Аренда авто у сотрудника предприятия, налогообложение: особенности и требования

Любое предприятие использует какого-либо рода имущество или технику (например, офис, компьютеры, столы). Крупные объекты чаще всего берутся в аренду вместо приобретения, потому что в другом случае понадобится заполнять отдельные налоговые формы и оплачивать налоги на имущество, а это дополнительные траты и увеличенный документооборот. В арендованное имущество также входят автомобили, которые использует компания. В зависимости от особенностей организации, вида деятельности и типа нужной техники договор аренды заключается на разных для всех условиях. Также обязательно учитываются такие моменты как экипаж и количество необходимого транспорта.

Аренда имущества работников и других физических лиц

Сложно представить себе организацию или предпринимателя, которые обходятся в своей деятельности без использования хотя бы минимального количества имущественных ресурсов. К «стандартному» имуществу, без которого ведение бизнеса в настоящее время практически невозможно, относится, например, офисная техника, компьютеры, телефоны. Однако в большинстве случаев для ведения хозяйственной деятельности требуется еще офис, автомобиль, оборудование и т. Список используемого имущества может быть самым разнообразным в зависимости от масштабов и специфики бизнеса.

При этом далеко не все организации могут позволить себе приобретать все необходимое в собственность, а многие просто не видят в этом смысла (лишние затраты на содержание, налог на имущество и т. Гораздо удобнее воспользоваться чужим имуществом, например, взять в аренду. Если арендодатель – юридическое лицо или ИП, то сложностей с оформлением договора и учетом арендных расходов, как правило, не возникает. А вот если арендодателем выступает ваш сотрудник или другое физическое лицо, нужно быть готовым к определенным нюансам в оформлении сделки, налогообложении и учетном отражении, о которых пойдет речь в этой статье.

Документальное оформление аренды имущества физического лица

Если Вы арендуете имущество у физического лица, то порядок документального оформления такой сделки, а также налогообложения по ней не зависит от того, является это физлицо сотрудником или нет.

Аренда имущества физлица оформляется договором, согласно которому арендодатель (физлицо) обязуется предоставить арендатору (организации или ИП) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование (ст.

! Обратите внимание: Если договор аренды здания или сооружения заключается на срок более одного года, он подлежит обязательной государственной регистрации. Поэтому, чтобы избежать данной процедуры, в договоре необходимо четко прописать срок аренды, не превышающий года.

Кроме того, в договоре необходимо прописать все основные характеристики, позволяющие однозначно идентифицировать имущество, подлежащее передаче в качестве объекта аренды. В противном случае договор аренды признается недействительным (ст.607 ГК РФ).

! Обратите внимание: при составлении договора аренды у арендодателя необходимо запросить документы, подтверждающие его право собственности на передаваемое имущество. Если арендодатель не является собственником имущества, он должен предоставить документы, дающие ему право совершать сделки по передаче в аренду имущества от имени собственника.

Аренда автомобиля с экипажем предполагает, что арендодатель не только предоставляет свое транспортное средство во временное владение и пользование, но еще и оказывает услуги по управлению им и по технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). Аренда без экипажа, соответственно, предполагает только предоставление транспортного средства во временное владение и пользование (ст.642 ГК РФ).

НДФЛ с доходов физического лица от сдачи имущества в аренду

Доходы физического лица от сдачи в аренду имущества подлежат обложению НДФЛ по ставке 13% (для налоговых резидентов) или 30% (для нерезидентов) (пп. 4 п. 1 ст.208 НК РФ).

Обратите внимание: включение в договор аренды имущества с физическим лицом условия о том, что арендатор не является налоговым агентом и арендодатель должен самостоятельно уплачивать НДФЛ с арендной платы в бюджет, противоречит налоговому законодательству РФ. Поэтому независимо от наличия такого условия, организация-арендатор признается налоговым агентом по отношению к арендодателю-физлицу, то есть ответственность за полноту и своевременность уплаты НДФЛ с арендной платы полностью лежит на организации. В случае неисполнения своих обязанностей как налогового агента организация может быть привлечена к ответственности по ст. 123 НК РФ (штраф в размере 20% от суммы налога, подлежащей удержанию и перечислению в бюджет).

Страховые взносы с арендной платы физическому лицу

Арендная плата, выплачиваемая сотруднику или другому физическому лицу по договору аренды имущества, не облагается страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское, социальное страхование (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ), а также взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (ст. 5 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Страховые взносы в ФСС в части страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний уплачиваются в том случае, если это предусмотрено в самом договоре аренды транспортного средства с экипажем.

Налог на прибыль, УСН

Организации, применяющие общую систему налогообложения имеют право учесть арендные платежи за арендуемое имущество в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом такие расходы должны быть экономически обоснованы и подтверждены документально.

Что выгоднее: компенсация за использование личного транспорта или аренда автомобиля сотрудника

О том, как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику, а также о налогообложении компенсационных выплат я писала в предыдущих статьях.

Теперь, когда мы разобрались с порядком налогообложения арендной платы по договору аренды имущества физлиц, предлагаю сравнить, что же выгоднее для работодателя: выплачивать компенсацию за использование личного автомобиля сотруднику или заключить с ним договор аренды автомобиля.

Способ оформления использования личного автомобиля сотрудником	Налог на прибыль, УСН	НДФЛ	Страховые взносы
Компенсация за использование личного транспорта	Расходы учитываются в пределах установленных норм	Не удерживается	Не начисляются
Договор аренды транспортного средства без экипажа	Расходы учитываются полностью	Удерживается по ставке 13%	Не начисляются
Договор аренды транспортного средства с экипажем	Расходы учитываются полностью	Удерживается по ставке 13%	Не начисляются только на величину арендной платы, если она в договоре прописана отдельно

Таким образом, если сумма компенсации за использование личного автомобиля, выплачиваемая работнику, значительно превышает установленные нормы для включения в налоговые расходы, то работодателю выгоднее заключить с работником договор аренды автомобиля, так как арендная плата не подлежит нормированию для целей налогового учета.

Еще одно важное отличие: компенсация за использование личного транспорта выплачивается сотруднику с учетом отработанных дней, а арендная плата не зависит от того, сколько дней фактически отработал сотрудник. То есть, с точки зрения начисления, выплаты работнику по договору аренды «удобнее», чем компенсационные выплаты по соглашению об использовании личного транспорта.

Бухгалтерский учет

В том случае, когда арендованное имущество используется в процессе производства и (или) реализации продукции, товаров, работ, услуг, арендные платежи для целей бухгалтерского учета признаются расходами по обычным видам деятельности и отражаются на последнюю дату истекшего месяца аренды.

Если же арендованное имущество не предназначено для производства и реализации продукции, товаров, работ, услуг, арендная плата включается в состав прочих расходов. Арендная плата учитывается на счетах учета затрат в корреспонденции со счетами расчетов, в зависимости от назначения арендованного имущества и от того, является арендодатель сотрудником или нет.

Дебет счета	Кредит счета	Содержание операции
20 «Основное производство»(26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.)	73-3 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»	Начислена арендная плата арендодателю – сотруднику организации
76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»	Начислена арендная плата арендодателю – другому физлицу (не сотруднику)
73-3 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»(76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»)	68-НДФЛ «Расчеты по налогам и сборам»	Удержан НДФЛ с доходов арендодателя
68-НДФЛ «Расчеты по налогам и сборам»	51 «Расчетные счета»	Перечислен в бюджет удержанный НДФЛ
73-3 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»(76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»)	50 «Касса»(51 «Расчетные счета»)	Арендная плата за вычетом удержанного НДФЛ выплачена арендодателю

С сайта: http://buh-aktiv.ru/arenda-imushhestva-rabotnikov-i-drugih-fizicheskih-lits/

Налогообложение и бухучет аренды автомобиля у физического лица

Одной из важнейших задач любой организации является быстрая и эффективная работа. И ее сложно решить без использования хотя бы минимума имущественных ресурсов, конкретный набор которого отличается для разных видов бизнеса.

Автотранспорт – один из видов имущества, без которого сложно обойтись не только предприятиям сферы грузоперевозки, пассажирского транспорта, строительной отрасли, но и остальным. Автомобиль дает бизнесу быстроту действий.

Однако не каждая организация может позволить себе его приобрести, да и не всегда это нужно, т. В этом случае самое простое, что можно сделать, это заключить договор аренды.

Чаще всего его подписывают с физическим лицом. В этой статье мы поговорим об особенностях налогообложения в таких отношениях и обсудим бухучет аренды автомобиля у физического лица.

1. Договор аренды автомобиля с физическим лицом

Аренда имущества у физического лица оформляется договором, на основании которого арендодатель (физическое лицо) обязуется предоставить арендатору (организации или ИП) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование (ст. 606 ГК).

Договор аренды автомобиля с физическим лицом заключается в простой письменной форме. Обязательной регистрации он не подлежит.

Договор можно заключить на любой срок или вообще не указывать в договоре. В последнем случае он будет считаться заключенным на неопределенный срок. Отказаться от продолжения договора может любая сторона, предупредив об этом другую сторону за месяц или другой срок, который вы пропишете в договоре.

Одним из наиболее важных моментов в заключении договора аренды с физическим лицом является выбор его вида:

Каждый вид договора имеет свои преимущества и недостатки, так как накладывает различные обязанности на арендатора и арендодателя.

В первом случае обязанности по поддержанию имущества в надлежащем состоянии, проведение капитального и текущего ремонта, предоставление принадлежностей возложены на арендодателя, во втором – на арендатора.

Особенности	Аренда транспортного средства
с экипажем	без экипажа
Управление и техническая эксплуатация арендованного транспортного средства	арендодатель (ст.632 ГК)	арендатор (ст.645 ГК)
Содержание транспортного средства, включая текущий и капитальный ремонт	арендодатель (ст.634 ГК)	арендатор (ст.644 ГК)
Оплата расходов, связанных с коммерческой эксплуатацией (топливо, мойка, техобслуживание, расходные материалы, транспортные сборы)	арендатор (ст.636 ГК)	арендатор (ст.646 ГК)
Страхование транспортного средства (в т.ч. страхование ответственности за ущерб)	арендодатель (ст.635 ГК)	арендатор (ст.645 ГК)
Ответственность за причиненный ущерб третьим лицам транспортным средством, его устройством и механизмами	арендодатель (ст.640 ГК)	арендатор (ст.648 ГК)

2. Может ли арендодатель быть физическим лицом?

В ГК есть интересная норма, которая может поставить в тупик при заключении договора аренды с экипажем. Так в п.2 ст.635 ГК говорится, что при аренде транспортного средства с экипажем лица, управляющие этим транспортным средством и обеспечивающие его техническую эксплуатацию, должны состоять с арендодателем в трудовых отношениях.

Однако на практике чиновники не запрещают заключать такой договор: письма Минфина от 14.07.2008г. №03-04-06-02/73, от 16.08.2010г. №03-04-05/3-462, от 01.12.2009г. №03-03-06/1/780.

Потому что оплата за вождение получается двойная – в рамках трудового договора и в рамках гражданского договора на услуги по управлению автомобилем. В такой ситуации можно заключить договор аренды без экипажа.

3. Арендная плата и оформление документов

Величину арендной платы, порядок и сроки ее внесения также согласуют в договоре. Оплата может быть как фиксированным платежом, так и в зависимости от пробега или количества выездов. При фиксированной арендной плате ее размер может изменяться по соглашению сторон, не чаще раза в год (п.3 ст.614 ГК).

Если вы заключаете договор аренды с экипажем, то отдельно выделите:

Это поможет избежать споров при начислении страховых взносов. Подробнее об этом мы еще поговорим чуть позже.

А пока – еще одна особенность, на которую в договоре нужно обратить особое внимание. В договоре и акте приема-передачи однозначно должен быть установлен объект аренды и перечислены признаки, однозначно его идентифицирующие:

Иначе договор будет признан недействительным (ст.607 ГК).

Арендатору передаются следующие документы:

Если арендодатель собственником не является, то запросите документы, которые дают ему право совершать сделки по передаче в аренду имущества от имени собственника.

А вот акт о предоставленных услугах управления транспортным средством нужно составить. Он будет иметь произвольную форму, но конечно с обязательными реквизитами для бухгалтерской «первички». В нем можно указать как услуги по управлению, так и аренду самого автомобиля.

4. Налоговый учет аренды автомобиля

То, какие расходы будут учтены при расчете налога на прибыль, зависит от условий договора, т.е. от того, оплата каких расходов возложена на арендатора. Налоговый учет аренды автомобиля также зависит от того, на какой системе налогообложения работает организация – общая или упрощенная.

Если у вас аренда автомобиля на УСН, то расходы учитываются после того как они произведены (а также период аренды истек) и оплачены.

Кратко о признании расходов, связанных с арендой транспортного средства, в налоговом учете смотрите таблицу.

Вид расхода	Аренда автомобиля на ОСНО	Аренда автомобиля на УСН
Услуги по управлению автомобилем	п.21 ст.255 НК	пп.6 п.1 ст.346.16 НК
Страховые взносы на услуги по управлению	пп.1 п.1 ст.264 НК	пп.7 п.1 ст.346.16 НК
Расходы на аренду	пп.10 п.1 ст.264 НК	пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК
Текущий и капитальный ремонт	если обязанность возложена на арендатора, пп. 1 и 2 ст. 260 НК	пп.3 п.1 ст.346.16 НК
Расходы на содержание	пп. 11 п. 1 ст. 264 НК	пп.12 п.1 ст.346.16 НК
Расходы на ГСМ	пп. 5 п. 1 ст. 254 НК (для производственной деятельности) либо пп. 11 п. 1 ст. 264 НК (нужды управления)	пп.5 п.1 ст.346.16,пп.12 п.1 ст.346.16 НК
Страхование	ОСАГО, КАСКО пп. 1 п. 1 ст. 263 НК	только ОСАГО пп.7 п.1 ст.346.16 НК

Выплачиваемая арендодателю арендная плата НДС не облагается, поскольку физическое лицо не является плательщиком этого налога.

Плательщиком транспортного налога является арендодатель. Согласно ст.357 НК налог платит лицо, на которое автомобиль зарегистрирован, т.е. сам работник.

5. Расходы на ГСМ при аренде автомобиля

Как мы уже выяснили, арендатор может учесть в расходах стоимость ГСМ, как материальные расходы или расходы на содержание служебного транспорта, в зависимости от того, какую функцию выполняет в организации транспортное средство.

В тему данной статьи не входит обсуждение вопросов нормирования топлива, однако несколько слов все же стоит сказать. Нормы расхода топлива утверждены распоряжением Минтранса № АМ-23-р от 14.03.2008 г. Этот документ периодически обновляется, дополняясь новыми моделями автомобилей.

Но в Налоговом кодексе не установлено напрямую, что списывать расходы на ГСМ нужно только в пределах лимитов. Минфин в своих разъяснениях (например, письма от 03. 06.

Тем не менее, эти нормы, утвержденные организацией, должны быть экономически обоснованными, т. Минтранса или при отсутствии норм в Распоряжении – технической документации по автомобилю.

Также можно провести контрольные замеры по автомобилю самостоятельно, или обратившись в специализированную организацию. Поэтому вам нужно издать приказ, которым утвердить нормы по арендованному автомобилю.

6. Путевые листы при аренде автомобиля

Расходы на ГСМ при аренде автомобиля по сути ничем не отличаются от расходов на топливо, потребляемое машинами, которые принадлежат организации. Стоимость всего количества ГСМ, потраченного за месяц, включается в расходы на последнее число месяца (Письмо Минфина от 30.01.2013 N 03-03-06/2/12).

Однако именно путевой лист, в котором указан маршрут поездки, напрямую подтверждает производственную направленность расходов. Хотя справедливости ради отметим, что маршрута нет среди обязательных реквизитов путевого листа.

Автотранспортные предприятия пользуются унифицированной формой путевого листа, которая введена постановлением Госкомстата №78 от 28.11.1997 г.

Таким образом, основное условие принятия к учету ГСМ — расходы должны быть:

1. Документально подтверждены (путевые листы, кассовые чеки, договор с топливной компанией и ее отчеты)
2. Экономически обоснованы (приказ руководителя на утверждение норм).

7. Уплата НДФЛ с аренды автомобиля

Независимо от того, является ли физическое лицо – арендодатель сотрудником организации – арендатора или нет, арендатор признается налоговым агентом, который должен удержать сумму НДФЛ при выплате арендной платы и перечислить ее в бюджет (п. п. 1 и 4 ст. 226 НК, подп. 4 п. 1 ст. 208 НК). А также отчитаться в налоговую инспекцию по формам 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Уплата НДФЛ с аренды автомобиля – обязанность организации-арендатора, от которой нельзя отказаться, какие бы условия вы не прописали в договоре аренды (такой пункт будет считаться ничтожным, письма Минфина от 15.07.2010г. №03-04-06/3-148, от 29.04.2011г. №03-04-05/3-314).

НДФЛ облагается:

Ставки: 13% (для налоговых резидентов) или 30% (для нерезидентов) (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). НДФЛ с арендной платы удерживается при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК).

Также физическое лицо по заявлению может воспользоваться правом на стандартные налоговые вычеты в месяцах, когда действовал договор аренды (письмо Минфина №03-04-05/32053 от 08.08.2013г.).

Дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода – из кассы или на банковский счет (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Налог должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода.

8. Отражение в 2-НДФЛ и код дохода при аренде автомобиля

Как сказано выше, обязанностью организации-арендатора является составление и представление в налоговую инспекцию справки по форме 2-НДФЛ на физическое лицо – арендодателя. В связи с этим возникают вопросы по отражению в 2-НДФЛ аренды автомобиля.

Для заполнения раздела 3 справки вам потребуются такие коды дохода НДФЛ при аренде автомобиля (отдельно отражаются суммы по самой аренде и по услугам экипажа):

9. Доход от аренды автомобиля в 6-ндфл

Расчет по форме 6-НДФЛ представляется по всем физическим лицам, которым организация выплачивала доходы. Поэтому доходы физлиц по аренде тоже в него должны попадать.

Доход от аренды автомобиля в 6-НДФЛ попадет в следующие строки (доходы в виде оплаты услуг по управлению – то же самое):

В строку 040 войдет исчисленный налог с арендной платы, в строки 070, 140 – удержанный (у вас это будет одна и та же сумма). Не забудьте посчитать арендодателя в числе физических лиц по строке 060.

Даты:

10. Страховые взносы при аренде автомобиля

Здесь сразу примем во внимание, какой у нас договор аренды – с экипажем или без экипажа. Если с экипажем, то вы в договоре должны были разделить суммы за саму аренду, и за управление. Потому что страховые взносы при аренде автомобиля по ним начисляются по разным правилам:

оплата за услуги по управлению облагается страховыми взносами в ПФР и ФФОМС, т.к. она относится к выплатам физическому лицу по договору гражданско-правового характера, предметом которого является оказание услуг (ч. 1 ст. 7 № 212-ФЗ).

Если суммы в договоре не разделены, то высока вероятность того, что проверяющие из внебюджетных фондов начислят взносы со всей суммы арендной платы. Однако есть возможность оспорить это в судебном порядке (постановление ФАС ПО от 15.01.2013 № Ф06-10012/12).

11. Бухучет аренды автомобиля с проводками

Теперь, когда вы знаете особенности начисления НДФЛ и страховых взносов с выплат по арендным договорам с физическими лицами, можно обсудить бухучет аренды автомобиля и посмотреть проводки, которые при этом возникают.

Арендные платежи отражаются в расходах на последнюю дату истекшего месяца аренды, при этом дебетуются счета затрат – 20, 25, 26, 44 и др., в зависимости от того, где автомобиль использовался.

Какой счет будет по кредиту, зависит от того, является арендодатель сотрудником или нет:

Дебет 20, 26, 44 и др. – Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — начислена арендная плата арендодателю – сотруднику организации

Отражение операций по договору аренды автомобиля с экипажем в целом аналогично учету аренды без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации.

Дебет 10 – Кредит 76-5 – принят к учету приобретенный арендодателем ГСМ

Дебет 76-5 — Кредит 50, 51 – перечислена сумма возмещения расходов на ГСМ.

Если арендодатель – сотрудник, то денежные средства на приобретение ГСМ выдаются под отчет, а затем по фактически израсходованным суммам составляется авансовый отчет.

12. Пример и проводки аренды автомобиля у физического лица

ООО «Хозяюшка» занимается оптовой торговлей. Для доставки товаров покупателям 1 августа 2016 года организация заключила договор аренды автомобиля с экипажем с Ватрушкиным В.В., который не является работником организации. Согласованная стоимость автомобиля 300 000 руб.

Стоимость услуг Ватрушкина по управлению автомобилем – 5 000 руб., аренды автомобиля – 12 000 руб. Ватрушкин предоставил заявление и подтверждающие документы на получение стандартного налогового вычета по НДФЛ на ребенка.

Оплата физическому лицу по договору произведена 5 сентября с расчетного счета на банковский счет.

Дебет 001 – на сумму 300 000 руб. — арендованный автомобиль учтен за балансом по согласованной стоимости

Дебет 44 – Кредит 76-5 – на сумму 12 000 руб. – начислена арендная плата

Дебет 76-5 – Кредит 68 – на сумму 2 028 руб. – удержан НДФЛ (17 000 – 1400) * 13%

Дебет 44 – Кредит 69 – на сумму 1100 + 255 руб. – начислены страховые взносы в ПФР и ФФОМС (5000 руб. * 22% + 5000 * 5,1%)

5 сентября:

6 сентября:

15 сентября:

Дебет 69-3 – Кредит 51 – на сумму 255 руб. – перечислены страховые взносы в ФФОМС

С сайта: https://azbuha.ru/buxgalterskij-uchet/buxuchet-arendy-avtomobilya/

Расходы на аренду автомобиля

Способы оформления использования транспорта (в том числе личного) в служебных целях

1. Аренда автомобиля (в том числе личного)  •  Аренда с экипажем По такому договору арендодатель должен не только предоставить арендатору автомобиль, но и оказать ему услуги по его управлению и технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).  •  Аренда без экипажа Заключив такой договор, организация просто получает автомобиль сотрудника во временное владение и пользование (ст. 642 ГК РФ).
2. Выплата компенсации за использование личного автомобиля сотрудника •  Аренда автомобиляЗаключая договор, особое внимание уделите описанию арендуемого транспорта. В соглашении нужно прописать такие технические характеристики, чтобы можно было точно определить, какой именно автомобиль взят в аренду. Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в п.3 ст. 607 ГК РФ. В договоре аренды транспортного средства можно предусмотреть его выкуп.

Акт оказанных услуг по аренде автомобиля нужно составлять, только если это предусмотрено договором аренды. Периодичность составления тоже прописывают в договоре (ежемесячно, ежеквартально). В бухучете стоимость арендованного автомобиля отражается на забалансовом счете в оценке, принятой в договоре. Амортизация на автомобиль, который не числится на балансе, не начисляется.

Налогообложение

При расчете налога на прибыль расходы, связанные с арендой автомобиля (в том числе сотрудника), можно учесть в сумме фактических затрат (пп. 10 п.1 ст.264, п.1 ст.252 НК РФ). При этом организация также вправе учесть в составе расходов:

Документальным подтверждением расходов в виде арендной платы по договору аренды транспортного средства с экипажем являются договор аренды, акты приемки оказанных услуг в рамках заключенного договора аренды и иные документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора (Письмо УФНС России по г. Москве от 30 апреля 2008 г. N 20-12/041966.1). К таким документам, например, относятся:

Транспортный налог и налог на имущество за арендованное транспортное средство не платится (платит собственник имущества). Если организация арендует личный автомобиль сотрудника, то НДС данная операция не облагается.

Сумма арендной платы включается в доход работника для целей уплаты НДФЛ, но не облагается страховыми взносами. В договоре аренды может быть предусмотрен иной порядок распределения указанных расходов.

Выплата компенсаций за использование личного автомобиля сотрудника

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя или трудовой (коллективный) договор, в котором предусматриваются размеры такой компенсации. Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

Расходы на компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях могут учитываться в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002г. №92.

Согласно постановлению нормы на выплату компенсации составляют:

Таким образом, независимо от фактически компенсированной организацией работнику суммы его затрат, связанных с использованием им в течение месяца личного автомобиля для служебных поездок, для целей налогообложения прибыли указанные расходы признаются только в пределах норм, установленных Постановлением №92.

При этом представители налоговых органов считают, что сотруднику  необходимо оформлять путевые листы для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

Более того, поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобиля (износ, ГСМ, ремонт), стоимость ГСМ, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автотранспорт в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов (письмо Минфина России от 23.09. 2013г.

Расходы на ГСМ

Непосредственными покупателями ГСМ на АЗС обычно являются сотрудники организации (водители). Средства на приобретение бензина организация выдает таким сотрудникам под отчет по РКО.

В течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться о расходах (п.6.3 Указания Банка России от 11.03.2014г. №3210-У). К авансовому отчету должны быть приложены кассовые чеки с указанием количества, марок и стоимости ГСМ и даты покупок. В бухучете приобретенные ГСМ отражаются на субсчете 10-3 «Топливо».

Если счета-фактуры нет, то ГСМ приходуется по цене, которая указана в кассовом чеке с учетом НДС (п.6 ПБУ 5/01).

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально, для этого необходимо оформлять путевые листы. Путевые листы могут быть оформлены по унифицированной или самостоятельно разработанной форме.

Путевой лист

Путевой лист оформляется в одном экземпляре на каждое транспортное средство. Заполнять бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

Многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях спидометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т.

Ошибки и неточности при заполнении путевых листов также являются основанием для исключения данных расходов из состава уменьшающих базу по налогу на прибыль.

Использование служебного автомобиля без путевых листов рассматривается налоговыми органами как использование автомобиля в личных целях. Такой доход, полученный в натуральной форме, включается в базу для начисления НДФЛ.

С сайта: http://bporus.ru/press/publications/expenses_on_car_rent/

Аренда автомобиля у сотрудника – налогообложение и бухгалтерский учёт

В трудовых буднях предприятия или учреждения может сложиться ситуация, когда для решения разнообразных профессиональных задач требуется транспортное средство кого-то из персонала. Если работник осуществляет поездку в интересах производства, то такая ситуация рассматривается, как аренда автомобиля у сотрудника. Соответственно, он может рассчитывать на компенсацию, согласно статье 188 ТК.

По сути, выплаты работнику считаются компенсационными. Это значит, что они не подлежат налогообложению, а также страховым взносам.

Правительственное постановление №92 (08. 02. 2002) регламентирует данный вопрос следующим образом:

1. Компенсация начисляется в размере 1200 руб., если арендованный у сотрудника автомобиль оснащен двигателем с объемом до 2000 кубических сантиметров.
2. Компенсация начисляется в размере 1500 руб., если арендованный у сотрудника автомобиль оснащен двигателем с объемом, превышающим 2000 кубических сантиметров.
3. Компенсация начисляется в размере 600 руб., если у сотрудника арендуется мотоцикл.

В реальности вышеперечисленные начисления не отражают уровень износа транспортного средства.

Использованное авто может нуждаться в гораздо более серьезных суммах для восстановления прежней работоспособности. Поэтому на предприятиях или учреждениях практикуется заключение договора аренды автомобиля у работника предприятия без экипажа (или с экипажем). И уже в этом случае компенсационные отчисления относятся на расходы в целях налогообложения.

Правила оформления договора аренды ТС у сотрудника

В рамках данного договора транспортное средство предоставляется во временное использование. При этом не подразумевается использование услуг владельца машины в качестве водителя. Этот вариант технической эксплуатации автомобиля регламентируется статьей №642 Гражданского кодекса.

Таким образом, арендодателем является физическое лицо. Необходимость обложения страховыми взносами возникает именно во 2-м варианте, поскольку в этом случае договор включает в себя оказание физическим лицом услуг своему арендодателю.

Рационально при заключении договора с элементами предоставления услуги (управления) отражать этот нюанс в договоре. Тем самым фактические отношения арендодателя (физического лица) и арендатора (предприятия) будут законными и открытыми.

При этом в договоре должны отдельно указываться:

В случае инспекции на предмет законности надзорные органы могут потребовать документы, из которых становился бы очевидным факт расходов по арендной плате в рамках договора аренды ТС.

В частности, владелец предприятия и физическое лицо (арендодатель) должны будут предоставить:

Надзорные органы могут потребовать от арендатора также акты проведенных технических или ремонтных работ с арендованным средством. Поскольку не существует федерального образца для составления данного акта, то арендатор может предоставить его в свободной форме. Главное, чтобы были исполнены требования об актуальных реквизитах, озвученных в статье №9 ФЗ (06. 12. 2011) «О бухгалтерском учете».

Аренда автомобиля у сотрудника: налогообложение 2018

Если автомобиль арендован без экипажа, арендатор освобождается от любых расчетов по НДС.

Кроме того, хозяйствующий субъект, арендовавший транспортное средство сотрудника, автоматические освобождается:

Правило о транспортном налоге остается актуальным даже в том случае, если руководство предприятия-арендатора сможет оформить временный учет транспортного средства. Платить транспортный налог по-прежнему будет обязанность арендодателя.

Если в аренду сдает свой автомобиль сотрудник, не являющееся частным предпринимателем, то хозяйствующий субъект, будучи арендатором, считается налоговым объектом. Он (хозяйствующий субъект) обязан удержать из арендной платы НДФЛ по традиционной ставке, которая измеряется 13 процентами. Данная сумма должна быть перечислена в бюджет по месту учета арендатора в надзорном органе.

С той суммы, которую перечисляет хозяйствующий субъект (арендатор) за аренду автомобиля у сотрудника, страховые взносы не взимаются. Однако в отдельных случаях арендодатель (физическое лицо) может сам проявить инициативу об уплате взносов страховки от какого-либо несчастного случая.

В этом случае с арендной платы удерживаются взносы. Притом данный нюанс обязательно должен отражаться в договоре аренды.

Аренда автомобиля у сотрудника: бухгалтерский и налоговый учет

Комплекс всех сведений, касающихся аренды ТС, должен быть включен в бухучет.

Поводом для этого является акт приемки, где детально рассматриваются следующие обстоятельства:

Транспорт отмечается на забалансовом счете 001, а проводка — как Дт 001. Когда срок аренды транспортного средства исчерпает в себя, это должно быть отражено записью Кт 001.

Поскольку арендованное транспортное средство не есть собственность хозяйствующего субъекта, в бухучете оно не приходуется на баланс на 01 счет. При этом все выплаты, которые начисляются по факту выполнения работ на арендованном транспортном средстве, должны отражаться на счетах адекватно профессиональной деятельности предприятия.

С сайта: http://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/arenda-avtomobilya-u-sotrudnika.html

Аренда транспортного средства без экипажа у физического лица налоги в 2017 году

Любому индивидуальному предпринимателю или отдельной организации рано или поздно приходится пользоваться некоторыми имущественными ресурсами. К таким ресурсам можно отнести офисы, компьютерную технику, автомобили и так далее. Без таких вот структурных элементов, как говорится, и дело не пойдет.

Но в том случае, если в роли арендодателя выступает физлицо, например, сотрудник вашей фирмы, то на вашем пути может возникнуть ряд расходных нюансов, то же самое касается и налогообложения.

Как поступить в таком случае, если организации нужен автомобиль без экипажа, и арендовать его приходится у физического лица, какие налоги в 2017 году характерны для данного вида деятельности?

Заключаем договор аренды

Когда вы сталкиваетесь с ситуацией, в которой вам приходится арендовать легковой автомобиль без экипажа у физлица, важно учитывать, является ли физлицо сотрудником вашей фирмы. Тогда порядок оформления договора будет переиначен.

Арендодатель в соглашении с договором обязуется дать за определенную плату на временное или долгосрочное пользование или владение транспортное средство ИП или для отдельной организации. Порядок прописания всех пунктов учрежден в Гражданском кодексе Российской Федерации и распределяется в такой форме:

Вкупе с Гражданским кодексом России арендодатель обязуется, помимо передачи автомобиля, на время или бессрочно, также осуществлять его ремонт и оказывать услуги технической направленности.

С другой стороны, аренда автомобиля безэкипажная, предусматривающая только передачу транспортного средства арендатору на определенное время. По этой причине заранее лучше обозначить в договоре все условия касательно ремонта транспорта.

Правомерность действий

Закон РФ от 2017 года предусматривает, что арендодателем может являться юридическое и физическое лицо.

При этом как индивидуальный предприниматель, не имея должного образования. Точно так же он может осуществлять ту же деятельность, будучи не зарегистрированным как ИП. Все риски при этом ложатся только на плечи этого самого гражданина.

Произвести государственную регистрацию можно в налоговой службе, притом это обойдется всего лишь в 800 рублей. Однако даже в случае, если организация заключит договор аренды с лицом, осуществляющим регулярные арендные процедуры, но незарегистрированным в качестве предпринимателя, это не повлечет за собой никакого вида наказания со стороны контролирующих органов.

Именно по этой причине уплачивать налог по закону нужно арендодателю. В случае если арендодателем является работник фирмы (взять, к примеру, автошколу, где компания берет в аренду автомобиль инструктора), то организация может компенсировать своему сотруднику все затраты, прописав такое условие в договоре.

Но такая компенсация не будет учитываться при определении базы налога на прибыль. В связи с этим арендатор может увеличить арендную плату для арендодателя работника согласно сумме уплачиваемого единого налога.

Налоги

Как оговаривалось ранее, все суммы и сроки заранее прописываются в арендном договоре. Если эти самые условия не обозначены там, будут применяться стандартные тарифы в соответствии с имущественными обстоятельствами такого же типа.

Для налогов важно то, кто арендодатель, ИП, физлицо или организация.

При аренде транспортного средства у физлица единый налог социального характера (пенсионный, льготный) не начисляется на сумму платы аренды.

Поддержание надлежащего вида автомобиля – задача арендатора. То есть все обязанности по капитальному ремонту автомобиля безэкипажного или с ним полностью ложатся на арендодателя. Арендная плата не подлежит нормированию в целях учета налогообложения.

Также существует налоговый вычет. Физлицо вправе подать арендодателю письменное прошение о предоставлении ему специального вычета по стоимости уже осуществимых расходов (бензин, ремонт и т. д.). Если вместо договора аренды сотрудниками был заключен договор безвозмездного пользования (ссуды), то тогда доход от такой услуги включается в базу как нереализованный доход.

В случае если арендодатель – физлицо, то он обязан представить налоговую декларацию до 30 апреля текущего года, такой документ следует подавать в налоговый орган по месту жительства.

С сайта: http://nalogiexpert.ru/na-imushhestvo/transportnyj/arenda-transportnogo-sredstva-bez-ekipazha-u-fizicheskogo-lica-nalogi-v-2016-godu.html

Бухгалтерский и налоговый учет аренды автомобиля

Любой вид бизнеса не может существовать без автотранспорта, так как это средство передвижения, перевозка багажа, людей, строительные работы и прочие мероприятия, без которых просто невозможно нормальное функционирование предприятия. Автомобиль можно арендовать, как вести бухгалтерский и налоговый учет аренды транспортного средства, какие проводки в бухучете должен отражать бухгалтер?

Автомобиль можно не только арендовать, но и купить. В этом случае транспортное средств станет собственностью компании — организации или ИП, его приходуют в качестве основного средства на счет 01, регулярно проводят амортизационные отчисления.

Если автомобиль берется в аренду, то бухучет ведется немного иным образом.

Аренда автомобиля – это заключение договора о временном пользовании между нанимателем и владельцем транспорта с целью его применения в личных целях.

Любое предприятие имеет право для реализации собственных потребностей:

Бухгалтерский учет аренды автомобиля

Основанием для включения в бухучет данных относительно аренды авто является приемочный акт, в котором подробно отражены стоимость, пробег, итоги техосмотра, регистрационный номер основного соглашения.

Платежи, проведенные по использованию арендованного автомобильного транспорта, отражаются на счетах согласно той деятельности, которую ведет предприятие.

Для отражения аренды автомобиля арендатором в бухучете применяются следующие бухгалтерские проводки:

Если же арендодатель весь свой бизнес строит на сдаче автомобильного транспорта в найм, то им используются следующие бухгалтерские проводки для бухучета передачи имущества в аренду и получения дохода:

Основное средство, сдаваемое в аренду, учитывается в бухучете у арендодателя на отдельном субсчете 01 счета.

Амортизацию по автомобилю продолжает начислять арендодателя, ежемесячно отражая проводки вида Д 20 (44) К 02.

Бухгалтерские проводки по учету аренды автомобиля

Таблица с проводками для арендатора и арендодателя:

Операция	Дебет	Кредит
Бухгалтерские проводки у арендатора
Отражена стоимость взятого в аренду автомобиля	001
Начислена арендная плата за авто, занятый в производственной деятельности (без учета НДС), взятый в аренду у организации (сотрудника)	20	76 (73)
Начислена арендная плата за авто, занятый в торговой деятельности (без учета НДС), взятый в аренду у организации (сотрудника)	44	76 (73)
Выделен налог из арендной платы (для организаций на ОСН)	19	76
Передана сумма арендного платежа арендодателю	76 (73)	50 (51)
Удержан НДФЛ с оплаты за аренду автомобиля, если он взят у физического лица (например, сотрудника)	73	68.НДФЛ
Автомобиля снят с учета и возвращен хозяину		001
Бухгалтерские проводки у арендодателя
Передан автомобиль в аренду	01.Аренда	01.1
Начислена плата для арендатора, если это данная операция не является обычным видом деятельности	76	91.1
Начислена плата, если сдача авто в аренду – это обычный вид деятельности арендодателя	76	90.1
Начислен НДС к уплате в бюджет	91.2 (90.2)	68.НДС
Поступление оплаты от арендатора	51	76

Бухучет аренды автомобиля без экипажа у сотрудника

К таким платежам относятся:

Все эти платежи причисляются к расходам и учитываются при вычислении налогов с доходов. Кроме прочего эти платежи должны иметь подтверждение в качестве платежных документов, чтобы их доступно было использовать в бухгалтерском учете и принять к уменьшению налогооблагаемой базы в  налоговом учете

Бухгалтерский учет операций по аренде с проводками рассмотрен выше, ниже предлагаем рассмотреть пример, когда владелец автомобиля — сотрудник организации.

Налоговый учет аренды автомобиля без экипажа

НДС по арендованному ТС без экипажа

Налог, входящий в стоимость арендной платы, арендатор можно учесть при налоговом учете (принять к вычету), если:

В данном случае речь идет только о случаях, когда арендодатель не является физическим лицом без ИП.

Налог на прибыль по арендованному ТС без экипажа

Если в налоговом учете фирма арендатор применяет метод начисления (он прописан в налоговой политике), то арендные платежи включают в прочие расходы по производству и реализации, согласно пп.10 п.1 ст.264.

НДФЛ по арендованному автомобилю без экипажа

Получаемый физическим лицом доход в размере арендной платы облагается НДФЛ по ставке 13%. Обязанность по удержанию и перечислению подоходного налога ложится на арендатора, при этом не важно, является ли арендодатель сотрудником организации или нет.

Налоговый учет при аренде автомобиля с экипажем

Владелец авто, сдающий его с экипажем, должен самостоятельно обслуживать транспорт, так как по факту он начинает работать на предприятие.

С целью отражения в налоговом учете подобного арендования необходимо учитывать такие факты:

Зачет НДС происходит в том же порядке, что и при аренда ТС без экипажа;

Если наймодатель — физическое лицо, зачет НДФЛ происходит по ставке 13%, в том же порядке, что и при найме средств без экипажа.

Что касается налога на прибыль, то если владелец ТС — организация или ИП, то расходы учитываются на последнее число отчетного периода в том же порядке, что указан выше.

Та часть, что платится за транспортное средство учитывается в налоге на прибыль, как указано выше — на последний день каждого отчетного периода в составе прочих расходов.

Страховые взносы нужно начислять только в случае, когда автомобиль арендуется у физического лица. Если арендодатель — организация или ИП, то обязанности по отчислению взносов за водителя у арендатора не возникает.

С сайта: http://buhland.ru/buxgalterskij-i-nalogovyj-uchet-arendy-avtomobilya/

Как отразить в бухгалтерском учете аренду личного автомобиля сотрудника

Используя личный автомобиль сотрудника в интересах организации, возмещать владельцу расходы можно по-разному. Первый вариант – выплачивать компенсацию. А второй – заключить с сотрудником договор аренды транспортного средства.

Виды договоров аренды транспорта

Есть два вида договоров аренды транспортных средств: с экипажем и без него. Правовое регулирование каждого из этих соглашений имеет свои особенности.

Аренда с экипажем. По такому договору арендодатель должен не только предоставить арендатору автомобиль, но и оказать ему услуги по его управлению и технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).

Аренда без экипажа. Заключив такой договор, можно просто получить автомобиль сотрудника во временное владение и пользование (ст. 642 ГК РФ).

Безопасно так делать, только когда сотрудник – индивидуальный предприниматель, у которого есть шофер и механик.

Поэтому формально сотрудник, не являясь предпринимателем и не имея своих сотрудников, не может заключить такой договор. Иначе договор могут признать потом в суде недействительным (ст. 168 ГК РФ).

В этом случае вы сможете смело проигнорировать условие о том, что сотрудник должен быть зарегистрирован в качестве предпринимателя и у него должны быть свои сотрудники.

Важная деталь: оказание услуг по управлению и технической эксплуатации не должно входить в число должностных обязанностей сотрудника. Иначе выплаты по такому договору оказания услуг налоговые инспекторы в ходе проверки могут признать экономически необоснованными и снять эти расходы (ст.

Аренда автомобиля

Заключая договор, особое внимание уделите описанию арендуемого транспорта. В соглашении нужно прописать такие технические характеристики, чтобы можно было точно определить, какой именно автомобиль взят в аренду. Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в пункте 3 статьи 607 Гражданского кодекса РФ.

Проверьте, указаны ли в договоре следующие данные:

Чтобы все сведения были максимально точными, сверьте их с паспортом транспортного средства (ПТС) или со свидетельством о регистрации.

Также в договоре лучше сразу прописать обязанность сотрудника передать вам документы, необходимые для эксплуатации автомобиля. В частности, это оригиналы свидетельства о его регистрации, техпаспорт, талон техосмотра и страховой полис. А чтобы весь этот набор сотрудник представил вовремя, можно предусмотреть в том же договоре неустойку, штраф или пени за нарушение сроков.

Но помните, что право собственности остается за сотрудником. Оно перейдет к вашей организации, только если руководство решит выкупить автомобиль (ст. 608 ГК РФ).

Если взяли в аренду уже застрахованный автомобиль, возможны две ситуации.

Вторая: в страховом полисе указаны конкретные люди, которые имеют право управлять автомобилем. Если запланировано что управлять транспортом будут другие люди, то в полис нужно будет внести изменения. Причем сделать это должен будет сотрудник-арендодатель.

Если же арендуете незастрахованный автомобиль, то оформить полис ОСАГО придется самостоятельно и за свой счет. Ведь страховать ответственность обязан именно тот, кто владеет автомобилем. То есть не только собственники, но и те, кто арендует транспорт (ст. 4 Закона от 25 апреля 2002 г. № 40-ФЗ).

Документальное оформление

Операции по получению автомобиля в аренду в бухучете отразите на основании акта о приеме-передаче транспортного средства. В нем надо указать согласованную стоимость автомобиля, его пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра.

Передаточный акт можно составить на унифицированном бланке (ф. ОС-1 или ОС-1б, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7) или в произвольной форме.

Открывать на арендуемый автомобиль инвентарную карточку по формам № ОС-6, № ОС-6а, утвержденным постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7, не обязательно. Об этом сказано в пункте 14 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н.

Отдельно скажем про акт оказанных услуг по аренде автомобиля. Такой документ нужно составлять, только если это предусмотрено договором аренды. Периодичность составления тоже прописывают в договоре – ежемесячно, ежеквартально или еще реже.

Нельзя не упомянуть и про технический осмотр автомобиля. Чтобы управлять транспортным средством, обязательно оформить полис ОСАГО. А для покупки полиса не обойтись без диагностической карты о том, что пройден техосмотр (подп. «е» п. 3 ст. 15 Закона от 25 апреля 2002 г. № 40-ФЗ).

1. Договор аренды автомобиля с экипажем. В этом случае расходы на содержание транспорта возлагаются на арендодателя (ст. 634 ГК РФ). Соответственно, платить за техосмотр должен сотрудник.

2. Договор аренды автомобиля без экмпажа. При таком раскладе обязанность содержать арендованную машину лежит на арендаторе (ст. 644 ГК РФ). Значит, именно организация будет платить за техосмотр.

Амортизация

Амортизацию на арендованный автомобиль, который не числится на балансе, не начисляйте (п. 50 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н).

Бухучет

В бухучете стоимость автомобиля, полученного в аренду, отразите на забалансовом счете в оценке, принятой в договоре. При получении автомобиля в аренду сделайте проводку:

Дебет 001

– отражена стоимость полученного в пользование автомобиля.

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 73

Пример отражения в бухучете операций, связанных с арендой автомобиля у сотрудника

В феврале 2015 года ООО «Альфа» (арендатор) заключило со штатным водителем Ю.И. Колесовым договор аренды транспортного средства без экипажа.Объект аренды – легковой автомобиль:

Автомобиль арендован для служебных поездок генерального директора.Срок действия договора – с 2 февраля 2015 года по 31 января 2016 года. Стоимость автомобиля – 800 000 руб. Ежемесячная арендная плата за автомобиль составляет 35 400 руб.

В феврале 2015 года:

Дебет 001– 800 000 руб. – принят на забалансовый учет автомобиль, полученный в аренду (на основании акта о приеме-передаче транспортного средства).

Ежемесячно в течение срока действия договора аренды:

Дебет 26 Кредит 73– 35 400 руб. – отражена плата за аренду личного автомобиля сотрудника.

Выкуп автомобиля

В договоре аренды транспортного средства можно предусмотреть его выкуп. Тогда по окончании срока действия договора или до этого момента, но после выплаты выкупной стоимости собственником автомобиля становится арендатор (п. 1 ст. 624 ГК РФ).

С сайта: http://nalogobzor.info/publ/raschety_s_personalom/prochie_raschety_s_sotrudnikami/kak_otrazit_v_bukhgalterskom_uchete_arendu_lichnogo_avtomobilja_sotrudnika/61-1-0-1588

Начислена аренда автомобиля: проводки, аренда автомобиля в командировке налоговый учет для физ лиц

Что указать в договоре аренды автомобиля?

Нужно ли платить с таких арендных платежей НДФЛ?

Облагается ли данная арендная плата страховыми взносами?

Какие проводки сделать?

Стоит поступить следующим образом.

ИП Соколов А. С. занимается розничной и оптовой торговлей. Для доставки товаров ему необходим автомобиль. Поэтому ИП Соколов А.С. заключил договор аренды автомобиля без экипажа с неким Аполяном Д.М. сроком на 6 месяцев. Сумма аренды составляет 7 тыс. рублей в месяц. Выплата производится 5 числа месяца, следующего за месяцем пользования автомобилем, через кассу.

1. Разберемся с вопросом, из каких денег можно оплачивать данную аренду: из выручки, поступившей в кассу или надо снимать деньги с расчетного счета?

В Указаниях Банка России написано, что оплачивать аренду недвижимого имущества можно деньгами, полученными в кассу из банка. Про оплату аренды движимого имущества ничего не написано в данных Указаниях. А это значит, что для соблюдения требований по ведению кассовых операций, деньги для оплаты за аренду автомобиля стоит получать из банка.

2. Надо ли платить с арендной платы НДФЛ и страховые взносы?

Оплатить ИП Соколов А.С. удержанный НДФЛ в бюджет должен до выплаты арендной платы Аполяну Д.М., т. 5 числа месяца, следующего за месяцем пользования автомобилем.

3. Можно ли отнести арендные платежи к расходам, уменьшающим доходы от реализации?

4. Корреспонденция счетов

Ежемесячно в течение срока действия договора аренды

Так что, ничего страшного в учете аренды автомобиля нет. Смело уменьшайте свою налогооблагаемую прибыль на сумму расходов по аренде автомобиля.

С сайта: https://infobuh11.ru/arenduem-avtomobil

Компенсация за использование личного авто. Бухгалтерский учет и налогообложение

Второй вариант более предпочтителен, поскольку позволяет избежать затрат на автохозяйство и сделать подвижными большее число сотрудников. В таком случае организация должна заключить соглашения с работниками об использовании личного автомобиля в служебных целях.

В большинстве случаев применяют два из них: организация выплачивает работнику компенсацию или арендует у него автомобиль.

В обоих случаях важно правильно оформить взаимоотношения работника и работодателя. Иначе фирме могут быть предъявлены претензии со стороны налоговиков по поводу правильности оформления операций по использованию личных автомобилей работников, начисления налога на прибыль и НДФЛ.

Рассмотрим бухучет и налогообложение операций по предоставлению компенсации работникам за использование личного автомобиля в служебных целях.

Выбор между арендой и компенсацией зависит от того, на каком объекте налогообложения работает компания. Если компания применяет ОСНО или УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы», то в этом случае важно по максимуму списывать на расходы все понесенные затраты.

Однако сумма компенсации за использование личного автомобиля, которую можно признать в расходах, ограничена:

Для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно	не более 1 200 руб. в месяц
Для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2 000 куб. см	не более 1 500 руб. в месяц
Мотоциклы	не более 600 руб. в месяц

Такие нормы установлены п. 1 Постановления Правительства РФ от 08. 02. 2002 N 92.

Более того, надо принимать во внимание, что эта норма утверждена законодателями в расчете на полный месяц использования автомобиля в служебных целях. Если, например, сотрудник ездил на машине всего 2 дня из 22 рабочих дней в месяце, то и компенсацию, которую можно списать на расходы, надо уменьшить в 11 раз (Письмо Минфина России от 16. 05.2005 N 03-03-01-02/140).

Выгоднее другой вариант — заключить с сотрудником договор аренды авто. Выгода в том, что арендную плату, как и прочие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, — стоимость ГСМ, ремонта, техобслуживания, приобретение других расходных материалов, можно учесть полностью (пп. 4 и 5 п. 1 ст. 346. 16 НК РФ). Единственный недостаток аренды — необходимость удержать с арендной платы НДФЛ (пп. 4 п.1 ст. 208 и п. 2 ст. 226 НК РФ).

Тогда как компенсация таким налогом не облагается (п. 3 ст. 217 НК РФ). А вот страховые взносы во внебюджетные фонды не придется платить в обоих случаях. Если компания работает на упрощенке с объектом налогообложения «доходы», то расходы в налоговом учете отражать не нужно.

Для организаций, находящихся на традиционной системе налогообложения либо применяющих «доходно-расходную» УСНО, договор аренды позволит учесть все расходы, возникающие в ходе эксплуатации машины сотрудника. Главное, чтобы они были экономически обоснованны и документально подтверждены.

Примечание. Чтобы не уплачивать НДФЛ и страховые взносы, необходимо подтвердить принадлежность используемого имущества работнику. Дополнительно понадобятся расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также суммы конкретных расходов.

Перечень документов, необходимых для принятия затрат в виде компенсации за использование личных автомобилей работников в расходах, зависит от условий хозяйственной деятельности.

1. Использование личного легкового автомобиля сотрудника должно быть обосновано производственной необходимостью, например постоянными служебными разъездами в течение рабочего дня. Это нужно отразить в должностной инструкции работника.

2. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

К соглашению прикладывают документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля: копия технического паспорта личного автомобиля, доверенность (если работник управляет им по доверенности).

Размер компенсации устанавливается заключенным соглашением между работником и организацией. Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются при ОСНО и УСН в целях налогообложения в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации.

Затраты организации, связанные с использованием легкового автомобиля работника в служебных целях, признаются расходами по обычным видам деятельности (в качестве управленческих) в том отчетном периоде, за который выплачивается компенсация.

	Задолженность перед работником	Выплата работнику суммы компенсации
Дебет	счет 20 «Основное производство»	счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
счет 26 «Общехозяйственные расходы»
счет 44 «Расходы на продажу»
Кредит	счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»	счет 50 «Касса»
	счет 51 «Расчетные счета» (в зависимости от способа выплаты — из кассы организации или перечислением на банковские карты)

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физического лица, полученные как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ). Организация, выплачивающая доход физическому лицу, признается налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ с такого дохода (п. 1 ст. 226 НК РФ).

Финансовое ведомство не высказывалось и о необходимости учета для целей обложения НДФЛ интенсивности использования автомобиля, однако в ряде обращений в самом тексте вопросов указано, что компенсация выплачивается с учетом этого фактора.

Учитывая разъяснения о необходимости иметь подтверждающие документы и для целей исчисления НДФЛ, можно заключить, что порядок учета интенсивности эксплуатации машины, предлагаемый для исчисления налога на прибыль, поддерживается и при обложении НДФЛ.

Если принято решение не учитывать фактические дни эксплуатации машины, целесообразно иметь расчет, который покажет, например, среднемесячную стоимость расходов по эксплуатации автомобиля в совокупности с суммой износа: расходные материалы, ремонт, ГСМ и прочее. Иначе говоря, нужно будет доказать, что установленная сторонами сумма уже учитывает интенсивность использования имущества.

Расчет суммы компенсации, определяемой с учетом интенсивности использования личного автомобиля в служебных целях, затрат по эксплуатации автомобиля(сумма износа, затраты на ГСМ и др.)

Состав затрат	Сумма затрат	Процент использования авто в служебных целях	Сумма компенсации с учетом интенсивности использования личного автомобиля в служебных целях
1	2	3	4 = 2 x 3
Амортизация (стоимость авто / срок полезного использования в месяцах)		(фактическое количество дней использования / число дней в месяце x 100%)
Расходы на бензин
Прочие расходы (мойка, ремонт и т.д.)
Итого

Примечание. Если размер компенсации назначен произвольно и не подтвержден никакими расчетами и документами, не учитывает фактические периоды его использования, существует риск, что НДФЛ будет доначислен.

Объектом обложения страховыми взносами признают выплаты и иные вознаграждения в пользу физлиц, подлежащих обязательному социальному страхованию.

Таким образом, установленные компенсации, выплачиваемые работникам за использование личного транспорта, не облагаются страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником.

Не подлежат обложению страховыми взносами все виды компенсационных выплат, связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Налог на прибыль организаций

Заметим, что для целей налогообложения прибыли нормируется общая сумма компенсации, включая возмещение фактически понесенных эксплуатационных расходов. Аналогичная позиция отражена в Письме Минфина России от 04.12.2015 N 03-03-06/70852 в отношении расходов на ГСМ при использовании личного транспорта в служебных целях.

Компенсация, выплачиваемая работнику, признается в составе расходов на дату ее выплаты.

Применение ПБУ 18/02

Кроме этого, в бухгалтерском учете компенсация в полной сумме признается на дату ее начисления, а в налоговом учете компенсация в пределах установленных норм включается в состав расходов на дату ее выплаты.

Таким образом, если выплата компенсации осуществляется в месяце, следующем за месяцем ее начисления работнику, в учете возникает вычитаемая временная разница (ВВР) и признается соответствующий ей отложенный налоговый актив (ОНА). Указанные ВВР и ОНА погашаются на дату выплаты компенсации (п. 17 ПБУ 18/02).

Пример. В соответствии с трудовым договором организация ежемесячно выплачивает работнику компенсацию за использование личного автомобиля для управленческих нужд организации в размере 1 100 руб. в месяц. Возмещение расходов производится в сумме, документально подтвержденной работником и утвержденной руководителем организации.

В целях исчисления налога на прибыль доходы и расходы признаются методом начисления. Организация составляет промежуточную бухгалтерскую отчетность на конец каждого календарного месяца. Какими проводками отразить выплату, указано в таблице.

Учет выплаты компенсации

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
На дату начисления компенсации
Отражены расходы по выплате компенсации	20 (26, 44)	73	9 000	Трудовой договор, приказ руководителя, документы, подтверждающие расходы, бухгалтерская справка-расчет
Выплачена сумма компенсации	99	68/ПНО	1 560	Расходный кассовый ордер, выписка банка по расчетному счету
Отражен ОНА (1 200 x 20%)	09	68/ОНА	240	Бухгалтерская справка-расчет
На дату выплаты компенсации
Перечислена сумма компенсации	73	51	9 000	Выписка банка по расчетному счету
Погашен ОНА	68/ОНА	09	240	Бухгалтерская справка

Налог, уплачиваемый при применении УСН

Расходы должны быть обоснованными и документально подтвержденными. Для учета затрат в расходах при УСНО компенсация должна быть фактически выплачена работнику (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Из названия Постановления N 92 следует, что его действие распространяется на организации. Но в Письмах Минфина России от 11.03.2012 N 03-11-11/74, от 31.01.2013 N 03-11-11/38, от 26.02.2013 N 03-11-11/82 разъяснено, что нормы, указанные в Постановлении N 92, применяются для определения расходов на выплату как организациями, так и индивидуальными предпринимателями.

Пример.

В соответствии с заключенным с работником письменным соглашением организация ежемесячно производит выплату компенсации работнику за использование личного автомобиля для управленческих нужд организации. Размер компенсации определяется исходя из ежемесячного износа автомобиля, сумма которого определена равной 7 400 руб.

За текущий месяц стоимость приобретенного бензина составила 12 600 руб., общий пробег автомобиля за месяц — 2 500 км, в том числе пробег по служебным заданиям — 1 500 км.

Компенсация работнику состоит из суммы ежемесячного износа автомобиля и стоимости израсходованных ГСМ в части, приходящейся на служебные поездки. Таким образом, в текущем месяце сумма компенсации, подлежащая выплате работнику, равна 12 000 руб. ((7 400 руб. + 12 600 руб.) / 2 500 км x 1 500 км).

Выплата компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Отражены расходы по выплате компенсации за пользование личным автомобилем в служебных целях	26	73	12 000	Трудовой договор, приказ руководителя, документы, подтверждающие расходы, бухгалтерская справка-расчет
Выплачена сумма компенсации	73	50 (51)	12 000	Бухгалтерская справка-расчет

Организация должна располагать копиями документов, подтверждающими право собственности работника на используемое имущество (Постановление ФАС Московского округа от 25.09.2012 по делу N А40-104646/11-119-902).

Сотрудник управляет автомобилем по доверенности

Статья 188 ТК РФ предусматривает компенсацию за использование имущества, принадлежащего работнику. Это означает, что транспортное средство должно принадлежать работнику на праве собственности.

Таким образом, организация может учитывать в расходах при УСНО компенсацию за использование личного автомобиля работника в служебных целях и в том случае, если работник управляет автомобилем по доверенности, выданной супругой, при отсутствии брачного договора.

Как указали судьи, из буквального содержания ст. 188 ТК РФ следует, что личным имуществом работника является имущество, принадлежащее ему на любом законном основании. Переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность.

С сайта: http://отрасли-права.рф/article/26962

Если на вас работает не только сотрудник, но и его личное авто — правила аренды: бухгалтерия

Договор аренды

Гражданский кодекс предлагает 2 варианта договора аренды транспортных средств (ТС):

Выбор одного из этих договоров аренды зависит от того, кто будет управлять автомобилем: сам работник-арендодатель или другой работник, сотрудник, работающий водителем, или сотрудник, работа которого носит разъездной характер.

Если сотрудник-арендодатель работает водителем и планирует использовать свою машину для выполнения рабочих обязанностей, то заключается договор аренды транспортного средства без экипажа.

Если управление авто не входит в трудовые обязанности сотрудника-арендодателя, (например, это руководитель организации или другое должностное лицо), то вопрос, может ли между сторонами заключаться договор аренды ТС с экипажем, спорный.

Также стоит обратить внимание на такой момент. Если предполагается перевозка на автомобиле других сотрудников или имущества компании, то нанимателю следует убедиться, не противоречат ли такие перевозки, к примеру, законодательству о лицензировании.

В договоре должен быть прописан предмет договора — наименование, марка, модель, год выпуска, цвет, регистрационный номер транспортного средства (ст.578 ГК).

Также должны быть отмечены условия, по которым хотя бы одна из сторон желает достичь соглашения. Например, законодательство не содержит обязательного требования указывать в договоре стоимости автомобиля. Но ее указание обязательно, если хотя бы одной из сторон заявлено о необходимости достичь соглашения в этом вопросе.

Обратите внимание на документы и принадлежности: машина арендуется вместе с ее принадлежностями и относящимися к ней документами — если иное не предусмотрено договором (ст. 582 ГК). Это могут быть свидетельство о регистрации ТС, подтверждение гостехосмотра, страховка на транспортное средство, ключи от автомобиля и т.д.

Например, о том, что авто находится в залоге у банка как обеспечение исполнения обязательств по кредитному договору. Иначе наниматель имеет право требовать уменьшения арендной платы или расторжение договора и возмещения убытков (ст. 584 ГК).

Распределение расходов на капительный ремонт и текущих расходов между сторонами осуществляется следующим образом.

Капитальный ремонт:

Текущие расходы:

При аренде ТС без экипажа все расходы на эксплуатацию авто несет наниматель (ст. 615 и 617 ГК), но договором они могут возлагаться и на работника, за исключением расходов на капремонт.

Договор безвозмездного пользования

Кроме договора аренды между сторонами может быть заключен договор безвозмездного пользования (ссуды) автомобилем. Все расходы по эксплуатации авто несет наниматель-ссудополучатель (ст. 649 ГК) — конечно, если иное не предусмотрено договором.

Этот договор дает нанимателю лишь право владеть и пользоваться автомобилем. При этом наниматель не вправе требовать от сотрудника управлять этим авто, если такое управление не входит в его трудовые обязанности.

Использование авто по трудовому кодексу

Оно имеет существенные отличия от заключения договора аренды или безвозмездного пользования (ст. 106 ТК). Рассмотрим основные пункты, в которых есть отличия:

1. Возможность использовать авто для нужд работника:

2. Необходимость управления автомобилем работником:

3. Компенсации расходов работнику:

Трудовой кодекс не содержит специальных требований к документальному оформлению использования личного имущества работника для нужд нанимателя. Возможны следующие варианты такого оформления:

С сайта: https://probusiness.io/law/3097-esli-na-vas-rabotaet-ne-tolko-sotrudnik-no-i-ego-lichnoe-avto-pravila-arendy.html

Отражение аренды у физлица в форме 6-НДФЛ (нюансы), аренда автомобилей — бухгалтерский учет на предприятии, проводки по начислению НДФЛ за аренду автомобиля

6-НДФЛ — аренда у физлица подлежит включению в данные отчета, т. к. физлицо получает от арендатора облагаемое НДФЛ вознаграждение.

Обоснование включения арендных платежей физлицам в 6-НДФЛ

При оплате аренды физлицу, не ведущему деятельность в качестве ИП, юрлица или ИП, выплачивающие доход, становятся по отношению к этому физлицу налоговыми агентами (пп. 1 и 2 ст. 226 НК РФ). Вознаграждение, выплачиваемое по договору аренды с физлицом, соответствует всем критериям доходов, указанных в ст.226 НК РФ.

Из этой обязанности следует и обязанность арендатора отчитываться по суммам доходов физлиц-арендодателей от аренды и суммам НДФЛ, удержанного при выплате таким физлицам (п. 2 ст. 230 НК РФ). Уплачивать НДФЛ за свой счет арендатор не вправе.

Нюансы отражения в 6-НДФЛ выплат по договорам аренды с физлицами

В соответствии с п. 3 ст. 226 НК налоговый агент должен рассчитать сумму НДФЛ к удержанию на дату получения дохода физлицом. Согласно п. 1 ст. 223 НК РФ датой получения физлицом дохода по аренде будет являться дата оплаты услуг арендатором деньгами либо передачи дохода в иной форме, допускаемой законодательством.

Вместе с тем подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ представляет доход как вознаграждение, полученное за выполненную работу или оказанную услугу. Простая, на первый взгляд, логическая цепочка: услуга оказана, оплата произведена, НДФЛ удержан и уплачен в бюджет — на практике приводит к дополнительным вопросам. Например:

Таким образом, при заполнении 6-НДФЛ по аренде необходимо «примирить» между собою требования ст. 223, 226 и 208 НК РФ.

Пример

В июле за июньскую аренду было оплачено: 10. 07. 2018 — 5 000 руб. 20. 07. 2018 — 5 000 руб. В примере все выплаченные суммы указаны «грязными», т. НДФЛ при выплате дохода арендодателю.

В отчете за 1 полугодие 2018 года бухгалтер указал:

Раздел	Строка	Показатель	Примечание
1	020 (начисленный доход)	10 000	Поскольку датой дохода считается дата фактической оплаты (п. 1 ст. 223 НК РФ)
040 (исчисленный налог)	1 300
	070 (удержанный налог)	1 300
2	100 (дата получения дохода)	27.06.2018	Фактическая выплата за июнь (ст. 223 НК РФ)
110 (дата удержания налога)	27.06.2018
120 (дата перечисления налога)	28.06.2018
130 (полученный доход — факт)	10 000	В размере полной фактической выплаты
140 (удержанный НДФЛ — факт)	1 300	С выплаченной суммы

Для проверки 6-НДФЛ по контрольным соотношениям возьмите на заметку этот материал.

По итогам 9 месяцев 2018 года бухгалтер в отношении данного договора, планирует заполнить отчет так:

Раздел	Строка	Показатель	Примечание
1	020	20 000	Показан порядок заполнения только по данным примера — аренда за июнь
040	2 600
2	100 (дата получения дохода)	10.07.2018	Первая июльская выплата за июнь (ст. 223 НК РФ)
110 (дата удержания налога)	10.07.2018
120 (дата перечисления налога)	11.07.2018	П. 7 ст. 6.1 НК РФ
130 (полученный доход — факт)	5 000	В размере фактической выплаты
140 (удержанный НДФЛ — факт)	650	С выплачиваемой фактически суммы
100	20.07.2018	Вторая июльская выплата за июнь (ст. 223 НК)
110	20.07.2018
120	23.07.2018
130	5 000	В размере фактической выплаты
140	650	С выплачиваемой фактически суммы

При фактическом заполнении отчета по итогам 9 месяцев в 6-НДФЛ должны быть аналогичным образом включены и дальнейшие выплаты сотруднику по договору аренды.

Арендные платежи на границе периодов

На срок оплаты НДФЛ с выплаченного дохода распространяется общеустановленное для всех фигурирующих в НК РФ сроков правило: при совпадении с выходным днем срок смещается на более позднюю дату, соответствующую ближайшему рабочему дню (п.7 ст. 6.1 НК РФ).

В этом случае в раздел 2 такая выплата попадет уже в периоде завершения всех связанных с ней действий (т. е. в тот период, которому будет соответствовать дата уплаты налога). А в разделе 1 все данные по ней отразятся в строках 020, 040 и 070 в периоде фактической выплаты, поскольку начисление дохода и налога, а также его удержание произведены именно в нем.

Итоги

Нюансы заполнения 6-НДФЛ по договору аренды с физлицом связаны с учетом требований НК РФ. С одной стороны, чтобы соответствовать критериям дохода по ст. 208 Налогового кодекса, услуги по аренде должны быть фактически оказаны арендодателем налоговому агенту, с другой — для удержания и перечисления НДФЛ и отражения данных в разделах 1 и 2 6-НДФЛ должна состояться фактическая выплата дохода.

С сайта: http://nalog-nalog.ru/ndfl/raschet-6-ndfl/otrazhenie_arendy_u_fizlica_v_forme_6ndfl_nyuansy/