Правила и срок хранения первичных бухгалтерских документов, а также способы уничтожения

Бухгалтер широкого профиля с 15-летним опытом. Сейчас уже на пенсии, чтобы не закиснуть изучаю, что изменилось в отрасли, собираю интересные мне материалы. Надеюсь, они будут полезны и вам в вашей работе — пока экономика работает, без бухгалтерии не обойтись.

Правила и срок хранения первичных бухгалтерских документов, а также способы уничтоженияС каждым днём документация любого предприятия увеличивается, так как сдаются определённые отчёты, заполняются необходимые для хранения справки, а также другие бумаги, которые не отправляются в отдельные службы, а остаются на счету организации. Если руководство не желает хранить документы, у которых уже истёк срок действия, но они носят в себе важный материал, то можно договориться о безопасном уничтожении бумаг. Это проводится для того чтобы нужная информация не попала в руки конкурентов. Также возможно заключить договор с архивными компаниями, которые сохранят документы до окончания их срока, а далее утилизируют согласно условиям сделки, если они не понадобятся ранее.

Оглавление

Таблица сроков хранения документов в организациях в 2018 году, сроки хранения первичных документов — бухгалтерия

С каждым днем архив данных любой организации возрастает. Некоторые документы имеют бессрочную информативную стоимость, а другие быстро теряют практическую ценность.

Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.

Общие сроки сохранения документации

Для разного типа документации разработаны определенные сроки хранения:

  • временный – до 10 лет;
  • долгосрочный – более 10 лет;
  • постоянный.

Дела долгосрочной и постоянной периодики сохранения по завершении передают на хранение специальным подразделениям (на 2 года в справочных целях). После переходят в раздел архивных документов.

Период сохранения данных не зависит от носителя информации (электронный, бумажный). На ценность документа влияет содержащаяся в нем информация.

Назначается специальная экспертиза, которая определяет необходимость дальнейшего использования дела. Обозначают документы, которые могут быть использованы в интересах (или против) государства, общества, науки, отдельных лиц и пр.

Основные цели проводимой экспертизы ценности документов

В делопроизводстве организации или предприятия, в государственных архивах не обойтись без специализированной экспертной оценки документов.

Основная цель экспертизы:

  1. Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа.
  2. Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность.
  3. Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.
  4. Оценка документации, имеющей:
    • политическую;
    • хозяйственную;
    • научную;
    • культурную и пр. ценность

Вопросы хранения, укомплектования, учета и дальнейшего назначения документов регулирует Закон об архивном деле.

В процессе экспертной деятельности был составлен и утвержден перечень из 12 разделов типовых документов (с четким указанием периода их хранения), которые появились в результате функциональной деятельности государственных структур, учреждений, предприятий и пр.

I и IV разделы

Из установленного перечня оживленный интерес вызывают I и IV разделы. Ведение документации и ее хранение в обеих сферах тесно взаимосвязаны. Ведь от правильного оформления и сохранения кадровых дел, зависят дальнейшие бухгалтерские начисления.

Учет кадровых документов (I)

Сохранению подлежат подлинники и копии кадровых документов организации.

Период сохранения документации:

  1. 1 год:
    • журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
    • данные лиц, не принятых на работу;
    • графики предоставленных отпусков.
  2. 3 года:
    • учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
    • записи о трудовой дисциплине;
  3. 5 лет:
    • акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
    • выписки по улучшению условий и охраны труда;
    • документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
    • данные о командировках;
  4. 75 лет:
    • характеристики и личные карточки сотрудников;
    • трудовые договоры работников;
  5. 50 лет (до востребования владельцем):
    • личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
  6. Постоянно:
    • коллективные договоры;
    • личные дела руководителей.

Бухгалтерские документы(IV)

К документам бухгалтерского учета государственной структуры применяют отдельные условия и сроки хранения.

Первичная документация, данные учетных регистров, балансы, отчеты после обработки обязательно хранятся в специальном помещении (закрытом шкафу) до перевода их в архив организации. Бланки строгой отчетности хранят в сейфах или металлических шкафах. Ответственность за сохранность дел несет лицо, уполномоченное главным бухгалтером.

В случае утери, порчи, несанкционированной передачи бухгалтерских документов руководитель предприятия обязательно уведомляет правоохранительные органы.

Изъятие (тем более уничтожение) документации происходит согласно требованиям, установленным действующим законодательством.

Общепринятые периоды хранения:

  • первичных документов, бланков – не менее 3 лет;
  • кассовых документов, подлежащих финансовому мониторингу (информация о финансовых операциях), – 5 лет;
  • расчетные и платежные ведомости – 75 лет (если нет лицевого счета).

Не допускается изъятие дел по окончании периода хранения, без проведения проверки налоговой службой за указанный период.

Решение об уничтожении или переводе дел в раздел архивных принимает специальная комиссия.

Развернутые данные, касающиеся каждого пункта перечня типовых документов можно детально рассмотреть в сформированной и утвержденной таблице.

Вид документа Срок хранения Примечание
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним:
по основной деятельности постоянно присланные для сведения – до минования надобности
по личному составу 75 лет ЭПК. О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках – 5 лет
по административно-хозяйственным вопросам 5 лет
Бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним:
сводные годовые постоянно
годовые постоянно
квартальные 5 лет при отсутствии годовых – постоянно
месячные 1 год при отсутствии квартальных – постоянно
передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные запискик ним постоянно
аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к годовымбалансам и отчетам Постоянно
переписка об утверждении иуточнении балансов и отчетов 5 лет
документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении иутверждении балансов и отчетов постоянно квартальные — 5 лет
сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговыхорганах 5 лет после снятия с учета
отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому,социальному, занятости) постоянно
Отчеты по налогам:
годовые постоянно
квартальные 5 лет при отсутствии годовых – постоянно
месячные 1 год при отсутствии квартальных – 5 лет
документы (расчеты, справки, таблицы, сведения) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней. Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения,взимания акцизных и других сборов 5 лет ЭПК
документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизными другим сборам 5 лет ЭПК
документы о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня и во внебюджетные фонды,задолженности по ним 5 лет
Отчеты об исполнении сметы расходов:
сводные годовые Постоянно
годовые Постоянно
квартальные 5 лет при отсутствии годовых – постоянно
Иная документация по ведению производственно-хозяйственной деятельности
синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерскогоучета 5 лет
документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов идр. 5 лет в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордераразработочные таблицы и др.) 5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.). Документы о приеме выполненныхработ (акты, справки) 5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах иперерасчетах между организациями 5 лет
переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списанииматериальных ценностей и др.)
переписка о выдаче и возвратессуд 5 лет
документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах,растратах, хищениях 5 лет
гарантийные письма 5 лет
документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценкестоимости имущества организации постоянно
документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене,приеме-передаче векселей постоянно
договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные), договоры имущественного страхования, с аудиторами(аудиторскими фирмами) 5 лет после истечения срока действия договора (соглашения). ЭПК
договоры о материальной ответственности 5 лет после увольнения материально-ответственного лица
документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений,товарно-материальных ценностей 5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительнойдеятельности 5 лет ЭПК
По учету кадров, оплаты труда и т.п.
лицевые счета работников 75 лет ЭПК
положения о премировании работников 5 лет ЭПК. Эти документы хранятся пять лет после замены новыми
документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат; доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированныедоверенности) 5 лет Срок хранения 5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения. Приотсутствии лицевых счетов эти документы (кроме доверенностей) хранятся 75 лет
переписка о выплате заработной платы; сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов; сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий; документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий,оплате листков нетрудоспособности 5 лет
документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплатеучебных отпусков до минования надобности, но не менее 5 лет
Книги, журналы, карточки учета:
ценных бумаг постоянно
основных средств (зданий, сооружений) 5 лет после ликвидации основных средств при условии завершения проверки (ревизии)
приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежныхпоручений) 5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
хозяйственного имущества; вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовыеи др.) 5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
депонированной заработнойплаты 5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемыхналогом на добавленную стоимость 5 лет с даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии)
депонентов по депозитнымсуммам; доверенностей 5 лет с даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии)

С сайта: http://finbazis.ru/tablica-srokov-xraneniya-dokumentov-v-organizaciyax/

Хранение первичной бухгалтерской и налоговой документации

Первичные бухгалтерские документы содержат информацию обо всех хозяйственных операциях предприятия: поступлениях в кассу, перечислениях по расчетному счету, начислении и выплате заработной платы. Они являются основанием для составления регистров учета. Утрата хотя бы одного из первичных документов искажает данные бухучета и является правовым нарушением.

На основании данных, содержащихся в учете, составляется бухгалтерская отчетность, рассчитываются и уплачиваются налоги, сборы и взносы в бюджеты, фонды разных уровней.

Трудно переоценить значение содержания бухгалтерских документов и соблюдения правил их хранения. Поэтому состояние учета на предприятиях, порядок составления и хранения материалов очень жестко регламентирован законодательством.

Нормативная база, определяющая порядок хранения бухгалтерских документов

Согласно содержанию ст. 17 Закона о бухучете: все организации должны обеспечить хранение бухгалтерских документов 5 и более лет. Рабочий план счетов, учетная политика и электронные носители информации учета должны сохраняться в течение пяти лет после сдачи отчета за год, в котором они использовались.

По содержанию ст. 23 п. 8 Налогового кодекса: предприятие должно обеспечить сохранность бухгалтерских и налоговых документов в течение четырех лет.

Хотя сроки, указанные в законах несколько расходятся, главные бухгалтера и руководители предприятий, ответственные за сохранность документов, предпочитают придерживаться более длительного периода во избежание штрафных санкций, регламентированных КоАП (ст. 15.11).

Более того, ответственные лица обязаны обеспечить надлежащий порядок и хранение бухгалтерских бумаг: специально отведенное помещение, металлические шкафы, специальные сейфы, доступ к которым ограничен. Регламент хранения материалов установлен п.

Порядок передачи документов учета в архив

По истечении срока хранения на предприятии бухгалтерские документы подлежат передаче в архив. Такие услуги предоставляют как государственный или муниципальный архив, так и коммерческие организации. Ответственным за передачу документов на хранение является главный бухгалтер.

Перед сдачей деловых бумаг в архив они подвергаются ручной обработке. Все документы, относящиеся к одному учетному регистру, укладываются в хронологическом порядке и нумерации и подшиваются. Для архива готовится справка о количестве передаваемых материалов. Специализированные организации могут оказывать услуги по хранению документов предприятий в электронном виде.

С сайта: http://orbrm.ru/articles/hranenie_pervichnoj_buhgalterskoj_i_nalogovoj_dokumentacii/

Сроки хранения бухгалтерских документов организации в 2018 году

Обязанность хранить бухгалтерские отчеты, налоговые декларации, регистры и договоры лежит на хозяйствующем субъекте. Они остаются в архиве на протяжении строго определенных периодов.  Представители бизнеса несут ответственность за выполнение нормативных предписаний. Нарушения грозят организациям штрафами и административными санкциями. Требование обусловлено необходимостью контроля.

Документы необходимо не просто иметь в наличии, а подшивать в специальные папки, описывать и опечатывать. Предприниматели, а также руководители юридических лиц обязаны исключить риск уничтожения или изменения данных.

Правовые аспекты организации архива

Ключевыми регламентами по направлению являются законы 125-ФЗ от 22.10.04 и 402-ФЗ от 06.12.11. На их основе специалисты компаний разрабатывают локальные правила. Представителям бизнеса предоставлен выбор:

  • создать собственный архив;
  • передать документацию на хранение в муниципальные или государственные учреждения.

Первый вариант значительно удобнее. Дела в личном архиве можно запрашивать, а с материалов снимать копии. Руководством по формированию структурного подразделения является Приказ Минкультуры РФ № 526 от 31.03. 15.

Формируют отдел или службу на основании распоряжения руководителя компании. Во втором случае организации придется заключать с государственным (муниципальным) учреждением договор и оплачивать услуги.

Базовые правила

Законом 125-ФЗ определен перечень документов, подлежащих обязательной передаче на постоянное хранение (срок свыше 10 лет). Их сдают по описи, подшив в специальные папки.

Прочие бумаги остаются в структурных подразделениях. Ежегодно ответственными должностными лицами проводится экспертиза. Если сведения утратили ценность, документы уничтожают. В личный архив предприятия такие материалы передают на основании особого распоряжения руководителя.

Функции по подготовке дел к хранению возлагают на руководителей внутренних отделов и служб. Процедура включает:

  • проверку наличия по номенклатуре;
  • группировку материалов по содержанию;
  • оценку информационной и юридической ценности.

Дела постоянного хранения закрываются ежегодно. Листы нумеруют, дополняют формой-заверителем и описью. Стандартные документы сшивают с применением бумажных или картонных папок. Неформатные бумаги передают в архив в закрытых коробках. Обложку оформляют с учетом действующих инструкций.

При подготовке нужно помнить о следующих правилах:

  • бумаги временного и постоянного хранения относят к разным группам;
  • в подшивке может присутствовать только один экземпляр документа;
  • дело составляют за календарный год;
  • количество листов в папке не превышает 250 (толщина – до 4 см);
  • при оформлении соблюдают хронологический порядок.

Сколько лет нужно хранить бухгалтерские документы

Перечень сведений, которые следует передавать в архив компании, определен законом 402-ФЗ от 06. 12. 11. Руководитель предприятия отвечает за наличие учетных регистров, деклараций, первичных форм и отчетов.

При расчете сроков хранения нормативный акт предписывает руководствоваться типовыми инструкциями. Так, правовым базисом будет являться приложение к приказу Минкультуры РФ № 558 от 25. 08. 10. Отсчитывать период следует с первых чисел января следующего за передачей года.

По длительности нахождения во внутреннем архиве документы делят на несколько групп:

    1. Постоянные

На протяжении всего периода существования юридическое лицо обязано хранить расчеты и акты оценки основных средств. Не ограничены сроки в отношении документальных свидетельств отчуждения имущества, в том числе соглашений о дарении и лизинге. В папках постоянного хранения должны присутствовать локальные регламенты (например, учетная политика).

    1. Среднесрочные

Не менее 5 лет в архиве организации остаются первичные учетные формы, а также приложения к ним. Хранить необходимо кассовые чеки, журналы, банковские выписки, платежные поручения, акты приемки товаров или нематериальных ценностей, накладные, авансовые отчеты, квитанции. В эту группу включают также хозяйственные договоры краткосрочного характера.

Налоговым законодательством установлена обязанность хранения документов учета на протяжении 4 лет. Норму предписано соблюдать юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям. При этом некоторые статьи НК РФ содержат исключения. Так, плательщики налога на прибыль должны иметь в наличии подтверждение убытков в течение всего периода их списания.

Аналогичное требование предъявляют к лицам, избравшим УСН (15 %). Не менее 6 лет хранят отчеты по начислению страховых взносов. Условие содержится в статье 23 НК РФ и законе 250-ФЗ от 03. 07. 16.

Важные аспекты

Большое влияние на сроки хранения оказывает содержание документов. Например, данные об амортизации и стоимости активов должны быть на предприятии всегда.

Они имеют значение для учета и контроля на протяжении всего периода эксплуатации имущества. В информационных письмах 03-03-06/1/7604 и 03-03-06/1/270 специалисты Минфина РФ дали разъяснения по вопросу. Чиновники настаивают на исчислении 4-летнего срока с момента полной амортизации.

Не остался в стороне и ВАС РФ. До своего расформирования президиум высшей судебной инстанции назвал точкой отсчета день окончания отчетного периода, в котором использовался документ. Придерживаться правила следует в отношении «первички» по убыткам следующего характера:

  • безнадежные долги;
  • потери, поименованные во второй и третьей частях статьи 268 НК РФ.

При определении срока хранения бухгалтерских документов потребуется принять во внимание порядок учета. Так, к моменту реализации имущества должна быть подтверждена стоимость его приобретения.

По аналогии следует действовать в случае продажи материальных запасов и излишков. Дата отчуждения имеет значение при расчете периода хранения документов о материалах, поступивших на склад после демонтажа, ремонта или реконструкции основных средств.

Для частных компаний и предпринимателей формулировка «постоянное хранение» имеет несколько иное толкование. Бумаги, отнесенные к этой категории, следует держать в архиве не менее 10 лет. В дальнейшем их можно передавать в государственные учреждения или уничтожать.

Развитие информационных технологий существенно облегчило хранение данных. Сейчас организации и предприниматели могут защититься от риска утраты, создав электронные копии. Документы на бумажных носителях оцифровывают и переносят на виртуальное облако. Законодатель такие решения поддерживает.

С сайта: https://bizneszakon.ru/dokumenti/sroki-hraneniya-dokumentov

Уточнен срок хранения первичных учетных документов, необходимых для ведения налогового учета, исчисления и уплаты налога на прибыль и НДС

Согласно статье 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.

Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 Кодекса обязывает налогоплательщиков в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Четырехлетний срок хранения первичных учетных документов необходимо исчислять с периода, в котором документы в последний раз использовали для отчетности.

Так, четырехлетний срок хранения первичных учетных документов относится к регистрам налогового учета, счетам-фактурам, книгам покупок и продаж и т.

Четырехлетний срок не распространяется на документы, которые связаны с бухучетом: срок хранения первичных учетных документов — товарных накладных или актов – составляет пять лет. Срок хранения регистров учета — оборотно-сальдовых ведомостей и аналогичных документов – также составляет пять лет.

Срок увеличивается, если в налоговом учете списываются убытки прошлых лет. Документы, которые подтверждают эти убытки необходимо хранить столько лет, сколько планируется переносить убыток на будущее, плюс четыре года.

Напоминаем, что ответственность за организацию хранения документов организации, включая первичные учетные документы, несет руководитель. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет также главный бухгалтер учреждения.

Отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение какой-либо хозяйственной операции, согласно ст. 120 НК РФ относится к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов, под которыми понимается:

  • отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета;
  • систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.

За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность — штраф на должностных лиц составит от 2000 руб. до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП).

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является налоговым правонарушением. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ. Минимальный штраф по этой статье составляет 5000 руб.

Ответственным же за сохранность документов является главный бухгалтер. Именно он вправе принимать решение о выдаче подобных документов работникам структурных подразделений предприятия.

Ответственность за невыполнение правил хранения бухгалтерских документов может быть и административной, и налоговой. Отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского учета является грубым нарушением правил учета доходов, расходов, объектов налогообложения и влечет штраф в размере от 5000 до 15000 руб. 120 НК РФ). Административный штраф в данном случае может назначаться как за нарушение архивных требований о хранении документов.

С сайта: http://kroosp.ru/utochnen-srok-hraneniya-pervichnyh-uchetnyh-dokumentov-neobhodimyh-dlya-vedeniya-nalogovogo-ucheta-ischisleniya-i-uplaty-naloga-na-pribyl-i-nds/

Какой минимальный срок хранения первичных учетных документов ЕНВД по законодательству РФ для ИП

Основных документов несколько:

  • Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011.
  • Приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558.
  • Налоговый кодекс РФ.
  • Федеральный закон от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Сроки хранения бухгалтерских документов

Статья 29 ФЗ № 402 гласит:  «Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года».

Таким образом, 5 лет — это минимальный срок для первичных документов и отчетности. Документы учетной политики и базы данных бухучета требуется хранить чуть дольше — тоже пять лет, но этот срок отсчитывается с 1 января следующего года после начала хранения.

Самое интересное — срок хранения годовой бухгалтерской отчетности. Согласно законодательству, ее нужно хранить постоянно, то есть уничтожать ее нельзя в принципе.

Срок хранения налоговых документов

Статья 23 Налогового кодекса РФ говорит о том, что организации обязаны «в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов». Дополнительных указаний в Кодексе нет, поэтому считается, что дата начинает отсчитываться со следующего дня.

Из этого правила есть исключения — скажем, годовые налоговые декларации следует хранить не менее 10 лет.

Кроме того, у акционерных обществ существует перечень учредительных документов, которые нужно хранить всегда. В частности, это

  • документы о создании общества;
  • устав общества;
  • решения о выпуске ценных бумаг;
  • протоколы собраний акционеров;
  • протоколы заседаний совета директоров.

Срок хранения кадровых документов

С кадровыми документами ЕНВД все сложнее. Перечень документов утвержден в приказе №558 Министерства культуры РФ. Перечь обширный и подробный, поэтому лучше всего сверяться с ним в каждом конкретном случае.

Личные дела сотрудников, личные карточки, трудовые договора, документы о выплатах и льготах должны храниться не менее 75 лет. Впрочем, для ИП не все кадровые бумаги нужно беречь как зеницу ока всю жизнь — скажем, графики отпусков можно ликвидировать уже через год. Договора о технике безопасности, приказы о командировках и поощрениях хранятся пять лет.

Ответственность за неправильное хранение документов

Ответственность обычно предусмотрена административная, то есть штраф. Он может быть небольшим — 2-3 тысячи рублей, но если у организации не достает налоговой отчетности, то сумма наказания будет в десять раз крупнее, вплоть до 30 тысяч рублей.

Как утилизировать документы

Даже если срок хранения документов истек, их нельзя просто уничтожить. Сначала необходимо выпустить акт о выделении документов, подлежащих ликвидации. Кроме того, уничтожение должно проводиться по всем правилам: запись об уничтожении должна быть внесена в базу данных.

Крайне важно, чтобы организация, которые проводит уничтожение, выдавала полный комплект документов. Это пригодится в случае проверки. И еще, конечно, необходимо помнить о секретности: конкуренты не дремлют. Именно поэтому выбор компании-партнера — ответственное дело.

С сайта: http://packmill.ru/shredirovanie/shredirovanie-guide/

Уничтожение документов бухгалтерского учета

Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить порядок уничтожения первичных документов бухгалтерского учета.

Обязанность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности, документов, образующихся в результате деятельности общества, предусмотрена законодательно (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06. 12. 2011 № 402-ФЗ (далее — Закон о бухучете); ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10. 2004 № 125-ФЗ (далее — Закон об архивном деле); ст. 50 Федерального закона от 08. 02. 1998 № 14-ФЗ; ст. 89 Федерального закона от 26. 12. 1995 № 208-ФЗ).

В компании должны быть проработаны все вопросы по правильной организации отдельных этапов документооборота: от создания документов, работы с ними до последующего хранения и уничтожения документов.

Основания для уничтожения документов

Ориентирами по данным вопросам служат следующие нормативные документы:

Компании вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

В Законе о бухучете минимальный срок хранения обозначен как «не менее пяти лет после отчетного периода», но с оговорками на сроки хранения документов, предусмотренные правилами организации государственного архивного дела. В соответствии с разъяснениями Минфина России (письма Минфина России от 22. 07.2013 № 03-02-07/2/28610, от 07. 06. 2013 № 03-02-07/1/21191) срок хранения первичных учетных документов организация должна соблюдать в обязательном порядке независимо от того, была ли по этим документам налоговая проверка или нет.

Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Поэтому организация вправе сама разработать и утвердить порядок уничтожения документов.

При самостоятельной разработке такого регламента можно ориентироваться на порядок, определенный Правилами.

Несмотря на то что Правила распространяются на государственные учреждения и на организации, обязанные обеспечивать сохранность документов Архивного фонда РФ, автор полагает, что предусмотренный ими порядок и предложенные формы документов могут быть полезны для всех остальных организаций.

Так, в Правилах указано, что документы, предназначенные для постоянного хранения, должны содержаться в архиве, который может быть самостоятельным структурным подразделением организации или быть подразделением в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) (п. 1.1.2 Правил).

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они находятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (пп.2.4. 5, 3. 3.2 Правил)

Порядок хранения бухгалтерских документов в организации также изложен в разделе 6 Положения, которым определены особенности хранения отдельных видов документов.

Следует отметить, что сроки хранения документов урегулированы рядом законодательных и нормативных актов и для одной и той же категории документов они могут быть разными, при этом одни и те же документы могут быть предназначены и для целей налогообложения, и для бухгалтерского учета. В таких случаях безопаснее руководствоваться тем документом, где установлен более длительный срок хранения.

Исчисление сроков хранения документов производят с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (абз. 3 п. 1.4 Перечня). Сроки хранения документов, относящихся к бухгалтерскому учету и отчетности, приведены в подразделе 4.1 раздела 4 «Учет и отчетность» Перечня.

Порядок уничтожения документов

Перед уничтожением документов следует провести их экспертизу. Для этого в организации приказом руководителя создают комиссию из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

Таким образом, в 2017 году организация может готовить к уничтожению документы, законченные делопроизводством, у которых истекли сроки хранения. Например, в отношении документов, минимальный срок хранения которых составляет пять лет, это будут документы, датированные не позднее 2011 годом.

Документальное оформление уничтожения документов

Документальное оформление уничтожения документов производится в определенной последовательности.

Издание приказа о создании экспертной комиссии, которая осуществляет экспертизу ценности документов, образовавшихся в деятельности общества.

Формирование по итогам работы комиссии описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также составление акта (акт может быть составлен в произвольной форме, за основу которой взята примерная форма акта, содержащаяся в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

С сайта: http://garantinfo.ru/unichtozhenie-dokumentov-buxgalterskogo-ucheta/

Законодательное регулирование хранения первичных учетных документов в электронном виде

После распада СССР многие компании вообще не вели архивы, не сдавали документы в архивы, в результате, достаточно тяжело найти информацию и о ранее существующих заводах, и о сотрудниках, которые работали в конкретной компании.

Сегодня законодательно закреплена деятельность архивов, в том числе электронных, закреплена и обязанность хранения документов бухгалтерского учета в течение 5 лет, а налогового – 4-х лет. Какие еще законодательные правила установлены в отношении архивов, рассмотрим в данном материале.

Законодательное регулирование хранения первичных учетных документов

Законодательство в отношении электронных документов и электронных архивов постоянно меняется, и это неудивительно, ведь электронный документооборот развивается «семимильными шагами».

Обязательными условиями хранения электронных документов в архиве являются:

  • наличие в архиве организации не менее 2-х экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
  • наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;
  • обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Электронные носители, на которых хранятся документы, будь то CD-диски, специальные запоминающие устройства или серверы могут прийти в негодность. Поэтому в любом электронном архиве должен быть обеспечен контроль состояния данных носителей.

В процессе хранения электронных документов в архиве организации не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов. При изменении форматов в результате преобразования программно-аппаратной среды, ухудшения воспроизводимости электронных документов архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов в новые форматы.

Это позволит не потерять никакую информацию, содержащуюся в электронном архиве. Многие компании также делают дублирующие копии, перезаписывают архивные материалы. При осуществлении такой перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах.

Например, порядок проверки и перезаписи электронных носителей может быть утвержден приказом руководителя предприятия или в положении об архивном деле.

В связи с появлением различных вирусных программ важно также организовать работу с такими файлами.

В случае обнаружения вредоносных программ (вирусов и т. В дальнейшем вирусы можно удалить или использовать резервную копию архивных документов.

К нештатным относят следующие ситуации:

  • несогласие участника информационного взаимодействия с решением о результате процедур электронного документооборота;
  • невозможность в установленные сроки выявить и устранить причины нарушения сроков исполнения электронного документооборота;
  • нарушение работоспособности средств криптографической защиты информации.

При возникновении таких ситуаций, налоговое ведомство на своем уровне рекомендует создавать специальную комиссию и составлять акт.

В акте необходимо указать:

  1. время и место проведения проверки;
  2. сведения о составе комиссии;
  3. разногласия, представленные на рассмотрение;
  4. объекты проверки и материалы по заявлению, представленные для проведения проверки;
  5. содержание и результаты проверки с указанием примененных методов;
  6. оценка результатов проверки, выводы по представленным разногласиям, их обоснование и принятые решения;
  7. иные сведения при необходимости.

Аналогичный опыт может быть использован и коммерческими организациями, ведь отсутствие документа ввиду внештатной ситуации, сбоя программного обеспечения или же наличия вирусов является уважительной причиной для снижения штрафных санкций, а вот просто потеря бумажного документа такой причиной являться не будет.

Также важно создать архивную базу данных документов, согласно нормам приказа, для оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях в архиве создается фонд пользования электронных документов.

Порядок создания и использования данного фонда каждая компания осуществляет самостоятельно, например, его можно установить в приказе по компании. Единая корпоративная система облегчает работу с документами для отдельных работников.

Кроме организации архивной базы, согласно Приказу Минкультуры России от 31. 03.2015 № 526 , важно продумать порядок выдачи архивных документов, Выдача электронных документов может осуществляться или в виде электронных копий, или в виде копий на бумаге.

В случае выдачи электронной копии она заверяется электронной подписью руководителя организации или уполномоченного лица. В соответствии с действующим законодательством используется усиленная квалифицированная электронная подпись.

Следование законодательным требованиям поможет быстро найти документ, облегчить прохождение налоговой проверки, снизить риски утери документов, которые можно будет найти в архиве даже через годы.

С сайта: https://taxcom.ru/about/news/hranenie_dokumentov/

Порядок хранения документов

Законодательство обязывает организацию принимать меры к хранению документов, которые образуются в ее деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Порядок хранения документов регламентируется следующими основными документами:

  • Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации ;
  • Основные правила работы архивов организации, одобренные решением Росархива от 06.02.2002;
  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой России 06.10.2000;
  • Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105;
  • Перечень документов, которые подлежат обязательному хранению (ст. 89 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, ст. 50 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ) — Закон об акционерных обществах и об ООО.

К ним, в частности, относятся бухгалтерские документы организации — первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность. Кроме того, обязанность организации хранить бухгалтерские документы предусмотрена в ст. 17 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Общества с ограниченной ответственностью обязаны включать положения о порядке хранения документов в свои уставы (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Акционерные общества хранят документы в порядке, установленном в постановлении ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс.

Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены/приняты к учету (п. 2.9 указаний по применению Перечня, утвержденного приказом Росархива от 6 октября 2000 г. Исключение составляют книга покупок и книга продаж.

Начало срока хранения определяется датой последней записи в них (п. 15 и п. 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г.

Обработанные первичные документы текущего месяца должны комплектоваться в хронологическом порядке по признаку отношения к определенному учетному регистру и сопровождаться справкой для архива.

Бланки строгой отчетности необходимо хранить в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359).

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами также комплектуются в хронологическом порядке и переплетаются. Счета-фактуры хранятся в журналах учета полученных и выставленных счетов-фактур (п. 1 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914).

Документы текущего отчетного периода должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером , о чем говорится в п.6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете. В установленные самой организацией сроки первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность подлежат передаче в архив организации.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ О бухгалтерском учете ).

В архив передаются документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Остальные документы (срок хранения менее 10 лет) хранятся в бухгалтерии до их уничтожения. Такой порядок рекомендован в п. 3.3.1 и п. 3.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г..

Перед сдачей на архивное хранение дела необходимо оформить в следующем порядке (п. 3.4.2 ГСДОУ, утвержденный приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33):

  • составить внутреннюю опись;
  • составить лист-заверитель;
  • подшить (переплести) дело;
  • пронумеровать листы дела;
  • оформить обложку дела.

За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена налоговая и административная ответственность.

Изъять первичные учетные документы могут только органы дознания, предварительного следствия и прокуратуры, суды, налоговая инспекция и органы внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации (п.8 ст. 9 Закона № 129-ФЗ).

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

С сайта: http://www.zakonprost.ru/content/info/1713

Установлены сроки хранения счетов-фактур и первичных учетных документов

Правительство РФ утвердило правила хранения документов первичного бухгалтерского и налогового учета, относящихся к налогу на добавленную стоимость. Все бухгалтеры должны будут применять их, начиная с 1 октября 2017 года.

Что случилось?

Правительство РФ приняло постановление от 19.08.2017 N 981, которым установило правила хранения счетов-фактур, журналов их учета, а также первичных учетных документов. Этим же постановлением были внесены изменения в форму счета-фактуры, а также же журналы их учета, об этом мы писали ранее.

Сроки и порядок хранения учетных документов

Счета-фактуры организации должны хранить в хронологическом порядке соответственно по дате их выставления или составления, в том числе исправления, если счета-фактуры не подлежат направлению покупателю либо если покупатель их не получил. Также порядок может быть установлен по датам получения покупателями счетов-фактур за соответствующий налоговый период.

Также в течение всего срока нужно хранить журналы учета счетов-фактур. Этот срок хранения совпадает со сроком хранения книг покупок и продаж, и составляет не менее четырех лет с даты последней записи.

  • копии счетов-фактур, полученных комитентами (принципалами) на бумажном носителе, выставленных продавцом комиссионеру (агенту) при приобретении для комитента (принципала) и переданных последнему, заверенные в установленном порядке комиссионером (агентом). Если продавец выставляет счета-фактуры в электронном виде, то комитент (принципал) должен их хранить, а также хранить счета-фактуры, переданные комиссионером (агентом) комитенту (принципалу) (аналогичные правила утверждены для взаимоотношений продавцоы, застройщиков, инвесторов, экспедиторов и клиентов)
  • таможенные декларации или их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации (индивидуальным предпринимателем);
  • платежные и прочие документы, подтверждающие уплату НДС, в отношении товаров, ввезенных на территорию РФ или импортируемых из ЕАЭС;
  • заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов или их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации;
  • бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС – при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги в поездах по предоставлению в пользование постельных принадлежностей;
  • документы (нотариально заверенные копии), на основании которых оформлена передача имущества, нематериальных активов (НМА), имущественных прав с выделенной суммой НДС, восстановленного акционером (участником, пайщиком) в порядке, установленном пунктом 3 статьи 170 НК РФ;
  • первичные документы на изменение в сторону уменьшения стоимости приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав в целях восстановления НДС в порядке, определенном подпунктом 4 пункта 3 статьи 170 НК РФ;
  • нотариально заверенные копии документов, которыми оформлена передача имущества, НМА, имущественных прав и в которых указаны суммы НДС, восстановленного акционером (участником, пайщиком) в порядке, установленном пунктом 3 статьи 170 НК РФ;
  • первичные учетные документы, прочие документы, содержащие суммарные (сводные) данные по операциям, совершенным в течение календарного месяца (квартала), подлежащие регистрации в книге продаж, в том числе составленные налогоплательщиком (например, бухгалтерская справка-расчетдля восстановления суммы НДС).

Постановление Правительства РФ вступит в силу 1 октября 2017 года.

С сайта: http://бизнес62.рф/news/ustanovleny-sroki-hraneniya-schetov-faktur-i-pervichnyh-uchetnyh-dokumentov/

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *