Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения: кто занимается, как составить акт?

Бухгалтер широкого профиля с 15-летним опытом. Сейчас уже на пенсии, чтобы не закиснуть изучаю, что изменилось в отрасли, собираю интересные мне материалы. Надеюсь, они будут полезны и вам в вашей работе — пока экономика работает, без бухгалтерии не обойтись.

Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения: кто занимается, как составить акт?Если организация использует документы, которые хранят коммерческую или другие тайны, то следует заранее позаботиться о том, как придётся уничтожить такие бумаги по истечению их срока действия. Есть несколько способов избавиться от документов так, чтобы они не попали в чужие руки. Например, можно использовать обычный офисный шредер или обратиться к специализированным компаниям, которые самостоятельно занимаются уничтожением документов. Однако, чтобы это сделать нужно сначала заполнить акт на уничтожение бумаг, в котором будет указываться дата действия акта, использованные статьи государственных Кодексов и другие данные о документах.

Оглавление

Акт на уничтожение документов, машина или аппарат для уничтожения документов, приказ об уничтожении

Акт о выделении документов и дел на уничтожение это документ который формируется по результатам экспертизы ценности документов и соответствующего отбора дел на уничтожение. В общем виде это список разновидностей документов, предполагаемых к уничтожению, с указанием их количества.

В акте на уничтожение указываются номера статей и нормативные документы, к которым относятся эти статьи. На их основании этих статей, если документ не содержит иных сведений определяется срок хранения документов. В частности указываются и годы, за которые отобраны документы в акт о выделении документов на уничтожение.

Нельзя занижать или завышать количество документов по позиции, а так же опускать некоторые позиции, даже если количество документов в них мало – при проверке этот факт легко проявляется. Важно не допускать уничтожения документов, срок хранения которых не истек.

Пример акта:

Акт об уничтожении документов и дел

Общество с ограниченной ответственностью «РОМАШКА»
(ООО «РОМАШКА»)
  УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор
ООО «РОМАШКА»

_________________ И.В. Иванов

«____» ________________ 2014 г.                                                                                                                                                                                                  

 

АКТ 
______________ №_____

г. Москва

о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих

хранению

На основании«Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом министерства культуры Российской Федерации № 558 от 25 августа 2010 года и зарегистрированного в министерстве юстиции Российской Федерации 8 сентября 2010 года за № 18380 отобраны к уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы ООО «РОМАШКА».

 

№ п/п

Заголовок дела или групповой заголовок документов

Крайние даты

Кол-во ед. хр.

Сроки хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

           

Итого: ________ (_______________)  ед. хр. за  ___________ годы.

 

Архивный работник                              ________________

 

Документы в количестве ___ (__________________) ед. хр. весом __________ кг уничтожены путем шредирования на основании акта об утилизации                    № от «____»__________________2018 г.

Архивный работник                              ________________

Если количество документов не будет соответствовать реальности, может быть сделан вывод о незаконном уничтожении документов, и документы формально будут находится в организации, а это может обернутся серьезными проблемами при запросе. Напомним, что за незаконное уничтожение документов предусмотрена административная и уголовная ответственность.

Важно учитывать, что название позиций не всегда соответствовует названию документов в применяемой к ним статье Перечня документов. Это связано с тем, что разновидностей документов множество, а Перечень типовых документов не может охватить их все. К какой именно статье отнести конкретный документ, должен решать архивариус, проводящий процедуру отбора документов на уничтожение.

Во многих организациях есть однотипные виды документов – такие как, кассовые и банковские документы, приказы по административно-хозяйственной деятельности, заявления на отпуск и т. По этой причине количество позиций почти во всех организациях не может быть меньше пары десятков. Зачастую позиции исчисляются десятками.

При том, что чем больше документов – тем больше позиций. На количество позиций влияет и состав документов. Общее количество позиций может достигать сотни и более. Количество позиций, как правило, показывает насколько тщательно и профессионально был произведен отбор документов к уничтожению.

Оформляется акт на уничтожение в соответствии с приложением N 4 «Основных правил работы архивов организаций» 2002 года. Если в акте на уничтожение указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.  

Акт на уничтожение утверждается руководителем предприятия – владелицы перечисленных в нем документов. Он в обязательном порядке согласовывается с экспертной комиссией организации. Если организация входит в зону комплектования какого-либо государственного, муниципального либо ведомственного архива, акт на уничтожения согласовывается с ним.

В заключении акта на уничтожение документов и дел должна быть запись об утверждении описей дел по личному составу организации за все указанные в акте годы.

К акту на уничтожение требуется приложить акт о проведенном уничтожении документов, с указанием общего количества документов и их веса. Без завершающего документа акт на уничтожение не действителен, т.

С сайта: http://blanker.ru/doc/akt-unichtozhenie-del

Уничтожение документов, образец акта на самостоятельное уничтожение

В настоящее время в процессе деятельности организаций образовывается большой объем документов. Поэтому правильное и своевременное уничтожение документов является актуальной темой в делопроизводстве каждой организации.

Ознакомившись с данной статьей, вы будете точно знать каков порядок уничтожения документов. Вы сможете составить акт об уничтожении документов самостоятельно. Вопрос заключается в том, сумеете ли вы найти время на проведение этой работы.

Многие предпочитают проводить уничтожение документов с помощью специалистов со стороны и затрачивают на эти цели неоправданно большие денежные средства.

Порядок уничтожения документов

Итак, существует единый порядок уничтожения всех документов на бумажных носителях и в электронной форме, в том числе бухгалтерских и кадровых.

Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения и потерявшие практическое значение. Для этого составляется установленной формы акт на уничтожение документов в результате проведения экспертизы ценности документов. Его точное название – акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Чтобы определить срок хранения документов и соответственно узнать истек ли он, надо пользоваться номенклатурой дел организации. В случае необходимости можно уточнять сроки по типовым и ведомственным перечням документов, при этом вы имеете право из практических соображений увеличивать сроки хранения и никогда – уменьшать их.

При определении сроков хранения документов вы также руководствуетесь иными существующими требованиями в вашей сфере деятельности, например, в налоговом кодексе, федеральном законе, постановлении правительства РФ и т.п. Тем не менее, подавляющее число документов имеет пятилетний срок хранения, установленный по типовому перечню.

Порядок составления акта

Дела разрешается включать в акт на уничтожение, если их срок хранения закончился к 1 января года составления акта. Это нормативное требование следует понимать так: дело 2014 года со сроком хранения «5 лет» можно включить в акт не ранее 2020 года.

В акте на уничтожение перед группой заголовков каждого структурного подразделения пишется название этого подразделения.

Нужно заголовки однородных дел вносить под общим заголовком с указанием суммарного количества дел.

Вообще-то согласно нормативным требованиям нужно проводить отбор дел для уничтожения только с полистным просмотром. Введено, чтобы случайно не уничтожить какой-нибудь важный документ.

Но если дела пролежали на полке без движения все 5 лет, ни разу не понадобившись, то часто этим требованием пренебрегают. Пролистайте выборочно только некоторые дела и убедитесь, что они действительно утратили практическое значение.

Основная работа по составлению акта заключается в перенесении информации с обложек отобранных к уничтожению дел в форму акта. Если обложка оформлена не полностью, тогда уточняйте недостающие сведения по номенклатуре дел организации – заголовок дела, крайние даты (самая ранняя и самая поздняя даты), индекс дела.

Наибольшая сложность для неподготовленного человека в области архивного дела это подбор номера статьи со сроком хранения по перечню документов. Но уверяю вас, стоит только погрузиться в работу и с этим тоже не трудно разобраться.

Учитывайте только, что реальный заголовок дела не всегда точно соответствует названию статьи в перечне документов из-за невозможности охвата всего существующего их многообразия. В перечнях документов приводится обобщенное наименование каждого вида документа. Так что специалист, составляющий акт на уничтожение, может весьма творчески принимать решение к какой конкретно статье отнести каждое дело.

Акт подписывается сотрудником, который проводил экспертизу ценности документов. Затем в акте на уничтожение делается отметка о согласовании его экспертной комиссией организации, для этого его надо рассмотреть на заседании и составить протокол заседания экспертной комиссии.

Обратите внимание на порядок утверждения акта, чтобы избежать довольно частой ошибки. Акт об уничтожении документов утверждается руководителем организации:

  • для организаций, передающих документы на государственное хранение (источников комплектования госархивов), только после утверждения экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения описей дел постоянного хранения за этот же период. Это требование существует, так как госархив может потребовать часть документов, отобранных к уничтожению, включить в опись дел постоянного хранения.
  • для организаций, которые не передают документы на государственное хранение (собственно таких подавляющее большинство), после упорядочения документов по личному составу (т.е. в соответствии с нормативными требованиями дела подшиты в твердую обложку, составлены описи) за соответствующий период без согласования с архивными органами.

Затем организация может уничтожать дела, включенные в акт. Использовать эти документы для хозяйственных нужд не разрешается. Так что у вас есть два направления для дальнейших действий.

Как уничтожить

Уничтожить документы можно самостоятельно – сжечь (чревато проблемами с пожарной службой), при помощи уничтожителя бумаг (долго и подойдет только для маленьких объемов). В этом случае вам надо будет составить акт в произвольной форме, чтобы зафиксировать факт уничтожения.

Обычно предназначенные для уничтожения дела передают на переработку (утилизацию) в специализированную организацию.

В этом случае передача документов оформляется приемо-сдаточным актом или накладной, где должны быть указаны дата, количество дел и их вес. Для обеспечения конфиденциальности передачу дел на переработку и уничтожение документов необходимо проводить под контролем сотрудника организации.

Все изложенное в данной статье о порядке уничтожения документов представлено в образце акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Я надеюсь, что с помощью приведенной информации вы сможете составить акт на уничтожение документов правильно и обойтись без помощи излишних посредников.

С сайта: http://delo-ved.ru/arhiv/hranenie-i-unichtozenie-dokumentov/unichtozenie-dokumentov.html

Утилизация документов с истекшими сроками хранения, архивов, бухгалтерской и офисной документации

В какой-то момент в архивах любой компании скапливается большое количество неактуальной, отработанной документации с истекшим сроком хранения, которая подлежит утилизации.

Руководство компании должно принять решение, каким образом будет очищаться архив, чтобы не нарушались федеральные законы, и не было проблем с муниципальными службами из-за загрязнения окружающей среды.

Нельзя просто так выбрасывать архивы на свалку – таков закон.

Способы уничтожения документов

Существует несколько способов утилизации бумажной документации.

Механическое измельчение (шредирование)

Самый популярный и дешевый способ уничтожения архивной документации.

Явными преимуществами метода являются:

  • невозможность восстановления ликвидированных документов;
  • высокая скорость измельчения бумаги;
  • сравнительно невысокая стоимость аппаратов и самой процедуры.

Сами же уничтожители бумаги (шредеры) отличаются высокой производительностью и справляются с большими объемами документов и дел.

Сжигание

Этот метод второй по распространенности после шредирования. Используется для ликвидации сразу большого объема бумаг.

Сжигание имеет и недостатки:

  1. Сжигание неосуществимо без наличия базы для утилизации, собственной котельной или другой оборудованной спецплощадки.
  2. Если архив сжигается не в специальных высокотемпературных печах, а подручными средствами, высока вероятность того, что отдельные части документов (например, ламинированные) уцелеют.
  3. В большинстве стран мира сжигание признано экологически вредным методом утилизации.

Закапывание

Ненадежный, но простой и дешевый метод, при котором архивы закапываются в землю.

Это считается выгодным решением для организаций с невысокой капитализацией или для физических лиц, так как метод не требует привлечения дополнительного оборудования.

Обратная сторона в том, что существует риск раскапывания документов с важной информацией, в том числе по распоряжению государства.

Также применяются методы промышленного прессования и утопления документов. Но они мало распространены.

Существуют компании, с которыми можно заключить договор предоставления услуг по утилизации бумаги на своем оборудованием с выездом к заказчику. Есть смысл заказать их услуги, если они требуются нечасто (компания не имеет большого документооборота, и покупка шредера не оправдана).

Подобные организации в качестве инструмента используют мобильный шредер – грузовой автомобиль, оснащенный оборудованием для утилизации.

По своему типу и структуре мобильный шредер напоминает мусороуборочные машины: в него интегрировано механическое или гидравлическое подъемное устройство, рассчитанное на разные весовые категории (грузоподъемность обычно зависит от массы грузовика), а в кузове располагается само устройство для измельчения документации.

Мобильный шредер такого типа обладает высокой производительностью и способен перемолоть около двух тонн бумажной массы за один час.

Утилизация конфиденциальных и секретных документов

Химическая обработка — это дорогостоящий, но очень надежный метод уничтожения секретной информации, расположенной на бумажных носителях.

Документы перерабатывается в однородную скомканную массу при помощи воды и химических веществ.

Недостаток химической обработки в том, что этот способ финансово затратен, и используется только крупными компаниями и государственными учреждениями, если необходимо стопроцентное уничтожение закрытой документации без возможности восстановления.

Стоимость услуг

Профессиональные услуги ликвидации документов включают в себя такие процедуры:

  • подача грузового автомобиля-уничтожителя;
  • перенос бумажной массы грузчиками;
  • ликвидация всей документации (в присутствии заказчика);
  • перевоз отходов;
  • составление свидетельства о предоставлении профессиональных услуг.

Все эти процессы входят в стоимость услуги по утилизации. Если заказчик предоставляет собственный транспорт, грузчиков и водителя, то эти услуги выходят из итоговой оплаты.

Общая цена зависит не только от количества бумаги, но и от степени секретности, а также от условий, при которых будет производиться работа.

Перечень специализированных фирм по крупнейшим городам РФ

Город Название фирмы Телефон Условия Цены
Москва АрхиваНет 8 (495) 508-78-30 Работа по будням с 9 до 18 часов. При доставке бумаги на машине заказчика позвонить по тел. +7 (915) 279-42-04 и сообщить условия доставки.Доставку машиной компании нужно заказать по главному номеру за 1 день. Стоимость переработки документов:от 6 руб./кг.
Санкт-Петербург (Спб) ООО «Уничтожение Документов» 8 (812) 337-10-84 Работа с 9 до 17:30. Цена работы — договорная. Подача транспорта: от 50 кг до 500 кг — 1850 руб.;от 500 кг — бесплатно.
Новосибирск Спецзавод Квант +7 (383) 207-55-52 Работа с 9 до 17:30.Цены на 1 кг документов варьируются в зависимости от объема заказов на один месяц. От 30 руб./кг (при 1000 кг в месяц).
Екатеринбург DOC-EKB (343) 328-31-64 Работа с 9 до 18.Цена на услуги зависит от формы и состояния документации (чистые, грязные документы, с пластиковыми частями и т.д.). Чистые документы до 1000 кг: 8 руб./кг. Вывоз на машине компании: от 2100 руб. Машина — 410 руб/ч.Услуги грузчиков: 300 руб/ч, минимум — 3 ч.
Нижний Новгород ООО «Первая Аутсорсинговая компания» 8 (831) 233-81-00 Работа по будням с 9 до 17.Круглосуточный прием звонков. Все цены на услуги — договорные.

Измельчители бумаги (шредеры) классифицируются на несколько групп.

  1. Персональный. Личный измельчитель бумаги. Машинка предназначается для уничтожения одиночных документов и листов бумаги. Используется в домашних условиях или в кабинете.
  2. Офисный. Входит в категорию офисного оборудования и предназначен для использования рабочим коллективом. Обладает более высокой производительностью, более сложным механизмом измельчения (способен перемолоть даже бумагу с металлическими скобами или плотными пластиковыми вкраплениями) и надежностью. Стоит он дороже, чем индивидуальный шредер.
  3. Архивный. Самый мощный из бумажных измельчителей офисного класса. Предназначен для ликвидации бумажных отходов и просроченной документации в офисах крупных компаний. Обладает высоким уровнем надежности и качеством уничтожения. Архивные шредеры измельчают большую часть материалов, используемых при составлении документации: папки, пластик, канцелярский металл и прочие материалы.
  4. Промышленный шредер. Самый дорогостоящий аппарат из этой серии. Представляет собой массивный механизм по утилизации и переработке бумаги и других материалов в огромных количествах. Рассчитан на массовую утилизацию бытового мусора и закупается в основном компаниями и предприятиями, специализирующимися на этом. Перевозятся в крупных грузовых автомобилях, если компания занимается выездным уничтожением мусора, либо прокладывается как часть инфраструктуры предприятия, если организация занимается этим стационарным образом.

Также шредеры разделяются на несколько уровней секретности:

  • 1 уровень: общедоступная бумажная документация; разрезается аппаратом на бумажные полосы шириной 12 мм;
  • 2 уровень: уничтожение служебной документации; бумага разделяется на полоски шириной 6 мм;
  • 3 уровень: ликвидация серьезной документации; бумага разделяется на полосы толщиной до 2 мм, может быть поделена и поперек;
  • 4 уровень: уничтожение бумажных носителей секретной и закрытой информации; бланки разрезаются до 2 мм вдоль и до 15 мм поперек;
  • 5 уровень: уничтожение сверхсекретной документации; бумажные листы нарезаются на 0,8 мм вдоль и до 13 мм поперек.

Типы резки тоже имеют значение при классификации шредеров:

  • продольная (параллельная) резка производится на 1-3 уровнях секретности;
  • поперечная (перекрёстная) соответствует 4-5 уровням.

Стоимость машины низкой производительности в пределах 30-40 тысяч рублей.

Офисные аппараты для измельчения, способные резать бумагу не только вдоль, но и поперёк, и к тому же сохранять темп и производительность долгое время, можно купить за 140-180 тыс. рублей.

Для более серьезного подхода к ликвидации бумажной массы крупные компании закупают промышленные уничтожители бумаги, способные расправляться с 1-2 тоннами бумажной массы в час. Стоимость такого оборудования – от 400-500 тыс. рублей.

Перед самим процессом утилизации владелец документов обязан пройти через такие этапы:

  1. Определение формальной ценности имеющейся документации в соответствии с регламентируемыми государством нормативными требованиями путем экспертизы.
  2. Локализация (выделение) документации с закончившимся сроком хранения.
  3. Формирование юридического акта о ликвидации (“О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению”), с личной подписью руководителей организации.
  4. Составление и получение разрешения на утилизацию со стороны государственных органов.
  5. Утилизация документов.

Правила и процедуры

По закону, устранению подлежат лишь просроченные документы, к которым относится документация временного хранения (до десяти лет).

Остальная документация относится к типу регулярного хранения и подлежит сохранению в федеральных архивах и архивах местного самоуправления на неограниченный срок (от 75 лет), в соответствии пунктом 1, статьей 17 федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ.

Для проверки пакета документов происходит создание экспертной комиссии, деятельность которой регламентируется Положением об экспертной комиссии. Перед началом ее работы составляется протокол заседания, в котором фиксируются вопросы, стоящие на повестке дня.

Если при экспертизе будет выявлены нарушения (например, одна часть принятой документации просрочена, а другая часть определена на регулярное хранение), пакет документов будет переоформлен и разделен на отдельные категории.

Комиссия определит вероятность полного либо частичного восстановления поврежденной либо испорченной документации, и дифференцирует таким образом подлежащие удалению материалы. Если же признается возможной реставрация носителей информации, то они не утилизируются.

Документальное оформление

Когда экспертная группа определит формальную ценность всей предложенной к утилизации бумажной массы, и до того, как будет осуществлен процесс утилизации – нужно провести ряд административных мер, подтверждающих намерение организации уничтожить всю соответствующую бумажную массу.

Владельцы документов должны распределить и переписать все данные о них в отдельном в акте.

Следует показать количество дел, общие цифры списанных на утилизацию единиц документации, период осуществления делопроизводства, а также подтверждение того, что данный документ утвержден экспертной комиссионной группой.

Вот образец акта о группе распорядительных приказов, в виде таблицы:

Наименование дела или подзаголовок группы документов Крайние сроки завершения делопроизводства Номера описей Номер дела по номенклатуре или по описи Итоговое количество единиц хранения Время хранения и числовые значения статей по перечню
Приказы и распоряжения по основному виду деятельности 2001–2011 01-15 13 6 лет Ст. 7

Этот акт закрепляется руководством организации-держателя дел. На основании акта составляется приказ об уничтожении документов.

Чтобы этого избежать, необходимо серьезно отнестись к срокам хранения каждого документа и сверять все подшитые в одной группе дела с регламентируемыми в федеральных законах сроками хранения:

  1. Оформленные до 2009 года года документы относятся к ныне утратившему силу перечню, утверждённому Росархивом 06.08.2000.
  2. Если они оформлялись с 2010 года и позже, то они уже регламентируются актуальным перечнем Министерства культуры.

Передача документов компании по утилизации оформляется приемо-сдаточной накладной на уничтожение документов.

Если законом накладывается условие обязательного постоянного хранения, то руководство организации обязано обработать и систематизировать всю соответствующую документацию, а затем передать ее на сохранение в государственный архив.

К такого рода документации относятся:

  • приказы по основному виду деятельности;
  • список зарегистрированных приказов по основному виду деятельности;
  • штатные расписания (кадровые документы);
  • организационная структура компании;
  • систематизированный перечень дел организации;
  • перечни дел компании с указанием крайних сроков (описи);
  • акты и постановления о ликвидации дел и потере документации;
  • целевые программы развития и информатизации;
  • каталоги, ценники, тарифы и прейскуранты на основную продукцию или услуги компании;
  • годовые отчетные показатели и планы;
  • годовые балансы бухучета;
  • годовая отчетность в Пенсионный фонд, Фонд социального страхования, а также в федеральную налоговую службу;
  • годовые планы, сметы и т. д.;
  • учредительная документация;
  • приватизационные свидетельства;
  • свидетельства и документы о благотворительности;
  • реестры владельцев именных ценных бумаг и акционеров;
  • списки физических и юридических лиц, имеющих право на получение дивидендов;
  • учётные журналы цен о работе с акциями и другими ценными бумагами;
  • заключения органов фин. контроля, ревизионных комиссионных органов, аудиторские заключения;
  • безвозмездные субсидии, гранты;
  • нормативы и лимиты;
  • документы, подтверждающие прохождение валютной операции между лицами.

К таким относят:

  • командировочные или отпускные распоряжения;
  • документы учета работы транспортных средств (путевые листы);
  • свидетельства о договорных отношениях с юридическими лицами;
  • нормативные документы по государственным закупкам;
  • учетные акты о сдаче-приеме выполненных работ;
  • документы бухгалтерского и налогового учета.

Особенности уничтожения бухгалтерских документов

Бухгалтерская и другая финансово-отчетная документация подлежит особому вниманию со стороны законодательства.

Любые отчеты о финансовых операциях организаций привлекают налоговые органы.

Следовательно, существует ответственность за их целенаправленное уничтожение и попытку сокрытия, которые расцениваются как уголовное деяние и наказываются в соответствии с текущим законодательством.

Любой отчетный документ или аудиторское заключение о финансовой отчетности подлежит архивации и хранению компанией не менее 5 лет после даты формирования. В некоторых случаях на определенные виды отчетной документации государство может добавить дополнительное время хранения.

Если вы приобрели шредер для офисного, корпоративного или домашнего пользования, и не пользуетесь услугами мобильных шредеров, множество резанной бумаги остается у вас на руках.

Не стоит выбрасывать ее на свалку, ведь это ценное вторсырье. Из него изготавливается множество изделий (от яичных лотков и картонных коробок до новой беленой бумаги), благодаря этому удается защитить от вырубки множество деревьев.

По мере накопления отработанной бумажной массы сдавайте ее в пункты приема вторсырья — это принесет вам небольшой доход, кроме того, вы почувствуете свое участие в сохранении природных ресурсов.

Утилизация ненужных документов позволяет очистить вашу компанию, а правильная и экологичная утилизация – очистить планету.

В большинстве стран мира для утилизации мусора в крупных объемах используются экологически чистые методы, такие как измельчение и химическая утилизация. Это финансово выгодно, позволяет сохранять окружающую среду и не препятствует закону.

С сайта: https://rcycle.net/makulatura/utilizaciya-dokumentov

Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, машинка для уничтожения, срок хранения актов, уничтожение документов с выездом к заказчику и протокол экспертной комиссии по уничтожению документов

В процессе деятельности любая организация, независимо от формы собственности и вида деятельности, «обрастает «огромным количеством документов, содержащих различную по ценности информацию. Большинство этой информации утрачивает свою ценность через некоторое время.

С каждым годом количество таких, утративших свою значимость, документов только увеличивается, под их хранение требуется выделение больших по площади и специально-оборудованных помещений. В связи с этим возникает необходимость выделить и уничтожить документы с истекшим сроком хранения.

Для того чтобы уничтожить документы с истекшими сроками хранения необходимо выполнить следующие виды работ

  1. Выделить дела, документы, которые подлежит уничтожению.
  2. Утвердить акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.
  3. Передать дела, документы на уничтожение.

Этап 1. Выделение дел идокументов, подлежащих уничтожению

Выделение дел и документов с истекшими сроками хранения к уничтожению является одной из основных целей проведения экспертизы ценности документов в организации. Экспертиза ценности документов — этоизучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.

Важно! Экспертизе ценности подлежат все документы организации независимо от видов носителей и способов записи. До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

  1. действующего законодательства и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области архивного дела, информации и документационного обеспечения управления;
  2. типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел.

Работники службы делопроизводства, ответственные специалисты за делопроизводство в структурных подразделениях организации совместно с экспертной комиссией проводят отбор документов на хранение или уничтожение.

Важно! Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), в организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются постоянно действующие центральные экспертных комиссии (ЦЭК).

Основным нормативным документом для определения сроков хранения документации является Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Объектами процесса уничтожения дел, документов являются:

  1. дела с истекшими сроками хранения, находящиеся в структурных подразделениях организации, а также документы с истекшими сроками хранения, в том числе копии документов, изъятые из дел, подлежащих передаче в архив организации;
  2. дела временных сроков хранения (свыше 10 лет), сроки хранения которых истекли, сформированные, описанные и учтенные в годовых разделах описей дел, документы в архиве организации.

Важно! При выделении дел к уничтожению в делопроизводстве необходимо просмотреть номенклатуры дел более ранних лет для выделения к уничтожению дел за соответствующие годы, хранящихся в делопроизводстве.

Выделение дел, документов к уничтожению в делопроизводстве осуществляется работником структурного подразделения, который должен выполнить следующие действия:

  1. произвести отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;
  2. осуществить выделение (на основе просмотра номенклатуры дел года, за который сдаются дела) дел с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению, учитывая отметки в номенклатуре дел организации (например, «до минования надобности «(«ДМН «), «при условии проведения (завершения) ревизии «и др.);
  3. изъять по результатам полистного просмотра дел, передаваемых в архив организации (дела с постоянным и долговременным сроком хранения), копии документов, а также документы, срок хранения которых истек.

Важно! Дела с отметкой «ЭПК «подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Отметка «ЭПК «означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно «. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные документы с отметкой «ЭПК «включаются в акт на уничтожение. При этом отметка «ЭПК «в акте не указывается.

Этап 2. Порядок составления акта овыделении куничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

На дела, срок которых истек, составляется акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (далее — акт). Форма акта утверждена приказом Минкультуры России.

Подготовка акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в делопроизводстве включает:

  1. подготовку в структурных подразделениях предложений к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
  2. подготовку службой делопроизводства проекта акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению всех структурных подразделений организации;
  3. согласование и утверждение акта.

Важно! Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт и располагаются в той последовательности, в которой они внесены в номенклатуру дел организации.

При составлении акта указываются название и выходные данные перечня документов с указанием сроков хранения на основании, которого документы выделяются к уничтожению.

Табличная форма акта содержит описание выделенных к уничтожению дел.

Графа 1 «№ п/п «– Порядковый номер в графе 1 ставится арабскими цифрами в валовом порядке, начиная с «1 «.

Графа 2 — «Заголовок дела (групповой заголовок документов) «. В отличие от описей, где каждое дело вносится под самостоятельным номером, заголовки однородных дел в акте допускается вносить под общим заголовком. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Графа 3 «Годы «. Указываются годы самого раннего и позднего дела.

Графа 4 «№ описи «и графа 5 «№ ед. хр. по описи «акта не заполняются.

Графа 6 «Количество единиц хранения «. Указывается общее (суммарное) количество дел группы (графа 6 акта).

Графа 7 «Сроки хранения и номера статей по перечню «. Указывается срок хранения дела и номер статьи по перечню, который использовался при выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Графа 8 «Примечание «. Указывается дополнительная информация о делах, подлежащих уничтожению, а именно индекс (индексы) дел по номенклатуре дел (Приложение 1).

После заполнения табличной формы в акте оформляется итоговая запись: цифрами и прописью указывается общее количество единиц хранения, выделенных к уничтожению за определенный период, например: 15 (пятнадцать) ед. хр. за 2007–2012 годы.

В архиве организации дела выделяются к уничтожению работником архива по результатам просмотра годовых разделов описей дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Работник архива организации, выделяющий дела, не подлежащие хранению, к уничтожению, также в рабочем порядке формирует таблицу со списком этих дел для включения в акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, подписывается сотрудником, который производил экспертизу ценности документов (как правило — сотрудник отдела делопроизводства), затем представляется на согласование ЦЭК (ЭК) организации вместе с годовыми разделами описей дел постоянного срока хранения и по личному составу.

Важно! Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то дела, включенные в акт, могут быть уничтожены, только после утверждения и согласования ЭПК соответствующего архива описей дел постоянного хранения и по личному составу.

После утверждения ЭПК архивного учреждения годовых разделов описей дел постоянного срока хранения и согласования годовых разделов описей дел по личному составу акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем организации.

Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждает руководитель организации после составления и утверждения годовых разделов описей дел по личному составу.

Предусмотренная в акте строка о внесении изменений в учетные документы указывается при уничтожении дел в архиве организации (в делопроизводстве отметки об уничтожении дел могут проставляться в итоговой записи номенклатуры дел организации).

При заполнении строки о внесении изменений в учетные документы акт подписывает работник архива, внесший изменения в учетные документы с указанием его должности.

Этап 3. Передача дел, документов на уничтожение

Физическое уничтожение документов может осуществляться только после утверждения руководителем организации годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Передача дел оформляется приёмо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за сохранность документов архива учреждения. В случае необходимости документы могут быть уничтожены также в присутствии представителя организации с составлением акта о физическом уничтожении документов. Данный акт составляется в произвольной форме.

Передача документов на уничтожение фиксируется в заключительной части акта, где указывается количество, сдаваемых на уничтожение единиц хранения документов и их вес.

В случае выбора организацией иного варианта уничтожения дел запись о способе уничтожения в акте должна быть обязательно.

В результате процедуры уничтожения на руках должно остаться несколько документов:

  • акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
  • накладная, подписывается двумя организациями в случае передачи документов «на сторону «для уничтожения;
  • акт об уничтожении документов оформляется обязательно той организацией, которая осуществляла этот процесс (т. е. это может быть как организация, передающая дела на утилизацию, так и сторонняя организация).
Использование документов, подлежащих уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено. Уничтожение документов проводится таким образом, чтобы обеспечивать конфиденциальность любой содержащейся в них информации.
Пример оформления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержден приказом Минкультуры России.

№п/п Заголовок дела (групповой заголовок документов) Годы Номер описи Номер ед. хр. по описи Кол-во ед. хр. Сроки хранения иномера статей по перечню Примечание
02. Секретариат
1 Приказы учреждения по основной деятельности (копии) 2006–2009 6 ДМН,
ст. 19 а (прим.)
Подлинники в отделе кадров
2 Переписка с другими организациями по вопросу оказания образовательных услуг 2006–2010 7 5 лет
ст. 35 а
3 Положения об учреждении (копии) 2006–2010 1 ДМН
ст. 50 (прим.)
Подлинники в отделе кадров
03. Отдел кадров
4 Графики отпусков 2006–2008 4 1 год, ст. 356
5 Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, автобиографии, заявления, рекомендательные письма) 2006–2009 8 3 года
ст. 663
6 Документы управления о командировании работников (служебные задания, отчеты, переписка) 2007–2010 3 5 лет
ст. 669
7 Документы работников учреждения, не вошедшие в состав личных дел (справки, служебные, докладные записки, заявления) 2008–2010 10 5 лет
ст. 665

Итого 39 (тридцать девять) ед.хр. за 2006–2010 годы.

Описи дел постоянного хранения за 2006–2010 годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК Управления по делам архивов Тюменской области (протокол № 3 от 10.12.2009, № 1 от 13.02.2010, протокол № 2 от 15.04.2011)

Документы в количестве 39 ед.хр., весом 6 кг, сданы в ОАО «Вторсырье «на уничтожение, способом — сжигание, по приемо-сдаточной накладной от 28.03.2017 № 4.

С сайта: https://moluch.ru/archive/150/42661/

Уничтожаем документы с истекшими сроками хранения

Все операции в организации должны сопровождаться документальным оформлением. Отдел кадров не является исключением.

Как и в любом другом структурном подразделении, в нем образуется огромное количество бумаг. С каждым годом архив организации растет и места для хранения текущих документов остается все меньше. Как же быть работодателю? Можно ли ликвидировать архив? Какие документы и как можно уничтожить? На эти и другие вопросы ответим в данной статье.

Нормативно-правовое регулирование

Порядок хранения, архивации и уничтожения различных видов документов регламентируется достаточно большим количеством нормативных правовых актов. В их числе и федеральные законы, и постановления Правительства РФ, и ГОСТы, и приказы различных ведомств.

Сроки хранения документов

Ведение архива документов можно поручить специализированной организации на основании договора. Если же вы решили самостоятельно хранить свои документы, требуется разработать локальный нормативный акт, который будет регламентировать порядок хранения.

Кроме того, нужно создать соответствующее структурное подразделение, например, «Архивный отдел». На практике коммерческие организации вместо создания такого отдела прописывают функции по его ведению в должностной инструкции руководителя структурного подразделения. Так, обычно за хранение кадровых документов отвечает начальник отдела кадров, а бухгалтерских — главный бухгалтер.

В целях рационального документационного обеспечения и соблюдения действующего законодательства необходимо правильно хранить документы.

Для своевременного приема от структурных подразделений архивных документов, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение в организации создается архив. В зависимости от объема документов это может быть самостоятельное структурное подразделение или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления или отдела кадров, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью их использования.

Архив организации комплектуется делами постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения, а также делами по личному составу (п. 3.3.1 Правил работы архивов).

Дела временного хранения со сроками хранения до десяти лет передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения уничтожаются.

Длительный или постоянный срок хранения обычно имеют документы, которые:

  • содержат сведения о политике и действиях организации;
  • содержат сведения о взаимодействии организации с ее клиентами;
  • документально фиксируют права и обязанности отдельных лиц и организаций;
  • используют для создания «памяти» об организации в научных, культурных или исторических целях;
  • содержат сведения о деятельности, представляющей интерес для внутренних и внешних заинтересованных лиц.

Основным законодательным актом в области установления сроков хранения документов является Перечень. Он необходим не только для определения сроков хранения образующихся в деятельности организации документов, но и для составления номенклатуры организации и формирования дел. Также им пользуются экспертно-проверочные комиссии.

Течение сроков хранения документов на бумажных и электронных носителях начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2009 году, началось с 1 января 2010 года.

Сроки хранения, указанные в Перечне, применяются организациями по-разному: временные сроки применяются всеми, а постоянный — государственными и муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в архивы, а также частными организациями, которые заключили соответствующие договоры с архивами.

В любом случае коммерческие организации и индивидуальные предприниматели должны хранить документы не менее десяти лет. Дальнейший же срок хранения определяется согласно действующему законодательству или необходимостью их дальнейшего использования. Приведем сроки хранения основных кадровых документов.

N по Перечню Наименование документа Срок хранения
576 Коллективные договоры Постоянно
586 Табели (графики), журналы учета рабочего времени 5 лет (при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет)
587 Документы (акты, сообщения, информации, докладные, служебные записки, справки, переписка) о соблюдении дисциплины труда 3 года
602 Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, карты аттестации рабочих мест) об аттестации рабочих мест по условиям труда 45 лет (при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет)
624 Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности 5 лет
626 Журналы, книги учета:
А) профилактических работ по технике безопасности; 10 лет
Б) инструктажа по технике безопасности; 10 лет
В) проведения аттестации по технике безопасности 5 лет
653 Сведения о составе работников, замещающих государственные должности, по полу, возрасту, образованию, стажу работы за год Постоянно
656 Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, листки по учету кадров, аттестационные листы и др.):
А) руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания; 75 лет
Б) других работников Постоянно
657 Трудовые договоры и соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел 75 лет
658 Личные карточки работников, в том числе временных 75 лет
664 Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) До востребования (невостребованные — 75 лет)
668 Командировочные удостоверения 5 лет после возвращения из командировки (для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности, — 75 лет)
687 Переписка об оформлении командировок 5 лет (для зарубежных командировок — 10 лет)
693 Графики предоставления отпусков 1 год
696 Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы к ним 15 лет (на предприятиях с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда — 75 лет)

Создание ЭК

Для организации и проведения работы по определению сроков хранения документов и их отбору для уничтожения должна быть создана экспертная комиссия. Ее состав утверждается приказом руководителя. В комиссию входят лица из числа наиболее квалифицированных специалистов ведущих структурных подразделений. Также в комиссию могут быть приглашены представители системы Росархива.

Необходимо разработать и утвердить положение о такой комиссии. За основу можно взять Приказ Росархива от 19.01.1995 N 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».

Комиссия имеет право давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам организации по вопросам разработки номенклатуры и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов. Приведем пример приказа о создании экспертной комиссии.

Общество с ограниченной ответственностью «Колокол»

15 ноября 2010 года Г. Коломна

Приказ N 67

о создании постоянно действующей экспертной комиссии

В целях организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения документов, образующихся в деятельности общества, отбору документов на архивное хранение и уничтожению документов с истекшими сроками хранения

Приказываю:

1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:

заместителя директора по финансовым вопросам Пашкова А. Д. (председатель комиссии);

начальника отдела архивации Солушкиной Р. Т. (секретарь комиссии);

— начальника отдела кадров Тюриной О. Е.

2. Разработать и представить на утверждение положение о работе экспертной комиссии до 30.11.2010 (Солушкиной Р. Т.).

Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор Крайнов /С. Л. Крайнов/

С приказом ознакомлены:

Зам. директора

По финансовым вопросам Пашков /А. Д. Пашков/

Начальник

Отдела архивации Солушкина /Р. Т. Солушкина/

Начальник отдела кадров Тюрина /О. Е. Тюрина/

Комиссия на основании номенклатуры дел выделяет документы с истекшими сроками хранения для уничтожения и составляет на них акты, которые впоследствии представляет руководителю организации на утверждение. Документы, перечисленные в актах, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте до уничтожения.

Правила уничтожения документов

При физическом уничтожении документов нужно руководствоваться следующими принципами:

  1. уничтожение должно быть санкционированным и проводиться в соответствии с требованиями нормативных правовых актов;
  2. документы, связанные с предстоящими или проводимыми судебными разбирательствами и расследованиями, уничтожать не следует;
  3. уничтожение документов проводится таким образом, чтобы обеспечивать конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
  4. уничтожаются все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая персональные, страховые и резервные.

Оформляем уничтожение документов

Повторим, что для уничтожения документов экспертная комиссия составляет соответствующие акты. Для коммерческих организаций форма акта не утверждена, поэтому он составляется в произвольной форме. Для правильности оформления можно руководствоваться примерной формой акта, которая приведена в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23. 12.

2009 N 76. Для наглядности приведем пример такого акта на стр. 45. Уничтожение документов происходит путем их передачи на утилизацию бумагоперерабатывающим организациям или организациям, собирающим вторсырье. Кроме того, фирмы, занимающиеся ведением архива организаций на основании договора, могут предложить не только сдачу документов в макулатуру, но и их шредирование.

Примечание. Шредер — прибор для уничтожения бумаг. Шредирование — разрезание документов на мелкие случайные части с помощью специального оборудования.

Общество с ограниченной Утверждаю

Ответственностью «Марс» Директор ООО «Марс»

(ООО «Марс») Копылов /Г. Д. Копылов/

20.01.2010

Акт

20.01.2010 N 1

──────────

г. Кострома

О выделении к уничтожению

документов, не подлежащих

хранению

На основании ────────────────────────────────────────────────────────────

Отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и

Утратившие практическое значение следующие документы

NП/п Заголовок дела или групповой заголовок документов Крайние даты Номера описей Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи Количество ед. хр. Сроки хранения и номера статей по Перечню Примечание
12 График отпусков 2008 04/2008 04-10 1 1 год, ст. 693
13 Табели учета рабочего времени 2004 06/2004 06-13 12 5 лет, ст. 586

Итого 19 (девятнадцать) ед. хр. за 1998-2008 годы

──────────────────────── ───────────────

Начальник отдела архивации Пучкина /А. И. Пучкина/

Согласовано

Протокол ЦЭК (ЭК)

19.01.2010 N 18

────────── ────

Документы в количестве 19 (девятнадцать) ед. хр. весом 9 кг 500 г

Сданы в ООО «Переработка вторсырья» на переработку по приемо-сдаточной

Накладной от 04.02.2010 N 16.

Изменения в учетные документы внесены.

Начальник отдела архивации Пучкина /А. И. Пучкина

Уничтожение бумаг в шредере может быть стандартным (фрагментирование на части не более 3,9 x 50 мм) и конфиденциальным (части не более 0,78 x 11 мм). После операции уничтожения в базу данных вносится соответствующая запись, вследствие чего ведение истории этих документов прекращается. Тарификация осуществляется по весу в килограммах.

Запись «Изменения в учетные документы внесены» означает, что в формах номенклатур или в описях дел (в учетных документах), куда были впервые внесены подлежащие уничтожению документы, в графе «Примечания» указаны номер и дата настоящего акта, в соответствии с которым данные документы должны быть уничтожены.

Уничтожение документов по истечении установленного срока их хранения является правом, а не обязанностью организации.

Отметим: уничтожение бухгалтерских документов производится в таком же порядке, как и кадровых.

На уничтожение трудовых книжек составляется отдельный акт. Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Данное правило применимо и к случаям порчи трудовых книжек, например, из-за небрежного отношения с ними. Приведем пример указанного акта.

Общество с ограниченной ответственностью «Юпитер»

Утверждаю

Шилимина, 10.11.2010

Директор А. Д. Шилимина

Акт N 4

об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек

и вкладышей в них

Г. Пермь 10 ноября 2010 года

Комиссией в составе Морозовой П. Л., Романовой Н. Н., Петровой Е. В. составлен настоящий акт о том, что за период с 01.10.2010 по 09.11.2010 при оформлении оказались испорчены 3 (три) бланка трудовой книжки и 1 (один) бланк вкладыша в трудовую книжку в том числе:

1. Бланки трудовой книжки:

— серия ТК N 1234567;

— серия ТК N 4567891.

2. Бланк вкладыша в трудовую книжку — серия ВТ N 7123589.

Книжки не пригодны для использования по назначению и подлежат уничтожению путем сожжения.

Менеджер по персоналу Морозова /П. Л. Морозова/

Главный бухгалтер Романова /Н. Н. Романова/

Секретарь Петрова /Е. В. Петрова/

К акту можно приложить вырезанные номера испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, что в дальнейшем подтвердит их уничтожение.

Ответственность за нарушение порядка обращения с документами

На основании ст. 27 Закона N 125-ФЗ юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность.

В соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

1. на граждан — от 100 до 300 руб.;

2. на должностных лиц — от 300 до 500 руб.

Статья 13.25 КоАП РФ предусматривает ответственность за нарушение требований о хранении документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным. Это карается наложением административного штрафа:

  • на должностных лиц — от 2 500 до 5 000 руб.;
  • на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб.
Неисполнение обществом с ограниченной ответственностью обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об ООО и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влекут аналогичные размеры штрафа.

Ответственность за неправильное хранение документов предусмотрена не только административным законодательством. Налоговый кодекс тоже содержит нормы, предусматривающие такую ответственность.

В частности, на основании ст. 120 НК РФ за отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета, как и за уничтожение до истечения сроков их хранения, организация может быть наказана штрафом в размере 10 000 руб. За повторное подобное нарушение норм законодательства штраф увеличивается до 30 000 руб.

Если благодаря необеспечению сохранности документов произошло занижение налоговой базы, организация может быть оштрафована на 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

С сайта: http://info-personal.ru/raznoe/unichtozhaem-dokumenty-s-istekshimi-srokami-xraneniya/

акт на уничтожение документов — где скачать

Документы накапливаются, теряют актуальность и превращаются в макулатуру.

Если документы содержат коммерческую тайну, сдать их как макулатуру нельзя. Потребуется услуга «Уничтожение документов», которую проводят специальные организации.

Чтобы уничтожить старые документы, сперва создайте новые. Ирония, но того требует закон и порядок.

Уничтожить ценные документы только физически нельзя. Придется пройти бюрократические процедуры. Компании-посредники проводят все необходимые манипуляции, то есть уничтожают документы под ключ, но стоят не дешево.

Стоимость выделения документов и составления акта обойдется в среднем 35 р. Дело — это совокупность документов, которые относятся одному вопросу и помещаются под одну обложку. Если бюджет не позволяет воспользоваться такими услугами, проведите работу сами, однако сначала заполните акт об уничтожении документов, который можно скачать в интернете.

Алгоритм уничтожения документов

   1. Экспертиза ценности документов

Для определения сроков хранения документов используйте номенклатуру дел организации. Номенклатура — это список дел, которые заводит организация. Номенклатура составляется по определенной форме.

Каждое дело имеет свой срок хранения. В государственных учреждениях номенклатура обязательное требование. Но даже небольшим компаниям полезно заводить номенклатуру, так как она облегчает работу с документами.

Номенклатура дел. Образец

Срок хранения дела заканчивается  к 1 января года, когда составлен акт. Если документ появился в 2013 году, хранится 5 лет, то внести его в акт можно не раньше 1 января 2019 года.

Чтобы не попасть под Статью 325 Уголовного Кодекса «Похищение или повреждение документов», не уменьшайте сроки хранения документов. Увеличивать не запрещено.

   2. Акт о выделении дел к уничтожению

Нормативные требования гласят: чтобы отобрать документ для уничтожения, просмотрите каждый лист, чтобы случайно не уничтожить важный документ.

Перенесите данные с обложек уничтожаемых документов в акт. Акт — это документ, который свидетельствует факт жизни или произошедшее действие. Есть более 20 видов актов. Акт «О выделении дел к уничтожению» — это разновидность.

То есть этот акт констатирует выбор документов с истекшим сроком хранения. Акт имеет юридическую силу. Это гарантия, что действие действительно произошло. Все лица, упомянутые в акте, знакомятся с его содер­жанием под расписку.

Если на обложке дела не хватает информации, которую нужно внести в акт, так же обратитесь за недостающими данными в номенклатуру дел организации. Сотрудник, который провел экспертизу ценности документов, подписывает акт. Далее соберите экспертную комиссию компании и проведите заседание. Рассмотрите акт и составьте протокол.  Этот документ свидетельствует все происходящее на заседании.

Состав экспертной комиссии для составления акта об уничтожении документов. Корректируется в зависимости от состава сотрудников фирмы

Срок хранения таких актов — постоянно.

Нельзя использовать документы, которые уничтожаете, для хозяйственных нужд. Например, как черновики. После всех процедур, переходите к следующему этапу.

   3. Физическое уничтожение документов

Уничтожить документы берутся специальные компании. Оформите накладную или приемо-сдаточный акт, укажите дату, вес и количество документов. На заключительных этапах работы производятся погрузочные работы в присутствии специалиста архивного предприятия, а также транспортировка документов до терминала утилизации с использованием транспорта компании.

После прочтения — сжечь

Сжигать документы — давняя традиция. Этот способ утилизации подходит для конфиденциальных документов.

Там, где тара подвергается сожжению повышенным спросом на современном рынке пользуются бумажные пакеты. Подобные изделия обладают рядом характерных особенностей, отличающих их от прочих разновидностей тары.

Бумажные пакеты обладают повышенной прочностью и выполняются трехслойными. Бумажная тара отличается экологической безопасностью, поэтому при сжигании (утилизации) не выделяет в атмосферу вредных веществ. Что касается сжигания бумажных архивов, то для данных целей применяют только бумажные мешки крафт.

Бумажный крафт мешок

Не сжигайте документы самостоятельно. Привлечете пожарную службу, санэпидемстанцию, а и того хуже, экологические организации. Кроме того, это опасное дело, и прибегать к самодеятельности крайне не советуем. Для этого работают специальные компании.

Термическая обработка подходит для всех видов документов. Кроме бумаги, к сжиганию допускаются видеокассеты, диски, жесткие диски, флешки и др.

Мусоросжигательную печь вы найдете только на специализированных заводах. За сжигание документов придется заплатить.

В некоторых странах от метода сжигания постепенно отказываются по причине вреда окружающей среде.

Бумажный уничтожитель — шредер

Шредер — аппарат для измельчения бумаги на мелкие кусочки или полоски. В магазинах техники продаются компактные шредеры. При небольшом количестве документов  такое устройство приобретите в офис.

Офисный шредер

Для утилизации документов в больших масштабах используют промышленный шредер. За час работы промышленный шредер перерабатывает до 3 тонн документов. Способ надежный и экологически чистый. Затем бумага прессуется под прессом.

Легко найти компании, которые займутся измельчением документов с помощью шредера бесплатно. А некоторые еще и заплатят за большие тиражи. После измельчения документы используют как вторсырье и перерабатывают.

Для дополнительной надежности после шредирования документы подвергают химической обработке. Эта процедура превращает бумагу в размягченную массу, и информацию на бумаге точно никак не спасти. Химическая обработка — дорогой способ

   4. Акт о физическом уничтожении документов

После промышленного уничтожения документов, компании выдают акт о физическом уничтожении. Снимите на видео или сфотографируйте процесс физического уничтожения документов. Это даст дополнительную отчетность. Компании-подрядчики гарантируют строгую конфиденциальность.

Четкое соблюдение установленной технологии ведения работ и использование качественных, надежных, прочных бумажных мешков позволяет максимально эффективно решить задачи, поставленные на предприятии, и исключить утечку информации.

И помните: уничтожение документов в России по истечению сроков хранения — это право, а не обязанность.

С сайта: https://cpereezd.ru/articles/unichtogenie_doc/

Важность своевременного уничтожение архивных документов

Огромное количество документации – естественное и обязательное явление для действующих предприятий и организаций.

Помимо бухгалтерских ведомостей, ведомостей, бланков, ксерокопий и оригиналов договоров, личных дел сотрудников, актов существует секретная документация.

Вся она имеет определенную ценность, ограниченную или не ограниченную по времени. Объем последних документов редко превышает 5 %-й показатель среди всех бумаг, имеющих отношение к деятельности предприятия.

Своевременное – раз и более в год – разделение документации, выводимой из делопроизводства или хранящейся в архиве, на необходимые и уже не столь важные бумаги с последующим уничтожением потерявших ценность значительно упрощает процесс составления каталогов нужных бланков.

Параллельно утилизация позволяет экономить дорогое пространство площадей, оборудованных для хранения документов. Также можно открыть свой бизнес на макулатуре.

Стремясь облегчить процедуру должного управления носителями информации, утилизацию бумаг с оконченным сроком хранения нельзя проводить без предварительной всесторонней оценки их важности как на текущий момент, так и в дальнейшем.

Классификация документов

Архивные документы различают, отталкиваясь от формы собственности:

  • государственной;
  • федеральной;
  • муниципальной;
  • негосударственной.

По способу фиксации данных документу классифицируют на:

  1. Бумажные, содержащие письменные и графические сведения.
  2. Аналоговые, зафиксированные на кино-, аудио- или видеопленку.
  3. Запечатленные на цифровых носителях (все виды дисков и флеш-накопители).

По срокам хранения:

  • подлежащие постоянному хранению в архивах;
  • временно хранящиеся в ведомственных архивах на протяжении установленных сроков;
  • временно сохраняющиеся на условиях депозитарного хранения в отраслевых фондах или ведомственных архивах.

Архивную документацию предприятий и учреждений сортируют с соблюдением принципа трехуровневой классификации и различают по степени:

  • важности;
  • конфиденциальности;
  • секретности.

Процесс уничтожения архивных документов

Уничтожение документов должно проходить согласно установленному порядку, предусматривающему:

  • обязательную организацию комиссии разнопрофильных специалистов, которые должны прийти к обоюдному согласию о необходимости утилизации каждого отдельно рассматриваемого документа;
  • составление акта о списываемых и подлежащих утилизации бумагах;
  • тщательность физического уничтожения бумаг и прочих носителей данных путем термического, химического или механического воздействия;
  • заверение юристом документа о факте проведенной утилизации.

Порядок уничтожения документов

Комиссия, создаваемая для сортировки архивных и прочих документов на подлежащие хранению или утилизации, должна включать:

  • представителя руководства организации;
  • главбуха;
  • архивиста;
  • представителя персонала предприятия;
  • юриста;
  • секретаря либо человека, замещающего его и знакомого с документооборотом.

При невозможности составить оценочную комиссию согласно списку, указанному выше, можно ограничиться тремя специалистами, один из которых должен иметь юридическое образование, а второй – относиться к представителям отдела бухгалтерии. Недопустимо проводить утилизацию документов силами одного лица.

В обязанности комиссии вменяется:

  • раздел обрабатываемых документов на имеющие бессрочный и длительный срок хранения, с неоконченным сроком хранения и с оконченным сроком хранения, потерявшие ценность;
  • изъятие копий на прекрасно сохранившиеся оригиналы и оформление первых на утилизацию;
  • подшив бумаг для хранения и бумаг для утилизации в отдельные дела;
  • изъятие документов, которые невозможно подвергнуть восстановлению, их опись.

Скомпонованные в отдельные дела документы для утилизации переписывают в акте о выделении из архива бумаг, после чего объединяют в тюки, складывают в мешки. Взвесив, отправляют на непосредственную утилизацию, проводимую под присмотром представителей комиссии.

Секретные документы уничтожаются в отведенных для этого помещениях, имеющих ограниченный допуск лиц. Предварительно проводится экспертиза, оценивающая ценность того или иного документа.

Бухгалтерские документы, также первоначально подвергаются экспертной оценке. Уничтожению подвергаются только те документы, которые прошли инвентаризацию за отчетный период.

Все документы утилизируются строго в соответствии со сроками их хранения.

Методы уничтожения архивных документов

  • Термическое воздействие через сжигание (подходит для всех видов носителей данных).
  • Химическое воздействие реагентами (пригодно как для утилизации аналоговых и электронных носителей данных, так и для уничтожения бумажных документов).
  • Механическое (с привлечением бытового или промышленного шредера — в первом случае перед уничтожением бумажных документов их следует очистить от металлических скрепок и скоросшивателей).

С сайта: http://greenologia.ru/othody/bumazhnye/ochishhenie-arxiva.html

Утилизация документов

Утилизация документов сегодня востребована практически в любой компании, независимо от сферы деятельности.

Финансовая отчетность, архивные документы с истекшим сроком хранения, секретная информация, хранящаяся в бумажном виде, – все это подлежит уничтожению без возможности восстановления.

Способы утилизации документов

Сжигание документов, как способ избавиться от ненужной документации, – это не только неэффективно, но и чрезвычайно вредно для окружающей среды. Ведь бумага, которая подлежит уничтожению, может стать отличным вторсырьем для перерабатывающих заводов, что позволит сберечь значительные площади живого леса от вырубки и уничтожения.

Наиболее оправданными в современных условиях являются следующие способы уничтожения документов:

Варка

Варка документов превращает их в однородную суспензию, которая является отличным сырьем для изготовления новой бумажной продукции.

Документы, уничтожающиеся таким способом, невозможно восстановить, так как весь процесс происходит внутри специальной бумагоделательной машины: персоналу необходимо лишь подавать бумагу во входной лоток, а на выходе получать готовое сырье. Внутри машины бумага проходит гидроразбиватель, мельницу тонкого помола, после чего смешивается со специальными реагентами и водой.

Шредирование

Шредирование документов – наиболее популярный способ уничтожения документации, который крупные компании часто применяют непосредственно в своих офисах и на производствах.

Промышленные шредеры позволяют уничтожать документов способом мельчайшей перекрестной резки, что делает невозможным восстановление документов. Использование шредеров для уничтожения документов соответствует Европейским стандартам: этому способу присвоен IV уровень секретности.

Кипование

Кипование представляет собой наиболее простой способ уничтожения документов. Для его реализации используется пресс большой мощности. Как правило, кипование востребовано для уничтожения устаревших и ненужных библиотечных фондов, архивов документов, у которых вышел срок хранения.

С сайта: http://koronaspb.ru/articles/utilizatsiya-dokumentov/

Методы уничтожения документов

Необходимость в уничтожении может возникнуть по разным причинам – в частности, в связи с истечением установленного законодательством срока хранения документов.

Рассмотрим наиболее распространенные способы – сжигание документов, закапывание, шредирование, химическую обработку.

Весьма высокой надежностью обладает такой способ, как сжигание. В нашей стране он начал применяться довольно давно – приблизительно с середины XVIII века. Несомненными преимуществами сжигания документов является относительная простота, гарантия уничтожения при применении промышленных установок, а также возможность уничтожения как малых, так и больших объемов документации.

Существуют, однако, и недостатки: сжигание документов возможно лишь в специально оборудованном помещении и с помощью сложного оборудования, требуется тщательный контроль прогорания документов в стопках. Кроме того, сжигание документов создает определенную экологическую угрозу. Уничтожение документов описываемым способом возможно только после получения разрешения в организации, уполномоченной осуществлять экологический контроль.

Закапывание документов – метод, который к настоящему моменту устарел; между тем, некоторое время назад он был весьма популярен, особенно в зарубежных странах.

Документы вместе с прочим мусором вывозились на свалку, где закапывались.

Ряд судебных решений, обязавших лиц, которые использовали такой способ уничтожения, выкопать и представить документы суду, резко сократил практику закапывания. Опыт показал: закопанные документы, как правило, хорошо сохраняются на протяжении длительного времени, поэтому с точки зрения надежности закапывание заметно проигрывает другим способам, например,сжиганию документов.

Оптимальным способом уничтожения бумаг, который полностью отвечает требованиям действующего законодательства, является шредирование.

Выполняемое в промышленных масштабах профессионалами, использующими специализированное оборудование, оно позволяет надежно уничтожить любые объемы документов, отличаясь при этом экологической чистотой и ценовой доступностью. Преимущества шредирования обусловили то, что этот способ часто предпочитается другим, в частности, сжиганию документов.

Химическая обработка – способ уничтожения документов, являющийся дополнительным по отношению к шредированию и применяющийся в качестве меры особой защиты.

Суть метода заключается в разрушении структуры носителя (бумаги) под влиянием химически агрессивных сред; по степени надежности способ сравним со сжиганием документов, поскольку бумага разрушается полностью. Между тем, в силу дороговизны, длительности и сложности процесса широкого распространения химическая обработка не получила.

С сайта: http://citadelpaper.ru/publ/metody_unichtozhenija_dokumentov/1-1-0-10

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *