержащаяся в чеках терминалов АЗС, является справочной, поскольку весь объем заявленного топлива был оплачен организацией в порядке стопроцентной предоплаты и не подлежит изменению по мере его отпуска.

В то же время в чеке автозаправочного терминала будут указываться текущие цены на каждую конкретную дату, которые, естественно, могут быть другими. Кстати, именно в этом заключается одно из преимуществ топливных карт: организация-покупатель приобретает бензин по сегодняшней цене, а использовать его будет в течение нескольких недель или месяцев, за которые стоимость бензина может существенно возрасти.

Обоснование порядка учета

Методологическим обоснованием изложенного порядка учета служит пункт 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29. 07.98 № 34н.

Согласно названной норме порядок создания первичных учетных документов и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете устанавливаются в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Таким образом, организация — покупатель бензина по смарт-картам вправе отражать проводки по принятию к учету бензина и его последующему списанию на затраты один раз в месяц. Правда, при условии, что процессинговая или топливная компания представит все необходимые документы в конце отчетного месяца, но не позднее. Данный порядок следует закрепить в учетной политике.

В пунктах 5, 7 и 9 ПБУ 10/99 определено, что расходы, связанные с приобретением сырья, материалов, товаров и иных материально-производственных запасов (в данном случае затраты на приобретение израсходованного организацией бензина, а также на изготовление смарт-карт), являются расходами по обычным видам деятельности, на базе которых формируется себестоимость продукции.

Вычет сумм НДС, предъявленных поставщиком, осуществляется в общеустановленном порядке, то есть при выполнении условий:

  • топливо оприходовано;
  • имеются все необходимые документы (в том числе счет-фактура);
  • топливо будет использовано в операциях, облагаемых НДС.

ПРИМЕР 2

Воспользуемся условием примера 1.

  • ООО «Аурика» заключило договор с топливной компанией ЗАО «Петрол Плюс» на приобретение бензина марок Аи-98 и Аи-95 с применением смарт-карт.
  • Согласно выставленному ЗАО «Петрол Плюс» счету 12 августа 2008 года была перечислена сумма 38 540 руб. (включая НДС 5879 руб.) в качестве предоплаты за бензин марки Аи-98 объемом 1000 л по цене 26,2 руб. за  литр (включая НДС 4 руб.) и марки Аи-95 объемом 500 л по цене 24,68 руб. за литр (включая НДС 3,76 руб.).
  • Стоимость изготовления двух смарт-карт в сумме 590 руб. (включая НДС 90 руб.) была оплачена 14 августа 2008 года. Смарт-карты в количестве двух штук получены по акту приема-передачи от 14.08.2008.

Предположим, в течение месяца весь бензин был получен и израсходован. ЗАО «Петрол Плюс» своевременно представило товарную накладную на отгрузку бензина на сумму предоплаты, счет-фактуру и реестр о движении топлива за август. Документы датированы 31 августа 2008 года.

Информация реестра о движении топлива от ЗАО «Петрол Плюс» и сведения из отчетов двух держателей смарт-карт совпадают.

Исходя из бухгалтерской учетной политики ООО «Аурика» на 2008 год, в организации:

  • бензин, приобретенный по смарт-картам, принимается к учету и списывается один раз в месяц;
  • путевой лист по форме, разработанной самостоятельно, составляется ежемесячно и представляется в бухгалтерию в последний календарный день отчетного месяца;
  • отчет держателей смарт-карт по форме, разработанной самостоятельно, составляется ежемесячно и представляется в бухгалтерию в последний календарный день отчетного месяца.

В бухгалтерском учете ООО «Аурика» были сделаны следующие записи:

12 августа 2008 года

ДЕБЕТ 60 субсчет «Авансы выданные» КРЕДИТ 51

— 38 540 руб. — перечислена предоплата за бензин на основании счета ЗАО «Петрол Плюс»;

14 августа 2008 года

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

— 590 руб. — перечислена оплата за две смарт-карты на основании счета ЗАО «Петрол Плюс»;

ДЕБЕТ 10-6 КРЕДИТ 60

— 500 руб. — приняты к учету две смарт-карты на основании товарной накладной;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

— 90 руб. — учтен НДС, предъявленный по двум смарт-картам;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19

— 90 руб. — принята к вычету сумма НДС по двум смарт-картам на основании счета-фактуры ЗАО «Петрол Плюс» (соблюдены требования пункта 2 статьи 171 и пункта 1 статьи 172 НК РФ);

31 августа 2008 года

ДЕБЕТ 10-3 КРЕДИТ 60

— 32 661 руб. (38 540 руб. – 5879 руб.) — принят к учету полученный за август бензин, приобретенный по двум смарт-картам на основании товарной накладной ЗАО «Петрол Плюс», реестра о движении топлива за август от ЗАО «Петрол Плюс» и двух отчетов держателей смарт-карт;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

— 5879 руб. — учтен НДС со стоимости полученного бензина;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19

— 5879 руб. — принята к вычету сумма НДС со стоимости фактически полученного за август бензина на основании счета-фактуры ЗАО «Петрол Плюс» (соблюдены требования пункта 2 статьи 171 и пункта 1 статьи 172 НК РФ);

ДЕБЕТ 60 субсчет «Расчеты с ЗАО “Петрол Плюс”» КРЕДИТ 60 субсчет «Авансы выданные»

— 38 540 руб. — зачтена предоплата за бензин на основании акта сверки расчетов с ЗАО «Петрол Плюс»;

ДЕБЕТ 10-3 КРЕДИТ 10-6 «Прочие материалы»

— 500 руб. — стоимость двух смарт-карт включена в стоимость бензина;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 10-3

— 33 161 руб. (32 661 руб. + 500 руб.) — признаны в составе общехозяйственных расходов стоимость израсходованного за август бензина и стоимость изготовления двух смарт-карт (на основании путевых листов двух водителей за август 2008 года).

Принятие к учету и списание бензина в течение месяца

В соответствии с данным способом бензин принимается на учет по мере заправки на основании отчетов держателей карт и чеков терминалов АЗС по принятым в организации учетным ценам. Такой порядок учета основан на правилах бухгалтерского учета неотфактурованных поставок, установленных в пунктах 36—41 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов.

В пункте 37 названного документа сказано, что неотфактурованные поставки принимаются на склад с составлением акта о приемке материалов (форма № М-7, утвержденная постановлением Госкомстата России.
Израсходованный бензин списывается на затраты в порядке, рассмотренном ранее, на основании путевых листов. Данный порядок учета, а также регулярность составления отчетов держателей смарт-карт и путевых листов должны быть зафиксированы в бухгалтерской учетной политике организации-покупателя.

Применительно к рассматриваемой ситуации принять к вычету НДС со стоимости фактически полученного бензина можно только после выставления процессинговой или топливной компанией счета-фактуры.

Как показывает практика, в первом случае (при учете один раз в месяц) очень сложно добиться от процессинговых или топливных компаний своевременного представления всех необходимых первичных учетных документов.

Во втором случае (при учете в течение месяца) могут возникнуть дополнительные трудозатраты, связанные с необходимостью корректировки цен.

По мнению автора, организациям — покупателям бензина по смарт-картам следует выработать собственную профессиональную позицию по рассмотренной проблеме, руководствуясь требованиями рациональности ведения бухгалтерского учета и осмотрительности в соответствии с нормами пункта 7 ПБУ 1/98.

Налоговый учет топлива, приобретенного по смарт-картам

Расходы организации на приобретение топлива учитываются либо в составе материальных расходов (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ), либо в составе расходов организации на содержание служебного транспорта (подп.11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

При этом они уменьшают налогооблагаемую прибыль при выполнении требований пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса. То есть указанные расходы должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, в целях налогообложения прибыли первичными документами, подтверждающими расходы, связанные с приобретением и списанием бензина, приобретенного по смарт-картам, служат первичные документы, используемые в бухгалтерском учете для учета указанных затрат.

В частности, это путевые листы, товарные накладные от процессинговой или топливной компании на приобретенные нефтепродукты, чеки терминалов АЗС, отчеты держателей смарт-карт, отчеты о движении топлива от процессинговых или топливных компаний и т.

Обратите внимание: соответствующие нормы введены в действие распоряжением Минтранса России от 14. 03.2008 № АМ-23-р.

Причем новые нормы расхода ГСМ предназначены как для автотранспортных предприятий, так и для организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и других лиц независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации. По мнению автора, при разработке эксплуатационных норм организация вправе руководствоваться именно этим документом.

Вместе с тем в целях налогообложения учитывается стоимость фактически израсходованных горюче-смазочных материалов на основании подтверждающих документов.

Учет ГСМ по топливным картам

Данный материал поможет вам разобраться в том, как происходит учет ГСМ по топливным картам, какие существуют особенности, приведем пример учета и расчета количества топлива на ОСНО/ЕНВД. Расскажем, какие наиболее распространенные ошибки и ответим на самые частые вопросы.

Ранее и физические, и юридические лица пользовались специальными топливными талонами — это было удобно и позволяло контролировать расходы топлива. Талоны имели ряд особенностей:

  1. они отличались определенным лимитом топлива;
  2. при заправке автомобиля совершалась минусовка литров бензина;
  3. на них отражался неиспользованный остаток топлива.

На сегодняшний день талонами пользуются для одноразовой заправки машины, а распространение получили топливные карты.

Учет ГСМ по топливным картам

Удобство карт заключается в следующем:

  • Сведения о расходовании бензина хранится на чипе карты в электронной форме;
  • Просмотреть данные об остатке и времени заправки горючего можно в любое время;
  • Карта может оформляться как физическими, так и юридическими лицами;
  • Повышается скорость обслуживания на заправочной станции;
  • При оформлении большего лимита действуют скидки;
  • Отсутствие нужды в отчете по чекам за топливо перед начальством;
  • Упрощение бухгалтерского учета и списания топливных карт (все данные имеются в личном кабинете владельца карты).

Недостатком приобретения топливной карты является установление заправочными станциями определенного расписания для возможности оплаты топлива картами.

Виды топливных карт

Существуют 2 вида:

  1. Лимитированные (какое-то количество топлива вносится на карту с целью последующей его выдачи владельцу карты ограниченным литражом на определенный период времени — день, неделю, месяц).
  2. Нелимитированные (какое-то количество топлива вносится на карту, и владелец карты может по договоренности со специализированным сервисом приобрести и потратить любое количество одного вида топлива).

Как получить топливную карту?

Этапы оформления карты:

  • Зарегистрировать электронный кошелек в нефтяной компании.
  • Создать личный кабинет.
  • Определиться с параметрами договора:
  1. установить лимит на количество топлива;
  2. закрепить карту за конкретным автомобилем (по номеру авто — так в случае воровства карты мошенник не сможет ею воспользоваться);
  3. выбрать марку бензина.
  • Пополнить счет (банковский перевод, оплата на расчетный счет).

Учет топливной карты

Бухгалтерский учет выдачи карт

Однако выдача карт фиксируется в журнале, форма которого должна утверждаться руководством компании и содержать следующие графы:

  • Модель и гос. номер транспорта, на который оформлялась карта, и которым пользуется работник предприятия по приказу начальства;
  • ФИО водителя, его личная подпись;
  • Дата выдачи топливной карты водителю;
  • Дата, на которую карта должна быть возвращена.

Бухгалтерский учет затрат на топливо

Топливо относится к ГСМ, имеющим следующие характеристики:

  • нормативный расход;
  • фактический расход.

Затраты топлива подтверждаются путевыми листами, содержащими сведения:

  • о пробеге машины;
  • о марке и номере авто;
  • о количестве топлива, выданного по топливной карте;
  • остаток топлива при выезде водителя и прибытии в компанию;
  • сравнение нормативного и фактического расхода горючего;
  • заключение о перерасходе или об экономии бензина.

Бухгалтерский учет и проводки покупки и списания ГСМ по топливным картам

Выделенный в счет-фактуре НДС отражается независимо на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям».

Оприходовано будет горючее в тот же день, когда к фирме перешло право владения на него, поскольку счет 10 предназначен для отображения данных о наличии материалов в собственности компании.

Эта дата может быть прописана в договоре.

Списание ГСМ

Стоимость горючего, которая будет списана на затраты компании, зависит от выбранного руководством метода оценки МПЗ (ФИФО или по средней себестоимости).

Налоговый учет затрат на покупку топливной карты

Вид затрат на приобретение топливных карт должен быть закреплен приказом в учетной политике фирмы:

  • материально-производственные расходы;
  • затраты на содержание автотранспорта;
  • другие производственные затраты, не относящиеся к
  • производственному процессу и продажам.

НДС может быть принят к вычету, если:

  • была получена подтверждающая счет-фактура;
  • с помощью карты осуществляются торговые операции, и их стоимость облагается НДС;
  • топливная карта принята на учет бухгалтерией.

Налоговый учет затрат на топливо

Идея установления транспортного налога, сумма которого учитывалась бы в стоимости топлива, появилась в 2010 году. Данный вид налога относится к региональным, а потому власти на местах вправе самостоятельно утверждать:

  • правила его расчета;
  • показатель мощности машины для расчета суммы налога по определенной ставке;
  • размер ставки налога.

На сегодняшний день налог на топливо относится к транспортным налогам, и его сумма напрямую зависит от показателя мощности транспортного средства.

Бухгалтерский учет и проводки по ГСМ в бюджетном учреждении

Бюджетным учреждениям приходится обосновывать целевое расходование средств государственного бюджета. Особенность бюджетного учета затрат на ГСМ — необходимость оформления специальной первичной документации, заполняемой бухгалтером и водителем.

Согласно нормам закона бюджетные организации обязаны разместить заказ ГСМ путем проведения торгов или без них, но тогда общая сумма заказа должна быть ниже 100 тысяч рублей за квартал. А значит,

Организация подготавливает смету с учетом плановых показателей, применяемых при расчете объема затрат на ГСМ, а после их проверки главный распорядитель средств должен утвердить смету.

ГСМ должны тратиться в рамках утвержденных норм, в каждом бюджетном предприятии должен быть внутренний локальный акт о нормах расхода ГСМ.

Раздельный учет ГСМ

Бухгалтерия бюджетного учреждения ведет раздельный учет ГСМ в зависимости от направлений их применения на обособленном счете 010503000 «Горюче-смазочные материалы». Приходуются ГСМ по фактической стоимости.

НДС, уплаченный при покупке ГСМ, не включаются в эту стоимость только тогда, когда топливо оплачено из доходов от налогооблагаемой предпринимательской деятельности учреждения и использовано в деятельности, облагаемой налогами.

Бензин и дизельное топливо учитывается по договорной цене в связи с некоторыми особенностями, связанными с крупными закупками данных ГСМ за наличный и безналичный расчет, а также по топливным картам. Читайте также статью: → «Особенности налогового и бухгалтерского учета в транспортной компании»

ГСМ подлежат списанию по фактическому расходу (не важно, как горючее оплачивалось):

  • на счет учета затрат списывается в рамках норм;
  • на счет учета стоимости оказанных услуг, выполненных работ или проданных товаров (при осуществлении предпринимательской деятельности);
  • на счет учета затрат со взысканием недостачи с виновных лиц или со списанием из средств установленных источников в будущем (при превышении норм).

При оплате ГСМ топливной картой учитывается форма расчетов (карты могут быть денежные и литровые).

Бюджетные учреждения используются для учета расчетов картами счет 020105000 «Денежные документы». В аналитическом учете приходуется, а затем оформляется списание карт, в том количестве, которое указано в документах АЗС. Для литровых топливных карт стоимость определяется по цене покупки, для рублевых карт — по цене, актуальной на дату заправки.

Бухгалтерские проводки на примере

Пусть бюджетная организация 1 августа купила 2 топливные карты:

  • первая (литровая) выдана водителю служебного авто и рассчитана на выдачу 1 тысячи л. бензина (в оплату ее перечислено 30 тыс. рублей);
  • вторая (денежная) выдана водителю фуры для осуществления основной деятельности фирмы и рассчитана на выдачу бензина общей стоимостью 30 тысяч рублей.

19 августа водители принесли авансовые отчеты на заправку 200 л. бензина (по 100 л. 7 и 15 августа). На день заправки стоимость бензина равнялась 27 и 27,5 рублям.

Документальное подтверждение расхода топлива

Для подтверждения израсходованных горюче-смазочных материалов используются путевые листы, образцы которых утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78. Данное требования является обязательным.

Расчет количества топлива

По информации, представленной в путевом листе, нужно вычислить количество ГСМ, которое пойдет на списание:

ТС = ОТВ + ТБ — ОТКМ,

где:

  • ТС — топливо на списание (в литрах),
  • ОТВ — остатки топлива при выезде машины,
  • ТБ — топливо в баке машины,
  • ОТКМ — остатки топлива на конец рабочего дня.

Пример учета ГСМ по топливной карте

04.06 фирма заключила договор с АЗС на пользование топливной картой и сразу оплатила стоимость карты (118 рублей, включая НДС 18 руб.). Обслуживание карты бесплатное, право собственности на бензин переходит фирме в момент заправки авто. Карта закреплена за КамАЗ-5320, на котором доставляется товар клиентам.

05.06 карта была выдана фирме и передана водителю.

30.06 на карту был перечислен аванс (5900 рублей, включая НДС 900 рублей).

На протяжении июля водителю было выдано по карте 380 л ДТ стоимостью 15 руб./л, включая НДС 2,29 руб.:

  • 07 — 180 л на 2700 руб. (НДС — 412 руб.);
  • 07 — 200 л на 3000 руб. (НДС — 458 руб.)

На последний день июля (31.07) АЗС переслала фирме:

  • счет-фактуру;
  • акт приемки-передачи, где прописаны объем и стоимость выданного ГСМ;
  • отчет по операциям с топливной картой.

Бухгалтерские проводкиУчет ГСМ

Предприятиями на ОСНО

Затраты на ГСМ включаются в состав:

  • Материальных расходов (когда оказываются автотранспортные услуги). Списываются с учетом метода оценки материалов, принятого в компании;
  • Прочих затрат на производство и продажи (когда транспорт эксплуатируется для нужд компании). Списываются по фактической стоимости покупки (без НДС).

С целью расчета налога на прибыль ГСМ принимаются к учету по цене приобретения без учета НДС, если он включен в стоимость и выделен в расчетном документе отдельной строкой.

НДС принимается к вычету по счет-фактуре. Стоимость ГСМ включается в затраты на день принятия к учету путевого листа или по мере продажи товаров/работ/услуг, в себестоимость которых ГСМ включены, если затраты на ГСМ признаны прямыми.

Указанный порядок списания ГСМ применяется в фирмах, рассчитывающих налог кассовым методом и методом начисления, поскольку при применении топливной карты ко времени фактической выдачи топлива деньги за него уже уплачены.

Компаниями на УСН

Фирмы на режиме УСН «Доходы минус расходы» имеют право включить затраты на ГСМ в состав расходов, однако необходимо документально их подтвердить.

Списываются расходы на топливо при расчете налога к уплате также как в случае с предприятиями на ОСНО, но есть одно непременное условие для признания затрат на УСН — их оплата. НДС по таким затратам также снижают налогооблагаемую базу по налогу на УСН.

Фирмами на ЕНВД

Затраты на топливо не оказывают никакого влияния на расчет налогооблагаемой базы по ЕНВД в силу того, что объект налогообложения ЕНВД — вмененный доход.

Организациями на ОСНО/ЕНВД

Затраты на топливо в компаниях, применяющих одновременно ОСНО и ЕНВД, должны быть распределены, однако расходы на ГСМ, которые относятся только к одному из видов деятельности, не подлежат распределению.

К вычисленной части затрат по тому виду деятельности, которая облагается ЕНВД, нужно прибавить сумму НДС, которую не разрешается принимать к вычету.

Законодательные акты по теме

Законодательные акты представлены следующими документами:

Типичные ошибки

Ошибка № 1: На предприятии, одновременно применяющем режимы налогообложения ОСНО и ЕНВД, НДС по расходам на ГСМ приняли к вычету в отношении налогооблагаемой базы только по одному из видов деятельности.

Комментарий: Сумма НДС, выделенная в счете-фактуре для такого предприятия, должна быть распределена по методике, описанной в п. 4, 4.1 ст. 170 НК РФ.

Ошибка № 2: Бензин и дизельное топливо бюджетное учреждение приняло к учету по фактической себестоимости.

Комментарий: Бензин и ДТ должны быть учтены по договорной цене, это связано с большим объемом их закупок за наличную оплату, безналичный расчет и оплату по топливной карте.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос № 1: В чем различие для бухгалтерского учета между расчетом за бензин литровой и денежной топливной картой?

Ответ: В бухгалтерском учете для литровых топливных карт стоимость топлива определяется по цене приобретения, а для рублевых карт — по стоимости ГСМ, актуальной на день заправки транспорта.

Вопрос № 2: Какие статьи расходов можно отнести к затратам предприятия на ГСМ?

Ответ: Топливо приходуется по фактической стоимости.

К затратам на ГСМ относятся:

  • доставка топлива,
  • расходы на содержание заготовительно-складского подразделения (если ГСМ куплено на средства от предпринимательской деятельности),
  • деньги, уплаченные за услуги по доставке ГСМ (если сумма не включена в стоимость).

С сайта: https://biznessobzor.ru/spisanie-toplivnyh-kart.html

ГСМ Расходы и Путевые Листы для личного транспорта

Организации вправе увеличить норму расхода на ГСМ по служебному транспорту на повышающий «зимний» коэффициент.

Он установлен для каждого региона.

Минимальный — 1,05.

Максимальный — 1,2.

Для этого нужно оформить приказ об увеличении нормы расхода топлива.

К расходам на содержание служебного автотранспорта относятся:

  • расходы на ГСМ;
  • на техобслуживание и технический осмотр;
  • расходы на покупку резины;
  • затраты на мойку автомобиля;
  • плата за хранение автомобиля на платной стоянке;
  • прочие обоснованные и экономически оправданные расходы.

Расходы организации на приобретение ГСМ могут учитываться в составе материальных расходов в соответствии с пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ в зависимости от назначения используемого транспорта.

Если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, Вы вправе самостоятельно определить, к какой именно группе отнесете такие затраты.

Конкретный порядок учета расходов на ГСМ следует закрепить в учетной политике.

Если автомобиль используется для служебных поездок, то расходы на содержание такого автомобиля следует учитывать в составе прочих расходов согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Компенсация сотруднику организации стоимости ГСМ, использующим личные автомобили в служебных целях, нормируется.

В целях расчета налога на прибыль суммы компенсации за использование личных автомобилей для служебных поездок относятся к прочим расходам в пределах норм.

Нормы  применяются и в том случае, если возмещаются затраты на горюче-смазочные материалы.

Если  сотруднику выплачивается компенсация за использование личного транспорта в служебных целях, дополнительно учесть в расходах возмещение затрат на содержание автомобиля  нельзя.

Такая компенсация может быть учтена в составе прочих расходов лишь в пределах, установленных Постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92.

Величина лимита зависит от рабочего объема двигателя транспортного средства, используемого для рабочих поездок, и составляет:

1200 рублей в месяц – для авто с объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно;

2000 рублей в месяц – для машин с объемом двигателя свыше 2000 куб. см.

Если сотрудник использует для служебных целей личный мотоцикл, то максимальный размер компенсации, которую работодатель вправе списать в расходы, – 600 рублей в месяц.

НК РФ не содержит конкретного перечня расходов на содержание служебного транспорта и требований о нормировании таких расходов.

Нормируются для целей налогообложения прибыли только расходы на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов (постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92).

При этом Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 N АМ-23-р введены в действие Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте».

Рекомендации предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и другое, независимо от форм собственности.

Пунктом 3 Рекомендаций определено, что нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте предназначены, в частности, и для расчетов по налогообложению предприятий.

Ограничений по учету расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль названными нормами не предусмотрено.

Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить временные нормы расхода топлива на основании данных технической документации или информации, полученной от изготовителя автомобиля, а также с учетом результатов испытаний, контрольных замеров, проведенных комиссией и зафиксированных в акте контрольного замера расхода топлива.

Периодичность и порядок пересмотра временных норм расхода топлива организация определяет самостоятельно.

Глава 25 НК РФ не предусматривает особенности оформления и формирования первичных документов.

В целях налогообложения в качестве первичных документов, подтверждающих обоснованность произведенных расходов, связанных с содержанием и эксплуатацией автотранспорта, служат первичные документы, используемые в бухгалтерском учете:

  • путевые листы;
  • талоны на ГСМ;
  • кассовые чеки и т.п.

По мнению налоговых органов, для списания ГСМ одних только документов, подтверждающих приобретение и оплату ГСМ, недостаточно.

Документы об оплате ГСМ подтверждают лишь факт покупки и оплаты топлива, но не подтверждают использование автотранспорта в производственных целях, иными словами, они не подтверждают экономическую обоснованность расходов.

Минфин считает, что документом, который подтверждает использование автотранспорта в производственных целях и, как следствие, обоснованность затрат на ГСМ, является путевой лист.

Если организация не оформляет путевые листы, то это является основанием для непризнания налоговым органом расходов на ГСМ.

В целях минимизации разногласий с налоговыми органами по вопросам документального подтверждения и обоснованности расходов на списание ГСМ рекомендуем оформлять путевые листы.

Согласно п. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные документы составляются так, чтобы можно было судить об обоснованности произведенных расходов на приобретение горюче-смазочных материалов.

В путевом листе указываются номер и дата выдачи, серия и номер автомобиля, его марка, цель поездки, информация о конкретном месте следования, показания спидометра, остаток горючего при выезде и возвращении.

Эти реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции. На основании этих данных определяется фактический расход на горюче-смазочные материалы по конкретному автомобилю.

Указанный порядок обязателен для применения организациями автомобильного транспорта для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли организаций.

Дефекты в оформлении путевых листов могут обернуться претензиями как от налоговиков — они снимут расходы на бензин, так и от Гостранснадзора — он оштрафует на 20 тыс. рублей по статье 19.5 КоАП РФ. 

Не транспортные организации, на которые приказ Минтранса России от 18.09.2008 N 152 не распространяется, могут использовать самостоятельно разработанные путевые листы в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения.

Самостоятельно разработанная форма путевого листа должна содержать обязательные реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Судебная практика говорит о том, что в случае отсутствия путевых листов налоговые органы могут посчитать, что автомобиль не используется в служебных целях, и исключить суммы  или часть суммы начисленной амортизации из состава расходов.

Во избежание споров с проверяющими организациям лучше вести путевые листы.

С сайта: https://nicolbuh.ru/materialy/gsm

Бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов

Расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ): бензин, дизельное топливо, керосин, дизельное и автотракторное масла, сжатый и сжиженный газ, используемые в качестве моторного топлива, а также расходы на другие технические и специальные жидкости, применяемые при эксплуатации транспортных средств, являются ежедневными расходами предприятий, которые используют автотранспорт в хозяйственной деятельности.

Бухгалтерский учет ГСМ ведется в соответствии с ПБУ 5/011. Планом счетов и Инструкцией по его применению2 предусмотрено отражение учета ГСМ на счете 10 «Материалы», субсчет 3 «Топливо». На этом субсчете учитываются наличие и движение ГСМ, предназначенных для эксплуатации транспортных средств.

Предприятия могут открывать к субсчету «Топливо» отдельные субсчета для учета топлива на складе, топлива в баках автотранспорта, топлива по талонам, топливным картам и т.д.

Например, на счете 10-3, субсчет 1 «Топливо на складах» учитываются наличие и движение всех видов ГСМ, полученных для эксплуатации транспортных средств: по дебету отражается поступление ГСМ на основании первичных учетных документов, по кредиту производится списание ГСМ на основании ведомостей учета выдачи ГСМ, требований, лимитно-заборных ведомостей, накладных.

Отпуск ГСМ материально ответственным лицам и водителям отражается проводкой Д 10-3, субсчет 2 «Топливо в баках транспортных средств» — К 10-3-1. Иными словами, на счете 10-3 – 2 учитываются ГСМ, полученные водителями.

Счет 10-3, субсчет 3 «Нефтепродукты по талонам и топливным картам» предназначен для учета талонов на ГСМ, если договором заправки, заключенным с поставщиком ГСМ, предусмотрено, что право собственности на ГСМ переходит в момент передачи талонов и топливных карт. Учет ведется в единицах измерения, указанных на приобретенных талонах, и в стоимостном выражении.

Для получения более точного аналитического учета ГСМ по отдельным материально ответственным лицам, по видам и маркам нефтепродуктов предприятия могут открывать субсчета третьего порядка. Например:

  • 10-3-1-1 «Бензин на складе» — по маркам;
  • 10-3-1-2 «Дизельное топливо на складе» — по видам;
  • 10-3-1-3 «Специальные масла на складе» — по видам.

Учет поступления ГСМ на предприятие

Приобретение ГСМ за наличный расчет на автозаправочных станциях (АЗС)

Сотрудникам предприятия, имеющим право получать денежные средства под отчет на основании распоряжения (приказа) руководителя, выдаются из кассы наличные для приобретения ГСМ. Сумма таких средств обычно устанавливается исходя из величины стоимости средненедельного расхода топлива, а при работе в междугородном или межобластном сообщении — исходя из величины стоимости расхода топлива на выполнение производственного задания.

В бухгалтерском учете операции по выдаче наличных денежных средств под отчет для закупки ГСМ отражаются проводкой:

Д 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — К 50 «Касса» — выданы наличные деньги под отчет.

По истечении установленного срока водитель организации, получивший денежные средства на приобретение ГСМ, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме № АО-13 с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

К авансовому отчету прилагаются чеки ККТ, выдаваемые АЗС. Кассовый чек должен содержать:

  • наименование организации-продавца (АЗС);
  • ИНН организации-продавца;
  • номер кассового аппарата;
  • номер и дату выдачи чека;
  • стоимость ГСМ;
  • марку ГСМ, количество топлива и цену за единицу.

Наличие чека ККТ с необходимыми реквизитами является основанием для отнесения в состав расходов, принимаемых для целей налогообложения, стоимости ГСМ, использованных в производственной деятельности предприятия. Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Пример 1. Водителю предприятия выданы денежные средства под отчет на приобретение ГСМ в сумме 6000 руб. на период с 3 марта по 9 июля 2008 г. Водитель 10 июля представил в бухгалтерию авансовый отчет с приложением чеков ККТ на сумму 4720 руб., в том числе:

  • от 3 марта на сумму 1475 руб. (29,5 руб./

С сайта: https://gaap.ru/articles/bukhgalterskiy_uchet_goryuche_smazochnykh_materialov/

ТОП-10 опасных расходов при упрощенке

Из этой статьи вы узнаете как списать разовую премию, если выплатили ее не за работу, а к празднику, когда стоимость благоустройства территории можно учесть при УСН и когда компенсацию, выплаченную работнику за использование имущества, можно учесть в расходах.

Перечень расходов при упрощенной системе налогообложения четко ограничен. Однако фирмы и индивидуальные предприниматели списывают и те траты, которые напрямую в перечне не указаны.

Например, затраты на благоустройство территории, покупку воды для сотрудников, добровольную страховку. Налоговики часто против учета таких трат, но в суде налогоплательщикам удается выиграть, если найти правильные аргументы.

В данной статье мы рассмотрели 10 самых опасных затрат на упрощенке. Из-за которых приходится судиться. Выяснили, при помощи каких аргументов можно выиграть спор. А когда лучше дело до суда не доводить. Этот материал поможет вам оптимально учитывать спорные расходы.

Выплатили сотруднику разовую премию

В чем опасность. Списать при УСН можно только разовую премию, связанную с выполнением трудовых обязанностей. А вот в отношении премий к юбилею, празднику, памятной дате могут быть сложности.

Как поступить. Разовую премию учтите как расходы на оплату труда, если она:

  • предусмотрена трудовым или коллективным договором с работником, локальными актами;
  • полагается за трудовые показатели, то есть за хорошую работу сотрудника.

Если премия начисляется не за труд, а, например, к празднику, учитывать при УСН ее опасно. Поскольку налоговики не считают такую выплату расходом на оплату труда.

Но у вас есть возможность отстоять в суде расходы на премию. Если вы готовы к этому, поступите следующим образом. В положении о премировании пропишите, что премии к праздникам вы не выплачиваете сотрудникам, у которых есть дисциплинарные проступки.

Тем самым вы подтвердите, что поощряете только добросовестных работников. А значит, премия связана с трудовой деятельностью. При таких условиях судьи иногда встают на сторону работодателей. И разрешают списывать непроизводственные разовые премии как траты на оплату труда.

Заплатили сторонней фирме за благоустройство территории

В чем опасность. Расходы на благоустройство территории не поименованы в списке затрат при упрощенке. Поэтому списывать их рискованно.

Как поступить. Если не хотите споров, не учитывайте расходы. Дело в том, что налоговики не признают траты на благоустройство территории экономически обоснованными. Не считают их необходимыми для бизнеса. В частности, не разрешают учитывать расходы на устройство дорожек, скамеек, посадку деревьев и кустарников, газонов.

А вот расходы на укладку асфальта отстоять в суде можно. Арбитры считают, что такие затраты имеют производственную направленность. Поэтому разрешают их списывать.

Учесть траты можно как материальные. По сути это будут расходы на оплату услуг сторонних фирм и бизнесменов. Списать материальные расходы в налоговом учете можно сразу после оплаты. При условии, что работы по благоустройству приняты.

Аргументы для суда следующие: асфальтирование нужно фирме или бизнесмену, чтобы обеспечить проезд и проход к служебному зданию. Значит, расходы связаны с бизнесом. Следовательно, их можно списать при УСН.

Вместо компенсации за использование имущества платите арендную плату

Чтобы полностью списать компенсацию за эксплуатацию имущества, поступите так. С сотрудником, который использует имущество в служебных целях, заключите договор аренды. И в сумму арендной платы включите компенсацию.

Тогда вместо компенсации вы будете перечислять работнику арендную плату. И сможете полностью включить ее в расходы при упрощенке. Причем учесть можно будет не только компенсацию по автомобилю и мотоциклу, но и по другому имуществу.

Перечислили сотруднику компенсацию за использование имущества

В чем опасность. Учесть в налоговом учете по УСН можно только компенсацию за эксплуатацию автомобиля или мотоцикла. За другое имущество — нельзя. Ведь в Кодексе четко прописано: компенсация учитывается в расходах только по нормам, установленным законодательством. А такие нормы есть лишь для машин и мотоциклов.

Как поступить. Спишите компенсацию по авто и мотоциклу, но лишь в пределах норм.

Нормы маленькие:

  • 1 200 ₽ в месяц — за легковой автомобиль с объемом двигателя до 2000 см³ включительно и 1 500 ₽ в месяц — свыше 2000 см³;
  • 600 ₽ в месяц — за мотоцикл.

Провели спецоценку рабочих мест

В чем опасность. Спецоценка не входит в закрытый список затрат по УСН. Значит, учесть ее нельзя .

Как поступить. Не включайте стоимость специальной оценки условий труда в расходы при упрощенке. Поскольку чиновники против ее учета. Тот факт, что вы проводите данную процедуру в силу закона, не имеет значения. Затраты все равно нельзя учесть.

Судебная практика относительно списания спецоценки еще не сложилась. Поэтому идти в суд может быть рискованно.

Купили питьевую воду для сотрудников

В чем опасность. Вода для сотрудников относится к расходам на обеспечение нормальных условий труда. А они в перечень расходов на упрощенке не входят.

Как поступить. Если не хотите споров, лучше не учитывайте затраты. Так как чиновники против их списания.

Если готовы идти в суд, можете признать затраты на воду. Практика показывает, что в суде можно отстоять необходимость покупки воды. Арбитры считают данные расходы обоснованными. Поскольку они обязательны в силу ТК РФ — обеспечивают нормальные условия работы сотрудников (ст.163 ТК РФ).

А также удовлетворяют их бытовые нужды (ст. 22 и 223 ТК РФ). Значит, списать траты можно. Правда, вероятность доказать в суде свою правоту невелика. Так как решения арбитров уже старые. И есть риск, что сейчас судьи могут ориентироваться на более свежие письма Минфина, что не в пользу упрощенцев.

Купили добровольную медстраховку сотрудникам

В чем опасность. Могут быть проблемы с учетом затрат, если договор ДМС заключили на срок меньше года. Либо если в трудовом договоре с работником не указали, что медстраховка оплачивается работодателем.

Как поступить. Учтите стоимость страховки как расходы на оплату труда. Но только если у вас выполняются следующие условия:

  • страховой договор вы заключили как минимум на один год;
  • условие о виде и порядке ДМС за ваш счет прописали в коллективном или трудовом договоре с сотрудником. Если такого положения там нет, внесите его дополнительным соглашением. Примерный образец допсоглашения мы привели справа;
  • у организации, с которой вы заключили договор ДМС, есть лицензия на работу. Как правило, номер лицензии указывается в договоре страхования. Если его там нет, запросите у организации копию лицензии или попросите прописать ее номер в контракте.

Если отмеченные условия не соблюдаются, признать расходы вы не сможете. Отстоять их в суде также не получится. Так как все условия для учета затрат четко прописаны в Налоговом кодексе РФ.

При подсчете расходов на оплату труда не учитывайте затраты по договорам обязательного страхования работников, добровольные взносы работодателей на накопительную часть пенсии. А также расходы по договорам добровольного личного страхования, в том числе расходы на ДМС.

Важное обстоятельство. Расходы на ДМС работников можно списать при УСН. Но не более чем 6% от общей величины затрат на оплату труда.

Пример учета расходов на добровольную медстраховку работников

ООО «Успех» применяет УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы» и занимается производством обуви. 1 июля 2016 года фирма заключила договор добровольного медстрахования работников.

И в этот же день перечислила взносы по договору в сумме 120 000 ₽. Договор со страховой компанией заключен на один год. Трудовой договор с работником содержит условие об оплате ДМС за счет компании. Страховая организация имеет соответствующую лицензию.

Расходы на оплату труда за 9 месяцев 2016 года без учета добровольных взносов составили 1 400 000 ₽.

В налоговом учете при УСН 30 сентября бухгалтер отразила в расходах сумму добровольных взносов, не превышающую 6% от расходов на оплату труда, — 84 000 ₽:

1 400 000 ₽ × 6%

Арендовали квартиру для командировок

В чем опасность. Учесть расходы на аренду квартиры можно только за те дни, когда там проживали сотрудники. Арендную плату за период, когда квартира пустовала, списать нельзя.

Как поступить. Если не хотите споров, действуйте так. Самостоятельно посчитайте сумму арендной платы, которую можно отнести на расходы по итогам месяца. Для этого составьте бухгалтерскую справку.

В ней укажите стоимость аренды, время, в течение которого жили работники в квартире. Это время определите на основании приказов о командировке, авансовых отчетов, билетов и пр. Затем цену аренды поделите на количество дней в месяце и умножьте на число дней проживания работников. Так вы получите сумму, которую можно списать при упрощенке.

Если готовы отстаивать траты в суде, спишите расходы полностью. Ведь НК РФ разрешает учитывать расходы на аренду жилья в командировке в полном размере. Арбитры в этом вопросе иногда встают на сторону налогоплательщиков. Особенно если стоимость аренды квартиры ниже трат на гостиницу.

Пример расчета расходов на аренду квартиры в командировке

1 июля 2016 года ООО «Успех» арендовало квартиру в Санкт-Петербурге для проживания работников в командировке. И заплатило за месяц аренды 45 000 ₽. В июле в командировку поехали два работника: Г. Л. Симонов — с 4 по 8 июля 2016 года (5 дней), П. Р. Алхов — с 18 по 22 июля (5 дней). Всего 10 дней.

Бухгалтер списала на расходы арендную плату в сумме 14 516,12 ₽:

(45 000 ₽: 31 дн) ×  10 дн

Получили выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП на контрагента

В чем опасность. Расходы на получение выписки из госреестров юрлиц и предпринимателей прямо не предусмотрены при УСН. Поэтому списывать их рискованно.

Как поступить. Лучше не признавайте в расходах плату за выписку из ЕГРЮЛ и ЕГРИП. Несмотря на то что ее стоимость небольшая (обычная выписка стоит 200 ₽, срочная — 400 ₽), чиновники не разрешают ее списывать. Объясняя это тем, что плата за выписку не является госпошлиной. Значит, списать ее нельзя.

Против учета расходов на выписку и судьи. Поэтому идти в суд не рекомендуем.

Заплатили неустойку по договору

В чем опасность. Неустойки нет в списке расходов по УСН. Поэтому списывать ее нельзя.

Как поступить. Не включайте стоимость неустойки по договору в расходы при упрощенке. Чиновники против ее учета. А судебная практика отсутствует.

Напомним, законные проценты появились с 1 июня 2015 года. Их обязаны платить должники кредиторам по денежным задолженностям за каждый день просрочки. Причем даже если проценты не предусмотрены договором. Не перечислять проценты можно, только если такое условие изначально предусмотреть в договоре.

Поэтому законные проценты вы можете списать при УСН как любые проценты. Это подтвердил и Пленум Верховного суда РФ в постановлении от 24.03.2016 № 7.

Важное обстоятельство. Неустойку нельзя учесть при упрощенке. А вот законные проценты списать можно.

Предприниматель оплатил свое обучение

В чем опасность. Оплата обучения — это личные нужды индивидуального предпринимателя. Они не предусмотрены перечнем расходов при упрощенной системе (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Как поступить. Не списывайте расходы на обучение предпринимателя. Чиновники против учета таких затрат. В суде также отстаивать затраты бесполезно. Так как личные нужды бизнесмена не являются расходом при упрощенной системе. Это собственные траты ИП как физлица. Поэтому учесть их нельзя.

А вот расходы на обучение сотрудников учесть можно. Списать разрешается затраты на подготовку и переподготовку штатных работников. При этом расходы должны соответствовать нормам, указанным в пункте 3 статьи 264 НК РФ. Обучение должно проводиться:

  1. в интересах работодателя;
  2. российской организацией, которая имеет лицензию на образовательную деятельность, или иностранной образовательной организацией с соответствующим статусом;
  3. по основным профессиональным образовательным программам или дополнительным профессиональным программам.

Нюансы, требующие особого внимания:

  1. Учесть разовые премии вы можете, только если предусмотрели их трудовым договором и выплатили сотрудникам за работу. Премии к празднику признавать рискованно. Чиновники не считают их расходом на оплату труда.
  2. Из расходов на благоустройство в суде можно отстоять только затраты на укладку асфальта. Остальные списывать опасно.
  3. Вместо компенсации за использование имущества сотруднику выгоднее платить арендную плату.

С сайта: https://ipprosto.info/journal/top-10-opasnyh-rashodov-pri-uproshhenke/

 

Особенности учета ГСМ на предприятии

Использование любого вида транспорта на предприятии неразрывно связано с учетом ГСМ. В статье разберемся с особенностями учета горюче-смазочных материалов. Что такое нормы расхода ГСМ, как их рассчитать, как списать ГСМ в расходы предприятия, как происходит бухгалтерский учет списания топлива и какие проводки выполняются? На все эти вопросы постараемся ответить в статье ниже.

Учет ГСМ на предприятии и расчет нормы его расхода обычно вызывает массу вопросов у бухгалтеров. Правильное списание расходов на эксплуатацию и обслуживание транспортных средств очень важно, ведь эти расходы уменьшают базу для исчисления налога на прибыль.

Прежде всего, нужно помнить, что расходы на горюче-смазочные материалы должны быть правильно рассчитаны, документально подтверждены и экономически обоснованны. Это очень важный момент, ведь только при соблюдении трех вышеуказанных условий затраты на ГСМ можно списать в расходы организации. Вы должны быть готовы к тому, что при любой проверке налогового органа вы сможете обосновать необходимость таких затрат, сможете предъявить все подтверждающие документы.

Понятие ГСМ

Начнем с того, что разберем само понятие «ГСМ», что оно в себя включает.

Расшифровка ГСМ – «горюче-смазочные материалы». Из названия понятно, что сюда входит не только топливо, но и сопутствующие материалы, необходимые для нормального функционирования транспортного средства.

К ГСМ относится:

  • Все виды топлива (газ, дизель, бензин);
  • Смазочные материалы (масла, смазки, применяемые в процессе ремонта, обслуживания и эксплуатации транспорта);
  • Тормозные, охлаждающие жидкости.

Порядок списания горюче-смазочных материалов

Горюче-смазочные материалы списываются в расходы на основании, так называемых, нормативов. Что это за нормативы и откуда их брать?

Прежде всего, нужно отметить, что существуют нормативы списания ГСМ, установленные Минтрансом России. Но использование этих норм не обязательно, Налоговый кодекс РФ допускает разработать собственные нормы расходования ГСМ и использовать их для списания.

С утвержденными Минтрансом нормами все понятно, берете установленный норматив на списание топлива и прочих сопутствующих материалов для вашего вида транспорта и списываете.

Если же вы хотите разработать свои нормы, то читайте ниже.

Расчет нормы расхода топлива

Расчет нормы списания ГСМ можно провести двумя способами:

  1. Воспользоваться имеющейся к транспортному средству технической документации, на основании которой разработать нормы использования топлива и смазочных материалов в зависимости от сезонности, времени года (так зимний расход топлива значительно превышает летний), также важно учесть и загруженность дорог.
  2. Установить нормы на основании анализа фактического использования транспорта и проведения замеров. Этот способ используется значительного чаще первого, поэтому разберем его более подробно.

Как правильно произвести замеры расхода топлива?

Первым шагом будет создание комиссии для контроля правильных замеров.

Замеры использования топлива проводятся следующим образом: пустой бак транспорта по максимуму заполняется топливом, отмечается количество залитого топлива, записываются данные спидометра. После этого транспорт используется в обычном режиме до тех пор, пока топливный бак не опустеет, после чего опять записываются данные спидометра.

Путем вычитания из последнего показания спидометра начального получается пробег автомобиля — количество километров, которые транспорту удалось проехать на полном баке топлива. Теперь рассчитывается расход топлива на 1 км, для чего делится объем залитого топлива на расстояние, которое проехал автомобиль на этом топливе. Это и будет нормой расхода топлива.

Так как условия использования транспортного средства могут значительно отличаться, то необходимо провести замеры в различных условиях. При проведении замеров расхода ГСМ нужно учесть:

  • время года (провести замеры в холодное и теплое время года);
  • загруженность транспорта;
  • насколько затруднено движение по дорогам (наличие дорожных пробок);
  • простои автомобиля с включенным двигателем.

Проведя замеры в различных условиях, получаются несколько нормативов, которыми и следует руководствоваться в процессе списания топлива в расходы.

Кроме этого, предприятие может пойти и несколько иным путем: провести замеры для стандартной ситуации, а для различных отклонений условий эксплуатации от нормы разработать поправочные коэффициенты.

Полученные результаты нужно утвердить актом, который подписывают члены созданной ранее комиссии.

Определяя и устанавливая для себя нормы и лимита использования ГСМ, нужно помнить, что полученные величины должны быть обоснованны экономически, не завышены. Не стоит искусственно завышать нормативы потребления, ведь у Налоговой инспекции могут возникнуть не очень приятные для вас вопросы.

Расчет нормы расхода ГСМ разобрали, теперь рассмотрим, как происходит бухгалтерский учет ГСМ на предприятии, какие проводки необходимо выполнять в процессе эксплуатации.

Бухучет ГСМ и проводки

Горюче-смазочные материалы в бухгалтерии списываются либо в расходы на продажу (для торговых организаций), либо на себестоимость продукции (для производственных организаций).

Таким образом, счет бухгалтерского учета, на которые следует относить затраты на ГСМ – это 44 или 20 (23, 26). Дебет этих счетов корреспондирует с кредитом счета учета материалов (счет 10), на котором для учета топлива и смазочных материалов открыт отдельный субсчет.

Проводка по списанию ГСМ:

Д20, 23, 26 (44) К10.3 – списана стоимость использованных ГСМ в расходы предприятия.

20-й счет используется в том случае, если транспорт эксплуатируется на рабочие нужды, например, доставка товара клиентам.

23-й счет, как правило, применяется крупными предприятиями, имеющими большее количество транспортных средств.

На 26-й счет списываются ГСМ по транспорту, используемому в служебных целях.

Логично было бы выполнить проводку по списанию ГСМ на величину истраченного фактически топлива, но, как правило, очень сложно определить точное количество используемого топлива, поэтому и списываются горюче-смазочные материалы по установленным нормам.

Принимаются ГСМ к учету в бухгалтерском учете на 10-й счет.

Приобретаются материалы, как правило, за наличные или безналичный расчет. В первом случае наличные деньги даются водителю под отчет, после закупа необходимых ГСМ водитель отчитывается по истраченной сумме с помощью авансового отчета.

Оставшиеся у водителя деньги сдаются в кассу предприятия. При покупке материалов за безналичный расчет, происходит списание безналичных денежных средств с расчетного счета предприятия.

Проводки при этом выглядят следующим образом:

  • Д71 К50 – выданы наличные деньги под отчет.
  • Д10.3 К71 – приняты к учету материалы, купленные за наличный расчет.
  • Д60 К51 – перечислена оплата поставщику.
  • Д10.3 К60 – приняты к учету материалы, купленные за безналичный расчет.
  • Д19 К60 – выделен НДС по приобретенным материалам (если выделяется).

Любая проводка выполняется только на основании оправдательного документа.

Проводка по списанию ГСМ выполняется на основании путевого листа и акта на списания ГСМ. Путевой лист можно использовать для списания топлива в расходы, а акт – для списания прочих смазочных материалов.

Проводка по принятию ГСМ к учету выполняется на основании авансового отчета и документа, подтверждающего факт оплаты, например, чек (при наличном расчете) или накладная, счет-фактура и документы, подтверждающие оплату (при безналичном расчете).

Помимо вышеуказанного, учет ГСМ на предприятии включает в себя также проведения периодической инвентаризации (ежедневно, еженедельно, ежемесячно – по усмотрению самой организации).

Для того, чтобы сверить остатки топлива с учетными данными, можно пойти двумя путями.

В бак автомобиля долить бензин или другое используемое топлива до полного бака, далее от объема полного бака отнять долитый объем, после чего полученное значение сверить с данными счета 10.3.

Слить из бака остатки топлива, измерить их количество и сверить с учетными данными на 10-м счете.

С сайта: http://buhland.ru/osobennosti-ucheta-gsm-na-predpriyatii/

 

Расходы на служебный автомобиль: тонкости учета

1. Какие расходы на содержание и эксплуатацию служебного автомобиля принимаются в целях налогообложения, а какие – нет.

2. В каком порядке учитываются расходы на ГСМ, ТО, страхование служебного автомобиля и другие для расчета налога на прибыль и при УСН.

Большинство организаций и предпринимателей в своей деятельности не обходятся без транспортных расходов на доставку товара, на служебные поездки сотрудников и т. При этом каждый руководитель решает «транспортный вопрос» по-своему, исходя из потребностей и возможностей бизнеса.

В этой статье предлагаю рассмотреть вариант использования служебного автомобиля, принадлежащего организации или ИП и используемого в хозяйственной деятельности. А точнее, разберем порядок учета расходов, связанных с эксплуатацией служебного автомобиля, для целей налогообложения. Как известно, использование автомобиля, а тем более интенсивное, — процесс довольно затратный, поэтому важно понимать, какие из этих затрат уменьшают налоговую нагрузку, а какие нет.

Расходы на ГСМ

Расходы, которых невозможно избежать в процессе эксплуатации автомобиля, конечно, это расходы на ГСМ. При расчете налога на прибыль расходы на содержание служебного транспорта, к которым относятся и расходы на ГСМ, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 11 п. 1 ст.

264 НК РФ). При применении УСН с объектом «доходы – расходы» налогоплательщик также имеет право учесть расходы на бензин, поскольку расходы на содержание служебного транспорта прямо поименованы в закрытом перечне расходов при УСН (пп. 12 п. 1 ст. 346.

Расходы для целей налогообложения должны быть подтверждены документально.

Частый вопрос, с которым сталкиваются налогоплательщики: по каким нормам нужно рассчитывать расходы на ГСМ, чтобы принять их к налоговому учету. В НК РФ прямо не установлена обязанность нормировать расходы ГСМ для служебного транспорта, учет по нормам предусмотрен только для компенсаций сотрудникам за использование личного транспорта. Кроме того, Распоряжение Минтранса России от 14. 03. 2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» содержит нормы расхода ГСМ, обязательные для применения только автотранспортными организациями. На основании этого, можно сделать вывод, что налогоплательщик вправе самостоятельно разработать и утвердить нормы расхода ГСМ, при этом он может использовать нормы Минтранса (Письма Минфина РФ от 27. 01.2014 № 03-03-06/1/2875, от 03. 06. 2013 № 03-03-06/1/20097, от 30. 01. 2013 № 03-03-06/2/12).

Самый безопасный вариант – учитывать расходы на ГСМ по нормам Минтранса, однако он не всегда самый выгодный. Поэтому если Вы приняли решение учитывать расходы на бензин по самостоятельно разработанным нормам, максимально приближенным к фактическому расходу, обратите внимание на обоснование этих норм (техническая документация к автомобилю, официальная информация производителя транспортного средства, контрольный замер расхода топлива и т. Применяемые нормы, их обоснование и порядок расчета расходов на ГСМ необходимо закрепить в приказе руководителя и учетной политике для целей налогообложения.

Технический осмотр

Прохождение технического осмотра является необходимым условием эксплуатации автомобиля в соответствии с законодательством РФ (ст. 17 Федерального закона от 10.12. 1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»). Поэтому есть все основания отнести расходы на техосомтр к расходам на содержание служебного транспорта и, соответственно, включить их в состав расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль и УСН.

Документами, подтверждающими расходы на проведение технического осмотра, могут служить копия диагностической карты, талона технического осмотра, чек ККТ, платежное поручение или другой документ об оплате услуг оператора технического осмотра. Если по результатам ТО выявлены нарушения, то расходы на их устранение также могут быть учтены для целей налогообложения.

Расходы на ремонт автомобиля

Расходы на ремонт служебного автомобиля учитываются при расчете налога на прибыль в составе расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ). В случае применения УСН расходы на ремонт автомобиля также уменьшают налогооблагаемую базу (пп. 3 п.1 ст. 346. 16 НК РФ).

Ремонт может осуществляться либо своими силами (ремонтного отдела, специалиста по ремонту) либо силами сторонней организации. Каких-либо ограничений по способу проведения ремонта НК не содержит, главное, чтобы в наличии были документы, подтверждающие понесенные расходы. Если ремонт осуществляется сторонней организацией, то необходим договор на ремонт автомобиля, акт выполненных работ, калькуляция или смета затрат. Если ремонт выполняется своими силами, то подтверждением расходов могут служить смета затрат, накладные на внутреннее перемещение материалов (лимитно-заборные карты). Кроме того, обязательным условием учета расходов при УСН является их оплата, поэтому к числу подтверждающих документов добавятся платежные поручения, чеки ККТ или квитанции об оплате.

Расходы на мойку

Несмотря на то, что без мойки эксплуатация автомобиля теоретически возможна, расходы на мойку могут быть учтены в составе расходов на содержание служебного транспорта для расчета налога на прибыль, о чем свидетельствует Письмо Минфина России от 20. 06. 2006 № 03-03-04/1/530. Аналогичный вывод можно сделать и относительно учета расходов на мойку при применении УСН. Особое внимание при этом нужно обратить на подтверждающие документы. Если оплата происходит в безналичном порядке, то проблем с подтверждением возникнуть не должно: платежное поручение, акт об оказанных услугах. Однако чаще всего водители рассчитываются за услуги мойки наличными, в этом случае необходимо проконтролировать наличие чека ККТ и правильно оформленного товарного чека или квитанции (если станция автомойки не применяет ККТ).

Товарный чек и квитанция должны содержать обязательные реквизиты первичных документов (п.2 ст. 9 Федерального закона от 06. 12. 2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), кроме того квитанция, выдаваемая взамен чека ККТ, должна отвечать требованиям, предъявляемым к бланкам строгой отчетности (п. 3 Постановления Правительства РФ от 06. 05. 2008 № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники»). Лучше с этими требованиями ознакомить сотрудников, эксплуатирующих автомобиль, чтобы они проверяли правильность оформления документов на месте.

Расходы на услуги платной стоянки

В целях исчисления налога на прибыль налогоплательщик имеет право учесть расходы на платную автостоянку служебного автомобиля в составе расходов, связанных с его содержанием (Письмо Минфина России от 27.04. 2006 N 03-03-04/1/404).

Таким образом, есть основания учитывать расходы на автостоянку и для расчета налога при УСН. Подтверждающие документы и порядок их оформления в данном случае будут аналогичны рассмотренным в предыдущем пункте.

Расходы на страхование автомобиля

Для отражения в налоговом учете расходов на автострахование большое значение имеет вид страхования: обязательное (ОСАГО) или добровольное (КАСКО).

При расчете налога на прибыль уменьшить налогооблагаемую базу можно на расходы как по обязательному, так и по добровольному страхованию служебного автомобиля (п. 1 ст. 263 НК РФ). Расходы на добровольное страхование служебного транспорта от угона и ущерба учитываются в сумме фактических затрат по договору страхования (Письмо Минфина России от 20. 02.2008 № 03-03-06/1/119).

А расходы по обязательному страхованию могут быть приняты к налоговому учету только в пределах установленных законодательством РФ тарифов (п. 2 ст. 263 НК РФ). В настоящее время тарифы по договорам ОСАГО установлены Постановлением Правительства РФ от 08. 12.

Расходы по договору страхования служебного автомобиля учитываются в целях расчета налога на прибыль в периоде фактической оплаты страховой премии. Однако если срок страхования охватывает несколько отчетных периодов, а оплата произведена одним или несколькими разовыми платежами, то к налоговому учету такие расходы нужно принимать равномерно в течение всего срака действия договора страхования.

Сумма расходов, принимаемая в отчетном периоде, будет рассчитываться пропорционально количеству дней действия договора страхования в этом отчетном периоде.

При УСН учесть в налоговых расходах можно только выплаты по договору обязательного страхования ОСАГО (пп. 7 п. 1 ст. 346. 16 НК РФ), поскольку выплаты по договорам добровольного страхования не входят в закрытый перечень принимаемых расходов. При этом расходы по договору ОСАГО уменьшают налогооблагаемую базу по налогу при УСН в том же порядке, что и для расчета налога на прибыль (п. 2 ст.346. 16 НК РФ), то есть в пределах тарифов, установленных Постановлением Правительства РФ от 08. 12. 2005 № 739.

Страховая премия по договору ОСАГО принимается к учету единовременно в момент оплаты, независимо от срока действия договора; равномерное списание в расходы не допускается (п. 2 ст. 346.

Штрафы ГИБДД

С одной стороны, штрафы за нарушение Правил дорожного движения не являются необходимым условием эксплуатации служебного транспорта, но, с другой стороны, при интенсивном использовании автомобиля штрафов ГИБДД сложно избежать даже самому опытному водителю.

Более того, затраты на оплату «штрафных» квитанций могут достигать весьма значительных сумм.

Во-первых, штрафы прямо указаны в числе расходов, не учитываемых при налогообложении прибыли (п. 2 ст.270 НК РФ), а также они не входят в закрытый перечень расходов, учитываемых при УСН.

Во-вторых, расходы принимаются к налоговому учету при условии их обоснованности, то есть экономической целесообразности (п. 1 ст. 252 НК РФ). Очевидно, что расходы на оплату штрафов ГИБДД не являются обоснованными, поскольку они не направлены не осуществление приносящей доход деятельности.

Итак, мы рассмотрели основные расходы, которые возникают у налогоплательщиков в связи с эксплуатацией служебного автомобиля. Сейчас предлагаю подвести итог, какие расходы можно учесть для целей налогообложения, а какие нельзя.

Расходы Налог на прибыль УСН
1 Расходы на ГСМ Учитываются(пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ) Учитываются(пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)
2 Расходы на технический осмотравтомобиля Учитываются(пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ) Учитываются(пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)
3 Расходы на ремонт автомобиля Учитываются(пп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ) Учитываются(пп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)
4 Расходы на мойку Учитываются(пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ) Учитываются(пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)
5 Расходы на услуги платной стоянки Учитываются(пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ) Учитываются(пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)
6 Расходы на страхование ОСАГО Учитываются в пределах тарифов, установленных законодательством РФ (п. 1 ст. 263 НК РФ)(п. 2 ст. 263 НК РФ) Учитываются в пределах тарифов, установленных законодательством РФ (пп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)(п. 2 ст. 346.16 НК РФ)
7 Расходы на страхование КАСКО Учитываются(п. 1 ст. 263 НК РФ) Не учитываются(п. 1 ст. 346.16 НК РФ)
8 Штрафы ГИБДД Не учитываются(п. 2 ст. 270 НК РФ) Не учитываются(п. 1 ст. 346.16 НК РФ)

Таким образом, большинство затрат на содержание и эксплуатацию служебного автомобиля, используемого в хозяйственной деятельности, уменьшают налогооблагаемую базу. В этом состоит главное преимущество использования собственного автомобиля перед, например, использованием личного транспорта сотрудников с выплатой им компенсации, размер которой лишь частично включается в налоговые расходы.

С сайта: http://buh-aktiv.ru/rashody-na-sluzhebnyj-avtomobil-tonkosti-ucheta/

UCV — это какие расходы и доходы: расшифровка, возмещение транспрортного налога

При использовании личного имущества сотрудников в служебных целях компания обязана ему выплатить соответствующую компенсацию, а также возместить расходы, связанные с использованием этого имущества. Казалось бы, если речь идет об использовании личного автомобиля работника, то к возмещаемым расходам вполне можно отнести и стоимость бензина.

Однако по сей день такой подход чреват возникновением претензий со стороны налоговых органов. Поэтому при необходимости использовать имущество сотрудников для налоговых целей имеет смысл, что называется, пойти иным путем.

Статья 188 Трудового кодекса гласит, что при использовании работником с согласия работодателя и в его интересах своего личного транспорта работнику выплачивается компенсация за использование и износ (амортизацию) личного транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием (при условии их документального подтверждения). Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

В свою очередь, в силу положений подпункта 4 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса (далее — Кодекс) компенсация и возмещение затрат учитываются в расходах по налогу на прибыль на дату их выплаты в размере, предусмотренном этим самым письменным соглашением с работником.

Однако здесь есть как минимум одно «но». Дело в том, что согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 Кодекса расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются только в пределах норм. Таковые определены в Постановлении Правительства от 8 февраля 2002 г.

Объем двигателя легкового автомобиля Норматив расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль (руб/мес.)
До 2 000 куб. см включительно 1 200
Свыше 2 000 куб. см 1 500

Таким образом, суммы «личных» компенсаций, превышающие установленный норматив, компании не могут списать на расходы при исчислении налога на прибыль. Собственно говоря, с этим никто и не спорит. Вопрос в другом.

Согласно ТК сотруднику помимо «личной компенсации» возмещаются и расходы, связанные с использованием в служебных целях его автомобиля. Каких-либо специальных норм, которые бы ограничивали сумму такого возмещения для целей налогообложения прибыли, Кодекс не содержит. Соответственно, это нам дает основание утверждать, что если возмещение расходов на бензин предусмотрено соглашением, заключенным сотрудником, а их размер подтвержден документально, то никаких препятствий для их учета в составе расходов по налогу на прибыль как таковых нет. Однако не тут-то было.

Либо компенсация, либо расходы на бензин?

Минфин в письме от 10 апреля 2017 г. N 03-03-06/1/21050 заявил, что «личные» компенсации уже включают в себя возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт), а потому стоимость расходов на бензин, возмещаемых работнику, использующему личный транспорт в служебных целях, нельзя повторно учесть в составе расходов.

Аргументы против

В то же время на сегодняшний день письмо Минфина от 21 июля 1992 г. N 57 уже отменено. Плюс ко всему совершенно очевидно, что установленные нормы «личных» компенсаций, если в них еще и заложены затраты на ГСМ, давно устарели.

Сейчас в среднем один литр бензина АИ-95 стоит около 38 руб. Соответственно, чтобы уложиться в норматив, «личный» автомобиль с двухлитровым двигателем должен «съесть» чуть более 30 литров (1 200 руб. 38 руб. Если говорить опять же в «среднем», то проехать на этом автомобиле можно будет около 300 км за месяц (!). Очевидно, что при таком раскладе в дальнюю командировку на личном транспорте сотруднику будет отправляться просто накладно.

Немного о «личном»

С «личными» компенсациями сопряжена и еще одна налоговая проблема. Дело в том, что статьей 188 ТК предусмотрена выплата компенсации за использование именно личного имущества работника. И, как разъяснил Минтруд в письме от 13 ноября 2015 г.

N 17-3/В-542, возмещение расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, Трудовым кодексом не предусмотрено. Исключение чиновники делают только для случаев, когда сотрудник управляет по доверенности автомобилем супруги, который был им приобретен в браке (см. Минтруда от 27 июля 2016 г.

Альтернативный вариант

Как видим, в настоящее время компаниям, которые выплачивают сотрудникам «личные» компенсации, с точки зрения возникновения налоговых рисков безопаснее не учитывать в расходах возмещенные им затраты на бензин. При таких обстоятельствах имеет смысл подумать об ином оформлении отношений с работником. К примеру, можно взять его.

Соответственно, и арендную плату, и затраты на ГСМ можно будет учитывать в составе расходов в общем порядке (при условии их экономической обоснованности и наличия документального подтверждения). Минусы в данном случае тоже есть: в отличие от «личных» компенсаций, предусмотренных ТК, арендная плата должна быть включена в базу по НДФЛ. Страховыми же взносами ни «личные» компенсации, ни выплаты по договору аренды не облагаются (см. Страховые взносы на выплаты по договору аренды) (п. 4 ст. 420 НК, письмо ФНС от 7 февраля 2017 г.

В завершение отметим, что нормы «личных» компенсаций для целей налогообложения прибыли установлены только для случаев, когда в служебных целях используется личный легковой (!) автомобиль сотрудника.

То есть для грузовиков таких норм не предусмотрено. Соответственно, при использовании в предпринимательской деятельности личного грузового автомобиля работника выплачиваемая ему компенсация учитывается в составе расходов в размере, предусмотренном в соглашении, подписанном с данным работником.

С сайта: http://отрасли-права.рф/article/23990

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *